紙の申請書類は管理や申請が大変とお悩みの方！
管理や申請が楽な電子申請に切り替えてみませんか？
こんにちは！
家で過ごす時間が増え、先日、新たにサブスクリプションを登録しました。
皆様はサブスクリプションをご利用ですか？
私は音楽と、動画サービスのサブスクリプションを利用しています。
聞きなれないサブスクリプションという言葉も、今ではあって当然なサービスになっていると思います。
これからまた新たなカテゴリーでサブスクリプションのサービスが展開されていきそうですね！
今までサブスクリプションと表現されていなかったサービスもサブスクリプションで表現されたりと、時代の変化を日々感じます。
より快適な毎日を過ごせることに感謝ですね。
さて、今回はリモートワークが未だ推進される今だからこそ
是非皆様に知ってもらいたいワークフローのサービスについてご紹介します。
紙の申請書を記入する側も面倒、
それよりも、申請書を管理する側はもっと面倒！
「あれ、○○さんの申請書が…ない！」
とうっかり申請書が別書類に紛れ込んでしまったり、紛失してしまった経験、ありませんか？
記入して直接渡す必要のないリモートでも申請できてしまう、新しい運用をはじめてみませんか？
ワークフローとは？
そもそもワークフローとはどんなものかを説明します。
ワークフローは一般的に「業務の流れ、もしくは流れを図式化したもの」と言われています。
弊社で提供している、ワークフローは「紙媒体で行われている申請や届出等を、インターネット上で完結できる」サービスです。
あらゆる帳票をペーパーレス化することで、帳票の保管が楽になり、且つ直接手渡しする必要が
ないため、業務効率が向上します。
「過去の申請書類がどこにあるかわからない、、、」
「急ぎで届出を出さなきゃいけないけど、今すぐ会社に行けない！」
「何度も訂正した結果、内容が見づらくなってしまった」
「毎月の印刷費が高い！」
といった悩みも ワークフローサービスであれば全て解決します。
ワークフローをリモートワークでおすすめする理由
今回、コロナウイルスの影響で多くの企業様がリモートワークを導入されたかと思います。
仕事柄、多くのお客様と接する機会がありますが、お客様からリモートワークを行うにあたり特に困ったことは？と聞くと、業務で使用する申請や届出を行うためだけに出社しなくてはならない、といったことでした。
申請を行うために出社することで、人件費が掛かり、感染のリスクも高まってしまうので、「人件費削減」「感染予防」のためにも、現在 ” ペーパーレス化 ” へ向けて取り組んでいる企業様が多いです。
では、どんなサービスを使用すればいいのか？
私がおすすめするのは、Cloudstep ワークフローです。
Cloudstep ワークフローは電子申請に特化したサービスで、以下のようなことができます。
・簡単に申請書類が作成できる
・会社や自宅等、場所を問わず申請できる
・帳票の訂正が容易にできる
・多くの帳票を一括で承認できる
・過去のデータの蓄積、再利用ができる
・部署ごとに申請のルートを変更できる
Cloudstep ワークフローでテレワークの課題解消
Cloudstep ワークフローには、大まかに以下の機能があります。
・ルート設定
承認や回覧を行うルートを作成します。各ステップでは役職の指定や人物の特定を
行うオプション設定が可能です。
・フォーム設定
承認や回覧の内容を登録するフォームを作成します。各フォームには「ルート設定」で作成した
承認、回覧ルートを割り当てることが可能です。
・データベース管理
申請したデータを蓄積することが可能です。データベーステーブルの公開範囲と閲覧ユーザーを設定することで一部のユーザーのみにデータを公開するといったことが可能です。
また、CSV ファイルをインポートしてマスタ用のテーブルを作成できます。
・アプリ権限設定
ユーザーに申請書の閲覧権限、ワークフローの各設定権限を付与できます。
この機能を使用することで部署毎にワークフローを管理することもできます。
・申請
作成したフォームから「申請」を行うことができます。申請された申請書に対して承認者は、「承認」「却下」「差戻し」を行うことができます。
また、承認ではなく回覧を設定した場合は「確認」することも可能です。
Cloudstep ワークフローの応用機能
また、以下の機能を使用することで更に便利にワークフローを利用することができます。
・計算式
フォーム内の項目を使った簡単な式を設定できます。本機能は Javascript の構文に準じているため、
以下のように自由な記述で設定することができます。
例
項目名で指定する：(([数量]*[単価])-[値引き])/1.1
IDで指定する：(([数量]*[単価])-[値引き])/1.1
また、計算式には次の算術関数も利用できます。
例
ROUND([項目名]、または式)：まるめ桁数
ROUNDDOWN([項目名]、または式)：切り捨て桁数
ROUNDUP([項目名]、または式)：切り上げ桁数
・条件付きルート設定
判定条件によって自動でルートを選択させることが可能です。
条件式は複数設定することが可能で、条件式は Javascript の構文に準じているため、
以下のように自由な記述で設定することができます。
例
項目名で指定する：[合計金額] > 50000
IDで指定する：[E] > 50000
・代理ユーザーの設定
自分が不在や休暇の際、申請処理や承認処理を代行するユーザーを設定します。
最後に
Cloudstep ワークフローを導入、活用することでリモートワークにも対応することができ、業務効率も飛躍的に向上させることができます。
来年はオリンピックも控えており、リモートワークを推進する企業は今後も増えていくことが予想されますので、この機会に紙での申請といった文化を突き崩し、電子申請を社内に取り入れてはいかがでしょうか？
「ワークフローの申請ってどんな感じだろう？」など、少しでも興味があるようでしたら、以下オンラインサイトにて体験版を無料で利用できるので、お試しください。
▼オンライン体験サイト
https://cloudstep.net/trial/
