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セキュリティその設定で大丈夫?便利な共有の落とし穴

セキュリティその設定で大丈夫?便利な共有の落とし穴

 

 

こんにちは!

暮らし方はぐっと変化があり、働き方にも大きな変化「リモート」導入にあたり、企業側ではオフィス契約を解約する流れが相次いでいるそうですね。
それに伴い、自宅のあり方にも変化があるようで。

戸建てであれば、玄関に上着収納や玄関すぐに簡易的な手洗い場を設けたり、
自動ドアですぐにお風呂まで入れるようにと、健康を考えられた設計がされているとか。
マンションでも、リモートで仕事する人を考えたリノベーションがされたり、自宅のあり方さえも、大きく変化がありますね。
ここまでそれぞれの企業が今置かれている状況に立ち向かい、取り組みを実施していっていることに本当に感心します。
今は新型コロナウイルスへ悩まされていますが、ワクチン等が普及した頃に、また、疫病が流行るかもしれないですし、暮らし方もこれから世界での課題ですね。

 

さて、今回は Google ドライブの共有設定について。
共有のしやすさがゆえに、油断していませんか?セキュリティ。
今回はドライブの共有において、どうセキュリティ対策を行うべきかご紹介していきたいと思います。

 

Google ドライブの共有を油断していると?

 

ドキュメント、スライド、スプレッドシート、便利で効率的な Google ドライブ。

共有もアドレスさえ打ち込めば簡単に共有ができ、もうメールでファイルを送信しあい、ファイルを編集しあう時代は終わりをむかえていますね。
Google ドライブは同時編集が行え、リモートワークが推薦されるコロナ禍でも
支障なく業務を行えるサービスです。

 

ここで、みなさまに確認していただきたいのですが、
Google ドライブサービス、セキュリティ対策は大丈夫ですか?

 

基本的には管理者側で、Google ドライブの外部共有をオフにしていると思います。
ひょんな拍子で、外部共有をオンに設定されていませんか?
また、組織ごとの設定で外部共有をオンで設定している場合は、
その組織の見直しは随時行われていますか?
必要のない外部共有のオンは、状況ごとに都度確認をすべきです。

 

万が一外部共有がオンな状態で、
「リンクを知っている全員」で共有設定を行っている場合はリンクさえ把握していれば関係のないユーザー、どなたでも情報が確認できてしまうことをお忘れなく。

 

しかし、外部共有の設定がオフだからといって安心してはいけません。

例え、内部であっても、「ドメイン内のリンクを知っている全員との共有」の設定も見直しが必要。
なぜなら、内部全員が検索可能なためです。

 

内部だからといって、検索さえすれば出てきてしまう状態だと、
外部との大切なシークレット案件も、担当者以外へも確認ができてしまいます。
シークレット案件なのに、これはいまひとつですよね?
万が一、案件情報を内部の人間が外部へ漏らしてしまうかもしれませんから…

少し冷や汗をかかれた方いらっしゃいませんか?
いっしょにGoogle ドライブの見直し、はじめましょう!

 

 

Google ドライブの共有設定の確認

 

まず、管理者の設定を確認しましょう。

管理コンソールへアクセスしてください。

 

 

 

このように、会社全体の外部との共有はオフで設定することで、ひとまず、外部からのアクセスを防げます。
※G Suite Business 以上のエディションではホワイトリスト登録が行え、
 外部との共有は、信頼した企業とのみ行えるといった細かな設定が可能です。

続いて、リンク共有の設定も確認しましょう。

 

 

リンク共有のデフォルト設定をオフで設定しておくことで、作成したファイルのオーナー以外は基本的に自発的に共有を行うことになります。
オーナーが都度、共有者の確認を行えます。

 

この、毎回の手間を発生させることで、
セキュリティを常に重点的に置くことができます。

 

管理コンソールでは大部分の設定、確認できましたね!
では、ここからは少し細かな詳細設定を確認しましょう。

 

Google ドライブのセキュリティ対策はこれでばっちり!

