Google Workspace を使って、業務効率化！機能を活用してハイブリッドワークをしませんか？

今年も残り 1 週間となり、クリスマスや大掃除、年賀状の準備など、慌ただしい時期になってきました。

お仕事も、仕事納めをされた方やもう少しお仕事の方もいらっしゃりそうですね。
今回は日々の業務の効率化に役立つ Google Workspace の機能をご紹介いたします。

効率化できる業務はこの記事を見て、見直していってみませんか？

1. Google Workspace でできること

Google Workspace は Google が組織向けに提供するオンラインツールです。

Google Workspace には、資料作成やオンライン会議、メール、セキュリティツールなど、仕事に必要な機能が集結しています。

特徴として、すべてのファイルをオンライン上で保存できるため、PC やスマートフォンなどの複数の端末でファイルを作成することができます。また、オフィスやリモートワーク先など場所にとらわれずに作業することが可能です。

さらに、人やアプリケーション間の連携が優れているという点も特徴として挙げられます。

Google ドキュメント等の資料作成ツールでは資料をリアルタイムで共同編集ができる他、カレンダーの予定から Google Meet を開くなど、アプリケーション同士の連携も可能です。

業務で使用するツールを Google Workspace に集約することで、業務の管理や連携が容易となり、スムーズな作業を行うことができます。

それでは、どのようなツールがあるのか以下に簡単に記します。

資料作成　　　　　：Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド

オンライン会議　　：Google Meet

チャット　　　　　：Google Chat

スケジュール管理　：Google カレンダー

メール　　　　　　：Gmail

ファイルストレージ：Google ドライブ

セキュリティツール：Google 管理コンソール、Vault、Google エンドポイント管理

次章からは、これらのサービスの中から特に皆様に知ってほしい機能を取り上げて、

詳しくご紹介していきます。

2. Google ドライブ で共有！オンライン・オフラインの壁を解決しよう

Google ドライブには、ドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォーム・サイト等があり、仕事をする上で欠かせないツールかと思います。

Google ドライブのツールは、基本的にオンラインの状態であればどこにいても利用することが可能です。

数年前まではパソコンからアクセスすることが主流でしたが、近年では携帯のアプリやタブレット端末からもアクセスが可能となっており、どこにいても作業ができる時代がやってきています。

しかしながら、端末がオフライン状態の時、ドライブでの作業は行えないのか？と疑問に思う方もいらっしゃることでしょう。

Google ドライブではオフライン状態の場合でも、データの編集は可能です。

パソコンの場合は、拡張機能のダウンロードが必要となりますが、Android・iPhone・iPad であれば、[オフラインで使用可] を選択することでオフライン状態でも使用が可能となります。

また、Google Workspace には共有ドライブという機能がございます。

共有ドライブとは、オーナーが個人ではなくチームという認識になります。

共有ドライブの活用シーンとしては、プロジェクト毎や、部署毎に作成しメンバー全員に共有します。

共有ドライブ上で作成されたアイテムのオーナーはチームとなるため、アイテムを作成したメンバーアカウントが削除されてもアイテムは共有ドライブ上に残り続けます。

これが、マイドライブで作成され共有されたアイテムだった場合、アイテムを作成したオーナーが削除されてしまった瞬間にそのアイテムも削除されてしまうため、大事な資料が無くなってしまい仕事に支障が出てしまうといったことが発生してしまいます。

そのようなことを防ぐためにも、Google Workspace を利用しているユーザーの皆様は共有ドライブを利用してみてはいかがでしょうか。（プランによっては利用できない場合がございます）

3. Google Meet で経費削減を実現、充実した機能とは？

コロナ渦に入り、お客様の環境や、当社でもオフィス勤務 100 ％ だった状況から、リモート勤務になったり同じ場所同じ環境で働くという概念が壊されました。
これまでの働き方では、顧客やお取引先と対面での会話を求められていました。
しかし、今はどうでしょう。
遠隔でも確実に会話を交わすことができ、そしてプロジェクトや授業などを進められるのではないかと、あらゆるシーンで気付くことができたのではないでしょうか。

では、そんな遠隔シーンに役立つ、Google Meet の活用方法をご紹介します。

・画面共有機能を利用し、プレゼン資料をスクリーンに表示しているかのように会議を実施できる。

・世界中でネットワーク環境さえあれば会話が可能。
　言語によっては字幕機能が実装されており、より円滑に会議を実施できる
　※ Google Meet の利用は一部国で制限あり
　※ 現在字幕対応機能は 6 カ国

・録画機能を利用し、いつでも見返しが可能になり、議事録を確実に行える


対面でなくとも、寧ろ対面以上の会議を行うことができるのが現在の Google Meet です。
Google Meet を利用し、出張のコストカットできっと会社の経費を大幅に削減いただけるでしょう。

4. Google Chat の 1 画面でシームレスな働き方を

Google Chat は、前身の「Google Hangouts 」がより使いやすくバージョンアップした Google Workspace の主軸となるコミュニケーションツールですが、

この Google Chat を使って、Google ドライブのアイテムをすぐに共有することができたり、会話中に対面での話し合いが必要になった際には、Google Meet の会議を作成してすぐにオンライン会議ができたりします。

お気づきになられた方もいらっしゃると思いますが、Google Chat は他の Google Workspace のサービスともシームレスに連携しているので、普段からチームや組織で Google Workspace を利用している場合は、業務効率を上げて、タブやウィンドウを行ったり来たりしなくても済むようになっています。

Google Chat は以下のような課題を解決してくれます。

①クラウドストレージに保管しているデータをチャットツールで共有したいけど、違うクラウドサー

　ビス同士で共有したいデータをローカルに落としているため、スムーズにデータを共有できない

　→ Google ドライブを使っている場合、ドライブに格納されているアイテムを Google Chat の

    　 画面から共有することができます。

　　 また、PC のローカルに落としたデータでも、下記のアイコンをクリックするだけで
　　 共有できるので、どんなアイテム、データでも共有しやすくなります。

②チャット中に、細かいニュアンスを文章で伝えるのは面倒なのでオンライン会議したいが
　オンライン会議ツールを立ち上げるのが手間

　→ Google Chat  を立ち上げ、会話をしているメンバーとの Google Meet 会議 URL をすぐに作成で

　　きます。例えば会話中、「こんなところがわからない…」という場面に遭遇しても、すぐに 

　　Google Meet を立ち上げることができるので、画面一つでシームレスなコミュニケーションを図

　　ることが出来ます。

・会話した内容が、人数が多くみんなのレスポンスも含めて流れていってしまうため大事な情報を

　見逃していた

　→スタンプ（絵文字）を使ってリアクションをすることで、何かしらの反応を残すことができ、且

　　つ会話も流れていきません。

この機会に、Google Chat を活用して、コミュニケーションを図る上で業務改革を行ってみませんか？

5. まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は Google ドライブ、Google Meet、Google Chat の具体的な活用例をご紹介いたしました。

これらのサービスを含む Google Workspace は、日々社会の情勢や組織の要望によってアップデートを続けています。

今後もさらに使いやすくなること間違いなしですね。

弊社では、Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしているカスタマーサクセスチームがございます。

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