Google グループの活用次第で、様々な使い方ができる！？

 

こんにちは。
働き方も多様になり、チーム内やプロジェクト内での情報共有や

双方向のコミュニケーションなどに課題がある企業も多いのではないでしょうか。
社内・組織内で素早い情報共有。出来ていますでしょうか？

大事なのは全社員や組織・チームメンバー全員が、素早く情報をキャッチすること・させることにあると思います。

今回は、Google グループを活用し、チーム内やプロジェクト内での情報共有や双方向のコミュニケーションを実現できる方法をお伝えします。

 

 

Google グループとは？

Google グループはオンライン上でグループを作成し、チームなどでのコミュニケーションを活性化するためのツールです。

Googleグループには、一つのメールアドレス（グループ）を作って、そのアドレスにメールを送ればグループのメンバー全員に一斉配信できる機能があります。

 

Googleグループを活用することで任意のグループ内で情報共有をスムーズに行うことが可能です。Googleのアカウントを持っていれば誰でもグループに参加することができ、閲覧も投稿も自由です。

Google グループでメーリングリスト作成

まず初めに、メーリングリストとは、複数の人に同じメールを配送できる仕組みのことです。

メーリングリストを登録しメールを送ると、メーリングリストに登録された全員にメールが一度に送信できるため、共有事項やコミュニケーション、ディスカッションがスムーズにいきます。通常のメールだと「CC」に関係者複数人を入れたりしますが、メーリングリストを利用する事により宛先のミスが減り、セキュリティのリスクが減ります。

 

ビジネス向けGoogle グループで掲示板を作成

Google グループに投稿すると、掲示板のように表示されるので、
掲示板上でディスカッションができるようになります。

グループ名が複数の場合、グループ名を選択する事でメッセージが投稿でき、グループ内のメンバーが閲覧できます。

表示が掲示板のようになっていますので、投稿した内容が表示され、重要な連絡も漏れなく閲覧ができます。
会話を閲覧できるユーザーや投稿できるユーザーなどの権限が指定できるので、誤って削除するリスクも少なくなります。
また、PCのみではなく、スマートフォンからでも閲覧や操作ができるので、場所を選ばずに投稿が可能です。

さらに、公開管理（公開開始日、公開終了日）ができ、事前に作成し公開予約や古くなった記事の公開終了もできるので、
重要なお知らせも埋もれる事なく、閲覧が可能です。

 

最後に

いかがでしたでしょうか。
Googleグループはチーム内のコミュニケーションを活性化し、業務を効率化する機能です。

今回ご紹介した利用方法はほんの一部です。
Google グループの活用方法はまだまだ多数ありますので、ご質問などあれば、お気軽にお問い合わせください。