 

大部分の設定は先ほどの確認で行えました。
でも、この状況下ですから、外部との共有がどうしても必要な場面もあるはず。

例えば、Google Meet での外部MTG、お互いにファイルを同時編集行っていただけますし。
ファイルを共有したい際、大部分の設定がオフだと実現が難しいです。

 

管理者へ、”OOの件で外部共有をする必要があります。”と申請制にし、さらに期間も提出するように運用を行えば、100%防ぐことはできなくても、期間を限定とした外部共有オンであれば、少なくとも、セキュリティ事故対策を行えます。

※G Suite Business 以上のエディションではホワイトリスト登録が行え、外部との共有は、信頼した企業とのみ行えるといった細かな設定が可能です。
 さらに組織・グループごとでの共有設定が可能です。

また、ファイルごとの共有を「制限あり」で設定を行うことで
ファイルごとに確実なアクセス管理を行っていただけます。

 

 

「追加されたユーザーのみが、このリンクから開くことができます」
まさに、オーナーが追加したユーザーしか、アクセスができません。

 

それに加え、共有設定までも、共有したユーザーが勝手にファイルへアクセスできるユーザーを追加できないように設定をすることで、さらにセキュリティ対策を行っていただけます。

画面右側の歯車マークから設定が行えます。

 

 

上記の設定では、ダウンロードや印刷、そしてコピーを行える設定ですが
✔部分を部分を外していただくことで、閲覧者と閲覧者(コメント可)へは、
ダウンロード、印刷、コピーを行えないように設定もできます。

 

 

さらに、オーナーではファイルの共有ユーザーを指定後、細かなアクセス方法の指定までも設定ができます。
一時的なアクセス権の指定です。

 

 

例えばですが、案件は○○日で終わるから~と事前に日にち指定さえすれば、
以降は該当のユーザーのアクセスは行えなくなります。
こちらも設定されてみてはいかがでしょう?

 

このように、大部分が外部共有オンでも、
ファイルごとでセキュリティを確保する方法もできるんです。
もちろん、大部分の外部共有がオフの場合も、ファイルごとの管理は大切。
セキュリティ対策、万全に整えましょう。

 

最後に

いかがでしたでしょうか?

わたしが Google ドライブを利用しはじめた頃に比べ、詳細な共有方法が行えるようになっています。
Google ドライブの機能をしっかり利用し、セキュリティ対策を。

この記事をきっかけに、見直しのお役立てとなれたら嬉しく思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

 

 

Google スライドを使用してプレゼンテーションをしてみませんか?

Google スライドを使用してプレゼンテーションをしてみませんか?

 

 

こんにちは!
最近自分の体力のなさに呆れ、自宅にトランポリンを購入してみました。
トランポリンは全身運動ができて、かつ足への負担が少なく運動できるのでおすすめです。
これまでは意識しなくても日常生活である程度の運動ができていましたが、リモートワークだと意識して運動をしないとつい運動不足になってしまいますね。。

気温が40度近い日が続き、暑くて外での運動は気が進まないですが、外やジムなり自宅なりで運動されている方はくれぐれも熱中症にお気をつけください!

 

さて、今回は Google スライドについて。
提案資料といえば PowerPoint が思い浮かぶ方も多いと思います。
Google スライド、PowerPoint の違いまで、便利な Google スライドを詳しくご紹介します。

 

Google スライドとは

 Google スライドは、Google 社から提供されているプレゼンテーションソフトです。
Google アカウントを所持している方は無料で使用することができます。

パソコンにソフトをインストールする必要はなく、Google スライドは Web アプリケーションと呼ばれるもので、Web 上で動くソフトとなるため基本的にはインターネット環境が必要です。
Chrome の拡張、「Googleオフラインドキュメント拡張」を追加すると、オフラインでスライドの作成や編集が可能となります。

 

Google スライドでできること

 では、Google スライドでは何ができるかをご紹介します。

 

①共同編集

 テレワークが増えチャットやビデオ通話をしながら作業する機会が増えてきているのではないでしょうか。
Google スライドはチャットをしながらプレゼンテーション資料を共同編集することができます。

どのような内容にするか、方向性はどうするかなどについての話をしながら編集できるため認識の齟齬なく作成することができます。

基本的に内容の修正はデータを一度共有し変更することが多いかと思いますが、ユーザーが共同編集者として共有されている場合、細かい部分や気になったところをコメント機能を利用して残したり、編集したりと何度もデータを共有する必要もなく、コミュニケーションを取りながら作業することができます。

電話ができない環境にいるときには非常に便利になると思います。
また、画像を挿入したりリンクを挿入する際に画像の詳細や URL をコメントに残しておくと内容の変更や修正、詳細を伝えやすくなります。
メールや電話で伝えるのもいいですが、コメントにメモ代わりとして URL を貼っておけば、リンクを他のページに遷移して確認する手間も省けます。
スライドにアクセスしているユーザーのアイコンはこのように表示されます。

 

 

②拡張機能を導入

 Google スライドは拡張機能を追加することで様々な機能を追加できます。
スライドの中に表示されているアドオンより追加が可能です。
グラフを簡単に作れたり、好みの絵文字を追加できたり、学習ソフトを利用できたりと様々な機能があります。

 

 

 

画像は一例となりますが、たくさんの種類があるのでぜひ利用してみてくださいね。

 

③プレゼンテーション中のアクション

 プレゼンテーション中に参加者からの質問をスライドに表示することができます。
プレゼンテーション終了後に質問の時間を設けられることはよくありますが、質問内容を忘れてしまったり、質疑応答の時間が十分に取れず省略されてしまうことはありませんか?

