リモートワークだからこそ、スケジュール管理をしっかりしよう！
近日、新型コロナウイルスがさらに拡大し、事態が悪化しています。
また、”第 3 波” である今回はこれまで以上の感染者数・重症患者数が増加している
ニュースを連日見る状況です。
これまで出社をし業務を行なえていた方も、リモートワークに移行せざる自体になったのではないかと感じる日々です。
そこで！今回はリモートワークを円滑に行うキーとなるスケジュール管理をご紹介します。
1 スケジュール管理が必要な理由
スケジュール管理、皆様はどのように行っていますか？
出社をしていた時は、スケジュール管理を行っていなくても同じ空間にチームメンバーがいる場合は、口頭で都度情報共有ができていたのではないでしょうか。
しかし、リモートワークに移行するとビデオ会議等を使用してコミュニケーションを
図っていたとしても、出社時より情報共有を行う時間が少なくなる傾向にあります。
チームメンバーの状況が把握できないことは、業務効率の低下に繋がりますよね。
そこでそのような状態に陥らないためにも、スケジュール管理を徹底しませんか？
今回ご案内する Google カレンダーでは、チームメンバーの一日のスケジュールを簡単かつスピーディーに共有することができるため、まるで同じ空間で業務を行っているかのように業務を行うことができるのではないでしょうか。
2 どうやってスケジュール管理するのが効率的？
実際にスケジュール管理をするとして、どのような方法が効率的でしょうか。
アナログなものからデジタルまで、3つほどご紹介しますので、自分がやりやすいと思う方法でまずは管理してみましょう。
・手帳
その日の予定をぱっと確認できる手帳は予定を書くだけでなく、メモ帳としても利用できます。
日ごとに見れるものではなく、見開きで1週間分見れるようなタイプの手帳だと、
1週間の予定を把握しやすいです。
その日のタスクを前日に書いたり、増えたら書き足す、完了したら線を引いて消すなど、目で見てどのくらい自分がやったかを確認できるのは手帳ならではの利点だと思います。
・エクセルやスプレッドシート
ガントチャートや表計算を組んで、管理することができます。
納品までの計画を立てるのにガントチャートを使われる方は多いと思います。
「いつまでに何をするか」をわかりやすく管理されたいのであればガントチャートがおすすめです。
表を作成し、カレンダーのように作成するのもおすすめです。
テンプレートなどを自分の使いやすいようにカスタマイズできるので、
手帳だとちょっとやりづらい、自分はこうやって管理したい、を実現できます。
・クラウドのカレンダー（Google カレンダーやOutlookのカレンダー）
「〇〇さんは今日どんな予定があるのだろうか」
「〇〇さんに頼みたいけど、今日は休みかなあ」
など、他人の予定を知る必要がある場合、手帳や自分で管理されているエクセル、
スプレッドシートでは確認ができません。
（エクセルやスプレッドシートを共有しているのであれば、別ですが）
クラウドのカレンダーを利用することで、相手は今どんな予定が入っているか、
大人数での打ち合わせの日時で空いてる時間を探したい、等を簡単に確認することができます。
もちろん、自身の予定も他の人から見ることができるので、スケジュールの管理漏れも減ります。
今回はクラウドのカレンダーである、Google カレンダーに焦点を置いて説明します！
3 みんなが使ってる Google カレンダーはどんなサービス？
Google Workspace をご利用のユーザーはご存知かと思いますが、クラウドで管理できるカレンダーツールとして、Google カレンダーがあります。
Google カレンダーは Web や iPhone、Android 版のアプリで利用できます。
Google カレンダーを利用したい場合、たった二つの条件で利用できます！
・Google アカウントを持っている
・インターネットが使える環境
この二つの条件が揃えば Google カレンダーを利用できます。
また、Google カレンダーでは予定にユーザーを招待することができます。
例えば、社内で Google カレンダーを利用しているとします。
会議の予定や社内イベント等、複数人を予定に招待したいとき予定の作成時にユーザーを追加することで相手のカレンダーにも予定が表示されます。
上記のような表示となります。
また、招待されたユーザーにて参加可否や未定を選択することができるため、
スケジュール把握にも役立ちます。
予定の管理だけではなく、TODOリストやリマインダー機能、外出中の機能等がございます。
スケジュール管理以外にもタスク管理ができるので業務効率化に繋がりそうですね。
4 Google カレンダーが支持される理由
Google カレンダーが多くのユーザーに利用されているのはなぜでしょうか。
表示がシンプルで見やすいから？予定の登録の仕方が簡単だから？
多くのユーザーが使っていて安心だから？
