紙の時代はもう終わり！？カレンダーを持ち歩かない生活始めてみませんか？

 

 

 

外出自粛生活になり、デリバリーやテイクアウトをいつも以上に利用される方もいらっしゃるのではないでしょうか。
わたしもデリバリー生活たのしんでます。

東京都内ではコロナが流行する前に比べ、自転車に乗った大きなリュックを担いだ配送員の方を見かけるようになりました。
人生で一度、配送員をしてみたいなと憧れます♪

 

しかし、実際は暑い日寒い日雨の日と大変ですよね。
玄関先まで届けてくださる配送員に感謝です。
デリバリーやネット購入の幅が広がり、おかげで自宅での生活も充実を保てますね。
みなさんはお気に入りのデリバリーサービスありますか？

 

さて、今回はカレンダー運用についてお話させていただきます。
みなさまはスケジュール管理、どうされていますか？

「スケジュール帳がなければ、あと少し小さめな鞄を選択できるのに…」

「あ、このMTGの日程いつにしよう？○○さんこの時間空いてるかな？」

「このMTGでこの資料使いたいんだよね、事前に共有しなきゃ…」

「あと、この人も招待して～…」

なんと、今挙げたこの4つすべてが簡単に解決できるツール、、、あります！

 

Google カレンダーを使えば最強な業務効率化が実現します。
まだお使いでない方は必見です、是非ご覧ください。

 

 

Google カレンダーとは

　Google カレンダーはGoogleが提供するスケジュール管理ツールです。
Google カレンダーはGmailアカウントを持っていれば、どこからでもアクセスできるため、世界中で使うことができるんです！

 

また、パソコンだけではなく、iPhone、Android版のアプリもあるため、外出先や自宅でいつでも、どこでもスマートフォンやタブレットを使って操作できます。
（場所を選ばないって素敵ですよね♪）

なお、どこからでもアクセスできますが、インターネット接続がない場合は予定が同期されないので注意してください。

 

また、Googleが提供する各種サービス（GoogleマップやGoogle Meetなど）と連携してスケジュール管理ができるので、予定の欄に開催場所の地図を表示できたり、Meetを使用して会議もできます。

予定の詳細も書くことができるので、

「予定の詳細伝えたかな？」

「開催場所伝えたかな？」

「そういえば、誰が参加するんだっけ？」

などの心配をする必要がなくなります！

カレンダーの予定だけでたくさんの情報が確認できるのはすごく助かりますね。

 

Google カレンダーの基本的な機能

　

Googleカレンダーの基本的な機能は以下になります。

▼予定作成
カレンダーの基本となる予定を作成できる機能です。

 

▼ToDoリスト
業務量が増えてくるとやることを忘れてしまうことがありませんか？
ToDoリストを使用するとタスク管理もしやすくなりますね。

 

▼リマインダー
「来週から毎週月曜日は定例会議です。」

このような時に活用できる機能がリマインダー機能です。

リマインダーの設定はカスタム設定できるので臨機応変に用途に合った使い方ができます。

 

▼出欠機能
予定の参加者が複数いる場合、どの人が参加で不参加なのか知りたいですよね。
予定に招待された人には通知メールが届きます。

そのメールから参加の可否を送信することもできますし、Google カレンダー上でも参加の可否を選択することができます。

 

▼不在連絡
「今日は13時～15時まで外出しているから予定を入れられると困るな」
そんなときは予定作成項目に外出中という項目を使ってみてください。

外出中で予定を作成すると、その時間に招待された予定は自動的にキャンセルメールを送信してくれるんです。
忙しくて招待メールを確認する暇がなくても自動的に参加を辞退してくれるので助かりますね♪

 

▼共有カレンダー
1つのカレンダーを複数人で使用できます。
予定が1つのカレンダーにまとまるのでいちいち他の人に予定を確認する手間が省けます。
カレンダーを閲覧のみしかできない人、閲覧及び予定の作成も可能な人など権限の設定もできるので好き勝手予定を入れられる心配もないですね。

 

Google カレンダーのオススメ機能

わたしがオススメするGoogle カレンダーの機能は二つあります。
一つ目は、時間外の予定を入れさせない機能です！

「定時に上がりたいな」

「受付時間すぎてるのにな」

と心の中で思った経験はありませんか？

Google カレンダーには勤務時間を設定できる機能があるんです。

 

例えば、定時が18時の場合、勤務時間を18時で設定していると18時以降の招待された予定には時間外ということが分かるマークが表示されます。そのため、勤務時間外ということが一目で分かるようになります。

この設定はパソコン版のGoogle カレンダーからしか設定はできませんが便利な機能なのでぜひご利用してみてください♪

 

二つ目は、Gmailで受信したメールからGoogle カレンダーに予定が作成できる機能です！

「来週の出張のフライト時間のメールが届いた」

「●さんとの会食の場所のメールだ」

「イベントの日程がやっと公開された」
このようなメールをGmailで受信した際にGmail上でGoogle カレンダーに予定を作成することができます。

 

この場合、すぐに予定を入れることができるので時短にもなりますね♪

 

メリットとデメリット

　Google カレンダーのメリットはパソコンでもiPhone、Androidでも利用できることです。

「外出先で予定を入れようとしたのに手帳を持ってくるの忘れてしまった」

「荷物が多く、少しでも荷物を減らしたい」

「たくさんの人に予定を聞かれるの困るからどこか一つに集約したいな」
そんなお悩みが解決できてしまいます。
手帳を忘れても携帯端末があればその場で予定を入れることもでき、荷物も減りますね♪

 

また、お手持ちのスマートフォンにインストールされているカレンダーと同期することもできます。
一つの端末で Google カレンダーとスマートフォンの両方に予定が登録されるのも便利ですよね。

 

デメリットとしては、インターネットがない環境だと予定の同期ができない点ですね。
最近は、Wi－Fiも充実してきているのでインターネットが今後どこにいても使用できるようになるといいですね。

最後に

　みなさん、今回のGoogle カレンダーについてはいかがでしたか？
たくさんのスケジュール管理ツールがあって何を使おうか迷っている方、スケジュール管理ツールは使用しているけど何か他のサービスを使ってみたい、という方はぜひGoogle カレンダーを使ってみてくださいね。