そのようなときに、Google スライドの質問機能を利用すればリアルタイムで質問を受け付けることができます。
プレゼンテーション中に質問に答えることもでき、時間が取れなかった場合はコメントを残しておくことで後日、回答ができるようになります。

そのため、より活発でスムーズなプレゼンテーションが実現できます。
Q&A を開始するには Google スライドを開き、画面右上の「プレゼンテーションを開始」をクリックし画面左下に表示される「 Q&A 」をクリックすることで利用できます。

質問を募集するとスライド上に URL が表示されます。
この URL にアクセスすると質問フォームに遷移し、質問を送信できます。

 

 

 

④自動保存機能

 資料作成後、保存し忘れたことや資料の作成中にパソコンがフリーズしてしまい電源を切らざるを得なくなった、ということが起きたことはありませんか?
うっかり保存するのを忘れてしまったとき絶望する瞬間ですよね。。
そんな時に便利な機能が自動保存機能です。

Google スライドは編集した内容を自動で保存してくれる機能が付いているため、保存ボタンを押す作業をしなくても編集内容が自動で保存されます。
この自動保存機能はスプレッドシートやドキュメントにもついている機能になります。

 

④データの保存場所

 Google スライドはクラウドにファイルが保存され、Google ドライブ内に保存されます。
Google ドライブに保存されるということは、ドライブの保存容量を消費すると思われるかもしれませんが、Google スライドはドライブの保存容量を消費しません。

そのため、保存容量を気にせずファイルを保存することができます。
クラウドにデータがあるためスマートフォンやタブレット端末からでも作業が可能です。
移動中やプレゼンテーション直前に作業したい場合にとても便利ですね。

 

Google スライドの活用場面

 Google スライドの活用場面についてご紹介していきます。

 

① Google スライド内に画像を使用したいとき
 スライド内に画像を挿入したいとき、他のサイトから検索したりする機会があると思います。

Google スライドでは画像挿入の際に、Google から検索が可能で検索した画像をそのまま扱える仕様になっているため、ダウンロードする手間を省くことができます。

また、画像のコントラストアや明るさの調整やトリミングもできるため、簡単な加工であればそのままできます。

② Google スライドで作成した資料をエクスポートしたいとき
 資料を作成後、他の形式でエクスポートしたい場面ではこの機能が活用できます。Google スライドの画面左上の[ファイル]より、[ダウンロード]をクリックします。

エクスポートできる形式は、「Microsoft PowerPoint」「ODP ドキュメント」「PDF ドキュメント」「書式なしテキスト」「JPEG 画像」「PNG 画像」「Scalable Vector Graphics」となります。

 

③ユーザーからの質問を受け付けるとき
 Google スライドでできることで少し紹介しましたが、ここではより詳しく説明していきます。
[プレゼンター表示]をクリックし、画面左下の[Q&A]をクリックします。

 

 

このような画面が表示され、[新しいセッションを開始]をクリックするとスライド上に URL が表示されます。

 

 

この URL をユーザーに検索してもらうと質問できる画面が表示されます。
ユーザーは名前を出すか、著名で質問するか選択できます。
また、他のユーザーが質問した内容は他のユーザーも閲覧することができ「賛成」、「反対」ボタンがあるので多数決を取ることも可能です。

 

さいごに
 

今回は Google スライドについて紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
Google スライドと PowerPoint ではメリットが異なるため利用場面にあったソフトを使用してみてくださいね。
素敵なプレゼンテーションができるように応援しています!

 

 

効率的に整理し、見やすい受信ボックスを!

効率的に整理し、見やすい受信ボックスを!

 

 

こんにちは!

