Google Workspace の最新情報！日々アップデートされる便利機能をご紹介
情報社会の中に生きていると日々、様々な情報が蓄積されていきますが、
その情報が日本の歴史に残るような大きな出来事であったり、反対に
いつかは忘れられてしまうような些細な出来事であったり、一様ではない情報がたくさんあります。
近年で歴史に残るような出来事といえば、2020 年東京オリンピックや、
変幻自在に蔓延し続けるコロナウイルス感染症などがありますね。
今回のブログでは「情報」というくくりで、
ビジネスや学校などで Google Workspace を利用している皆様へ向けた、
Google Workspace の最新情報をご紹介いたします。
社会の変化に応えるかのように日々進化し続ける Google のサービスを、
誰よりもいち早く使いこなしてみましょう！
1. Google ドライブ：検索チップで重要なファイルを素早く見つける
まずは、Googleドライブのアップデートをご紹介いたします。
本章のタイトルにもあるように、「検索チップで検索結果を絞り込み、重要なファイルを素早く見つける」機能が追加されました。
この「検索チップ」というのは、Google ドライブ内でアイテムを検索する際に表示される以下図のプルダウン形式のチップのことです。
これにより、複数の検索を実行したり、関連性のないファイルが含まれた結果から
必要なファイルを見つけ出したりする必要がなくなので、
もともと優れた才能を持つ Google の検索力が更に進化しました！
各検索チップを簡単にご紹介しますので、是非運用にお役立てください。
「場所」
そのドライブ全体やマイドライブ、スターを付けたものなどの保管場所を指定することができます。
「ファイル形式」
ドキュメントやスプレッドシート、さらには PDF や動画、アーカイブされた ZIP ファイルなどを指定することができます。
「ユーザー」
Google Workspace 内のユーザーのアドレスを指定することができます。
「最終更新」
そのアイテムが更新された最終日や期間を指定することができます。
「タイトルのみ」
アイテムのタイトルのみを指定できます。
「ToDo」
– 承認
ドキュメントの承認が自分で止まっているもの、
または自分が相手に出したリクエストで指定することができます。
– フォローアップ
ドキュメントなどで提案としてコメントをしているもの、
またはアクションアイテムを指定することができます。
– オーナー権限の移行
誰かが自分に対してアイテムのオーナー権限リクエストがある場合の
自分の承諾待ちとして指定することができます。
2. Currents：2023 年から後継となる「Space」って？
皆さんは、Google Currents をご存知ですか？
Google Currents は企業向けの SNS サービスとなります。
投稿することによって組織への情報共有や、コメントを残すことができ、共有された内容によっては議論を行い知識を深めることができるかもしれません。
そんな Google Currents ですが、2023 年に段階的にサービスを終了させる発表がありました。
Google 社からは、Google Currents を利用しているユーザーへ「Space」へ移行するよう推奨しています。
「Space」とは、2021 年 6 月に提供が始まり、Google Workspace 向けのグループチャットサービスとなります。
現時点では、移行の際に管理者が注意すべき点についての発表はございませんでしたが、今後数か月以内に発表される予定です。
「Space」は Google Chat と Gmail 画面からアクセスが可能です。
グループを利用してメンバーへ情報を共有、蓄積していくことができます。
検索機能を利用して必要な情報をすぐ検索したり、グループ上で送られたファイルを一覧で確認することができるため、必要な情報を素早く集めることができます。
今後、どのような機能が追加されるのか楽しみですね。
3. Gmail：1 か所からアプリ間を移動！「統合ビュー」
Gmail の UI はコロナ禍に入ってから大きく変更されましたが、またもや Gmail の UI がより利用しやすくなります。
新しい UI では、Gmail 、Chat、Meet などの重要なアプリケーション間を 1 か所で簡単に移動できる統合ビューになります。
2022 年 2 月 8 日以降は、ユーザーは新しい UI を表示することができます。適用の際は、統合ビューにするかどうかのポップアップが表示され、ユーザー毎で表示を選択をすることが可能です。また、元の UI が好みの場合は元の表示に戻すことも可能です。
なお、2022 年第 2 四半期の終わり頃には統合ビューが標準になり、元の表示ができなくなりますので、Google Workspace 環境をご利用のユーザーのみなさまはご認識ください。
益々シームレスに作業ができる Gmail をぜひご活用ください。
Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしているカスタマーサクセスチームがございます。
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