上記のように、Google カレンダーが支持される理由は様々あるかと思いますが、Google カレンダーを利用していて便利だなと思う機能をご紹介します。
一つ目は、カレンダーの時間に複数のタイムゾーンを設定できることです。
通常、カレンダーの時間はご利用になられている国の時間軸が表示されているかと思います。
しかし、Google カレンダーでは複数のタイムゾーンを設定することができます。
海外出張の仕事が多い方や、海外とのやり取りがある場合に、
日本時間と現地時間を両方登録しておけば時差を計算する必要がなくなります。
設定方法（パソコン版）は以下となります。
1．Google カレンダーにアクセスします
2．画面右上に表示されている歯車マーク[設定]をクリックします
3．【タイムゾーン】の[セカンダリ タイムゾーンを表示する]にチェックを入れます
4．[セカンダリ タイムゾーン]の▼で任意の国を選択します
実際の画面はこのような表示となります。
二つ目は、複数のカレンダーを表示できることです。
自分のカレンダーのみでなく、他人のカレンダーも一つの画面上に表示することができます。
会議の予定を作成しようとしたが、みんなのスケジュールが空いている時間が分からない時や、複数のユーザーのスケジュールを把握しなければならない時等に便利な機能です。
Google カレンダーで他のユーザーのカレンダーを常に表示する設定方法は以下となります。
1．Google カレンダーにアクセスします
2．【他のカレンダー】の[+他のカレンダーを追加]＞[新しいカレンダーを追加]をクリックします
3．[カレンダーを追加]に追加したいユーザーのメールアドレスを入力します
上記の手順で追加したカレンダーは[他のカレンダー]に表示され、画面上で複数のユーザーのカレンダーの確認が可能となります。
※Google Workspace をご利用の方はアクセス制限をかけることができます。
そのため、権限レベルによってはカレンダーの表示ができない場合がございます。
実際の画面はこのような表示の変化となります。
このように Google カレンダーには便利な機能がたくさん搭載されています。
それが、多くのユーザーに支持される理由に繋がっているのではないでしょうか。
5 毎日の業務を明確に、TO DO リストでタスク管理をしよう
効率化を求められる現代。
IT 技術により、これまで手間が随分かかっていた作業も、自動化され、働き方に大きな変化のあった企業も多いのではないでしょうか。
また、個々の作業でもさらなる効率化が求められ、タスク管理も重視されているはず。
業務開始前に今日のタスクの洗い出しをすることで、優先順位を明確に把握することができるので、効率化改善の一歩として、是非お試しいただきたいです。
また、ツールとしておすすめなのが、”Google ToDoリスト” です。
Google が提供する無料のタスク管理サービスです。
iPhone / Android の提供もあり、PC・スマートフォンの端末を問わないので
外出先でも確認ができるところもポイントです。
もちろん今日のタスクの洗い出しをメモ帳に記入してもいいです。
しかし、上述でもご案内させていただきました Google カレンダーの画面上から
簡単に利用が可能なサービスです。
是非、業務の効率化の第一歩としてご活用いただければと思います。
6 日本で選ばれるカレンダーって？
上記で紹介した Google カレンダーと連携できる、組織のためのカレンダーを紹介します。
国産のグループウェアである Cloudstep カレンダーです。
大きく分けて、以下3点から日本企業に選ばれます。
〇組織のためのカレンダー
・組織階層、役職表示つき
・フィルター機能で特定の人しか確認できないユーザー、組織が作成できる
〇お気に入りビューも作れる組織とグループの予定表
・自分と予定を調整することの多い人だけをまとめて登録できる
・管理者でユーザー全員に表示できる共通のお気に入りを登録できる
〇設備予約画面で会議室や備品を見やすく管理
・ユーザーだけでなく、設備なども Google カレンダーと連携でき、管理ができる
・会議室や設備も一覧表示でき、誰がどのような予定を登録しているかひと目で確認できる
いかがでしょうか？
国産のため、日本の組織管理機能が充実しており、組織やお気に入り毎に
ユーザーをまとめて表示できるため、Google カレンダーでは確認しずらかったチームの予定が一目瞭然ですね。
また、会議室だけでなく社用車やビデオ会議用機器など社員間で共有している会社の資産を設備として登録することで、設備予約としても利用することが可能です。
国産のグループウェアである Cloudstep カレンダーについて、
詳細を知りたい方はこちらからご確認ください。
今回はスケジュール管理に使える便利なサービスを紹介しました。
リモートワークが増え、個人でスケジュールをしっかりと管理する必要性が増していますので、業務を効率的に進められるようにカレンダーなどを活用してみてください。