最近のCMをみているとリモートでのシーンが多いように感じます。
とくにコーヒーのCMでは、
「こんな感じで本当にいいのか?これがCMになるのか?」
というセリフが可愛らしくて、ほっこりします。

この状況は全く面白くないですが、CMもこれまでは想像もしていないコンセプトで暮らしの変化をより感じれて面白いなと思いました。

もちろんテレビ番組も、前までは直接訪れていたであろうロケ収録のあり方も変わっていて、日々、”なるほどね、それはそういう体制に変わるよな~、
でもこれってコスト削減めっちゃできてるよな”など気付きがあって違う業界でもみんなが状況に馴染みつつある姿をみて、柔軟力や知恵の素晴らしさを感じています。みなさまはお気に入りのCM、ありますか?

 

さて、今回はGmailについて。
Gmailはプライベートからお仕事まで様々なシーンでご利用の方がいらっしゃることと思います。
そんなGmail、みなさま受信ボックスを見返してください。
ついつい未読メールがたまってしまってすごい数字が表示されていたり、余計なメールマガジンの受信が多くて大切なメールを見逃した…といったご経験のある方いませんか?
そんな方は必見です、Gmailの受信ボックスの整理方法、詳しくご紹介します!

 

 

Gmailのラベル機能とは

Gmail、ご活用されていますか?
わたしは仕事もプライベートもお世話になっています。
Gmailには”ラベル機能”という機能があります。
メールの保存先となるラベルを作成でき、メールにはいくつでもラベルを追加できます。たとえばこんな感じ。
※カラーのついた箇所をご参照ください。

 

 

 

最大で 500 個のラベルを表示でき、沢山の振り分けが可能です。
最近は日用品などの生活収納術の特集も多いですが、メールでも収納ができてしまうということです。

デフォルトのすべての受信したメールが入る「受信トレイ」をスキップして
指定した「ラベル」へメールを自動的に振り分けることができます。

自動的に収納のできる、賢い機能なんです!

 

ラベルとフォルダの違い

一般的なメールクライアントの場合、フォルダを使ってメールを管理となります。

 

受信したメールが増えてきたとき、すべてのメールを一つの箱の中で管理していると必要なメールや関連するメールを探すのが大変なため、
別のフォルダを作成し受信したメールをグループ毎に分けて保存します。
”メールそのもの”を分けて保管しているので、「本部」に関連するメールは「本部」フォルダを開いてメール一覧を表示します。

 

では、ラベルは?
Gmailではフォルダではなくラベルを使ってメールを管理します。
ラベルはメール毎につける付箋のようなもので、あとから特定のラベルがついたメールを検索して一覧表示することができます。

受信したメールと送信したメールは「すべてのメール」という1つの箱の中で管理されます。
そして受信したメールには「受信トレイ」というラベルがつけられます。

また、ラベルは複数作成できる点もいいですよね。

 

ラベルの作成方法

Gmailのラベルの作成方法をここで紹介します。
今回はパソコンでの作成方法を紹介しますね。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左側で下にスクロールし、[もっと見る] をクリックします。
3. [新しいラベルを作成] をクリックします。
4. ラベル名を入力します。
5. [作成] をクリックします。

 

作成したラベルを編集、削除したい場合はラベルの名前へカーソルを合わせ、
縦3つに並ぶ点をクリックすることで簡単に操作を行っていただけます。
ラベル作成にてわたしのポイントになりますが、一番自分の重要で確認しないといけないラベルから作成することで

 

ラベル作成をあれこれ作りすぎたり、統一性のないバラバラなラベルはできないはずです。
また、ラベルの編集は、編集、削除が非常に簡単にできるので、
案件ごとにラベルを作成するのもおすすめです。

 

 

進行している案件ごとにラベルを作成し、自動振り分けを行うよう設定しましょう。

自動振り分けを使ってより効率的に

賢く、振り分けが行える機能。
この機能、実際に利用して、わたしのなかでの Gmail で設定してよかったランキング1位です。
「あの案件の返信、まだ先方から来てないよなあ…」
と、受信トレイを漁らなくても、ラベル箇所さえみれば来た・来ていないが
識別できるので◎

自動振り分けは下記の手順で行っていただけます。

 

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 自動振り分けをしたいメールを選択します。
3. メール縦3つに並ぶ点をクリックします。
4. 詳細を入力します。
5. 「フィルタを作成」をクリックします。
6. 設定したい項目にチェックを入力します。
7. 新しいラベルもしくは作成している場合はラベルを選択します。
8. 「フィルタを作成」ボタンを押す
9. 完了です。

終わりに

いかがでしたでしょうか?
大切な案件や、提出物の見逃し対策には Gmail のラベル機能が必要です。
簡単設定で、Gmailの整理整頓、始めませんか?
是非、お試しください♪