Google サービスの基本！「連絡先」機能を最大限に活用してみよう
先日、8 年ぶりに友人から連絡が来ました。
久しぶりの会話で緊張してしまいましたが、友人から連絡が来るのは嬉しいですね。
皆様は仕事やプライベートで関わりのある方の連絡先をどのように管理していますか？
普段から Gmail を使っている方は Google のアドレス帳機能
「Google コンタクト」も一緒に利用されているのではないでしょうか。
Google コンタクトは、
ただ連絡先を登録できるだけではなく、様々な機能を持っています。
今回はGoogle コンタクトの機能をご紹介しますので、連絡先の管理にぜひご活用ください。
1. Google コンタクトとは？
Google には様々なサービスがありますが、
”Google コンタクト” というサービスをみなさまはご存じでしょうか？
Google コンタクトは、大まかにいうと連絡帳サービスです。
Google コンタクトを使用すると、連絡先リストを整理、確認、統合できます。
よく連絡する複数の相手を 1 つのグループにまとめたメーリング リストを作成して、個々のメールアドレスを入力することなく、簡単にメールを送ることができます。
連絡先を 1 か所で管理し、複数の相手にすぐに連絡を取ることができる、便利なサービスとなっています。
2. Google コンタクトの機能
こちらでは、Google コンタクトの機能を紹介いたします。
連絡先： 登録した連絡先が表示されます
よく使う連絡先：よく利用する連絡先が表示されます
ディレクトリ： 組織内の全員の連絡先情報と外部の共有連絡先が登録されています
統合と修正： 重複した連絡先がある場合は連絡先を統合することができます
ラベル： ラベルを作成することで個人や企業など、連絡先内の情報を整理できます
インポート： 連絡先をインポートすることができます
エクスポート： 連絡先を他のメールアカウントに追加する際に情報をエクスポートできます
プリント： 連絡先のリストを印刷することができます
その他の連絡先：Google サービスでやり取りしたことがあるユーザーが自動で追加されます
（設定によって追加できないようにすることが可能です）
ゴミ箱： 削除した連絡先が表示されます
3. Googleサービスでプロフィール情報を確認する
連絡先の「ディレクトリ」では、組織内全員の連絡先情報と外部の共有連絡先を確認することが可能です。
社内の人の部署や役職を確認したいときやアドレスを確認したい場合は、ディレクトリから確認することができます。ディレクトリは組織で有効になっていない場合は表示されませんのでご注意ください。
組織の管理者にてディレクトリを有効にする手順を紹介いたします。
＜手順＞
1．管理者にて Google 管理コンソールにアクセスします。
2．[ディレクトリ] > [ディレクトリ設定] > [共有設定] > [連絡先の共有] をクリックします。
3．[連絡先の共有を有効にする] にチェックを入れます。
4．[保存] をクリックします。
ユーザーのプロフィールは、上記のような画面となります。
名前と、部署の他に、ユーザーのメールアドレスやカレンダーでの予定やメールのやり取り等、最近の交流が表示されます。
・メールアイコンをクリックすると Gmail の画面が立ち上がり、メールを送信することができます。
・カレンダーアイコンをクリックするとカレンダーの画面が立ち上がり、ユーザーを含めた予定を
作成することができます。
・チャットアイコンをクリックするとチャットの画面が立ち上がり、ユーザーとの個人チャットを行うことができます。
・ビデオアイコンをクリックすると Google Meet が立ち上がり、ユーザーに招待通知を送ることができ、Google Meet を行うことができます。
この機会に、自分のディレクトリがどのような表示になっているのか、確認してみてはいかがでしょうか。
4. ユーザーで連絡先を一括アップロードする
連絡先を複数アップロードする必要がある場合は、次に紹介する方法で連絡先を Google コンタクトに追加することができます。
＜手順＞
1. PC で Google コンタクトを開きます。
2. 左項目にある [インポート] をクリックします。
3. [ファイルを選択] をクリックします。
※ CSV のファイルがない場合は、青字の [複数の連絡先を作成] から連絡先を追加します。
4. CSVファイルか vCard ファイルを選択します。
5. [インポート] をクリックします。
5. 重複した連絡先を統合する
連絡先に登録しているユーザーが重複して登録されていた場合は、その連絡先を一つに統合させることができます。
※ 同じ環境のGoogle アカウント同士でなければ統合ができません
＜手順＞
1. Google コンタクト（連絡先）を開きます。
2. 左上のメニューアイコン [統合と修正] をクリックします。
3. 重複する連絡先の候補を受け入れるために、[統合] をクリックします。
※[重複した連絡先を統合] が表示されない場合は、「お疲れさまでした。新しい候補はありません」 と表示されます
4. 重複する連絡先の候補をすべて受け入れるには、[すべて統合] をクリックします。
5. 統合が完了すると、[連絡先に重複して登録されているユーザーはいません] と表示されます。
Google 連絡先を利用することで、主に Gmail の使い勝手がよくなり、より Google サービスを使いやすくなります。是非、この機会に Google コンタクトの機能を使って連絡先を登録しましょう。
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