管理者で社内のデータをしっかり管理！共有ドライブを使いこなそう
近年では、仕事で使用する資料を紙媒体のものではなく、データ上で扱うことも多くなりました。
社内やチームの方など、大勢で資料を共同で作成したり閲覧する機会も多いのではないでしょうか。
今回は、資料を大人数で使用する際に便利な「共有ドライブ」についてご紹介いたします。
共有ドライブを使いこなして、日々の業務をより快適に行っていきませんか？
ぜひ、最後までお読みください。
1. Google ドライブの概要
まずはじめに Google ドライブとは、オンラインストレージサービスです。
Google ドライブでは、データがすべてオンライン上で管理されるので、Google アカウントにアクセスができる端末があれば、いつどんなシーンでもデータを確認したり編集したり、データを共有することができます。
文書ファイルや、写真、音楽、動画など、様々なデータをインターネット上のクラウドで保存可能です。
Google Workspace アカウントでの利用はもちろん、無料 Google アカウント（gmail.com）でも利用できます。
ビジネスシーンでも、プライベートシーンでも利用していただきやすい便利な Google ドライブですが、今回は Google Workspace アカウントで利用する Google ドライブの共有ドライブについて詳しくご紹介します。
2. 共有ドライブの権限について
管理コンソールで設定できる共有ドライブの設定をご紹介します。
共有ドライブの設定は、Google 管理コンソール > [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメントの設定] > [共有設定] > [共有ドライブの作成] にアクセスします。
以下の画像が実際の設定画面となります。
・組織名のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする
→組織内ユーザーが自由に共有ドライブを作成することを制限できます。
作成を許可したくない場合は、チェックを入れてください。
・管理者権限を持つユーザーが、以下の設定をオーバーライドできるようになります
→各共有ドライブの管理者権限を持つユーザーが設定を変更することができます。
・組織名外のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります
※この設定は、組織名外の共有設定によって異なります
→組織外のユーザーを共有ドライブに招待したい場合は、チェックを入れてください。
・共有ドライブのメンバー以外のユーザーをファイルに追加できるようになります
→共有ドライブのメンバー以外のユーザーに特定のファイルにのみユーザーを追加したい場合は、
チェックを入れてください。
・閲覧者およびコメント可の閲覧者がファイルをダウンロード、印刷、コピーできるようになります
→編集権限を持たないユーザーにダウンロード、印刷、コピーを許可したい場合はチェックを入れ
てください。
また、共有ドライブ上のフォルダやファイルに対しても権限が異なります。
共有ドライブ上のフォルダで付与できる権限は、「コンテンツ管理者」「投稿者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」の 4 つになります。
続いて、共有ドライブ上のファイルに付与できる権限は、「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」の 3 つとなります。
3. 共有ドライブを有効にする
共有ドライブを環境で利用するには Google 管理コンソールで利用を有効にする必要があります。
共有ドライブの設定値を確認されたことがない方はデフォルトの値は利用がオフになっているため、
管理者アカウントのユーザーで有効にしましょう。
＜手順＞
1. 管理コンソールにアクセスします。
2. [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメント] の順にアクセスします。
3. 組織でドライブが有効になっていることを確認します。
4. [共有設定] をクリックします。
5. 全ユーザーに設定を適用する場合は、最上位の組織部門を選択したままにします。
それ以外の場合は、子組織部門を選択します。
6. [共有ドライブの作成] をクリックし、[ [組織名] のユーザーが新しい共有ドライブを
作成できないようにする] チェックボックスをオフにします。
7. [保存] をクリックし、完了です。
これで、共有ドライブの利用が可能になります。
4. 各共有ドライブの使用量を確認する
共有ドライブをたくさん作成しているけど、特に使用率が低い場合は削除する、もしくは多ければ共有ドライブの新規作成など、共有ドライブの運用方法を再検討する際に役立つのが、管理コンソール内にある「共有ドライブの管理」画面です。
どのくらいの使用量になっているのかを管理者で確認することができます。
下記の手順で実際に組織の共有ドライブの使用量を確認してみましょう。
＜手順＞
1. 管理コンソールにアクセスします。
2. [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメント] > [共有ドライブの管理] にアクセスします。
3. Google ドライブに作成されているすべての共有ドライブが確認できます。
確認できる項目は以下の通りです。
・共有ドライブの名前（組織やチーム名など）
・ステータス
・共有ドライブが作成された日
・共有ドライブの作成者
・共有ドライブ内の使用容量
・アイテム数の上限（共有ドライブ内には 400,000 個のファイルとフォルダが保存できる）
5. 共有ドライブ内で行われた操作を確認する
共有ドライブ内で行われた操作を管理画面で確認できる「監査ログ」があります。
組織やチームで管理することが多い共有ドライブですが、
共有ドライブ内のアイテムの操作を各ユーザーが頻繁に行っている中で、
やはり気になるのは、「アイテムを誤って勝手に削除されていたようだけどいつ操作されたのか」や、「共有ドライブを作成したユーザーを一括で確認したい」など、管理者で把握しておきたい情報があるかと思います。
そこで、管理者で確認したい操作を下記の手順で確認してみましょう。
※「ドライブの監査ログ」は、ビジネス向けの Google Workspace エディション
Google Workspace Business Standard 、Google Workspace Business Plus 、Google Workspace Enterprise Standard 、Google Workspace Enterprise Plus でご利用いただけます。
＜手順＞
1. 管理コンソールにアクセスします。
2. レポート にアクセスし、画面左項目 [監査] より、[ドライブ] を選択します。
3. 組織のドライブ内でどのようなアクションが行われたかを確認します。
確認できる内容は以下の通りです。
・タイトル（アイテム）
・イベントの説明（誰によってどのようなアクションが行われたか）
・ユーザー（作成したユーザー）
・日付（アクションが行われた日付）
・イベント（編集、作成、名前の変更、閲覧、権限変更、削除など）
・ドキュメント ID
・ドキュメントの種類（共有ドライブ、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど）
・オーナー（アイテムまたは共有ドライブのオーナーなど）
・以前の公開設定
・公開設定（外部、内部など）
・IP アドレス（アクションが実行された時の IP アドレス）
・ビジター（Gmail のアカウントを持たないユーザーとの外部共有の有無）
今回のは管理者でできる Google ドライブ（共有ドライブ）の管理についてご紹介いたしました。
是非、共有ドライブの管理を改めて見直す機会としていただけますと嬉しいです。
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