カレンダーの表示を自分用にカスタマイズして、作業効率化を目指そう!

カレンダーの表示を自分用にカスタマイズして、作業効率化を目指そう!

 

こんにちは。
ミーティングなど、普段の業務のスケジュール管理でカレンダーを利用している方は多いのではないでしょうか。
今回は、Google カレンダーをメインに、カレンダーを利用し、弊社のサービスであるCloudstep カレンダーも活用し、業務効率化できる内容をお伝えします。
スケジュール管理やミーティングの招待、会議室予約など、業務をする上で複数人で共有する事項などにカレンダーをよく利用するかと思います。
Google カレンダーを活用し、情報共有を効率良く進めましょう。

 

Google カレンダーの一覧表示にユーザー、設備を追加をする事のメリット

事前に管理者側で会議室名や備品名などを登録しておくことにより、
Google カレンダー上で会議室を表示させる事ができます。

Google カレンダーの一覧表示に他のユーザーやいつも利用している会議室などの設備を追加することで、他のユーザーの空いている時間や会議室など設備が利用できる時間がすぐに分かり、「この時間空いてないから、この時間にミーティングをしようか。」など、一目でパッと分かり、調整する時間が省けます。

大人数でミーティングの場合、対象ユーザーのスケジュールを調整しなくてはいけないので、調整業務だけで時間が取られてしまいますが、対象ユーザーのスケジュールを確認すればいいだけなので、調整業務の工数削減にも繋がります。

また、少人数の場合は、「今からミーティングをしようか。」という時にも空いている会議室がすぐに探せます。

会議室や共有施設用として、設備を10,000個まで追加できます。

 

また、カレンダー情報をどのレベルまで共有するかは「予定日時の表示」「予定の詳細の表示」「予定の変更権限あり」「予定の変更および共有レベルの管理」の4つから選択できるので、一人ひとりとの関係性に照らし合わせた設定が可能です。

▼会議室とリソースの利用状況を確認する方法は以下をご確認下さい。
https://support.google.com/a/answer/9025587?hl=ja

Cloudstep カレンダーにも設定できます!

Google カレンダーの一覧表示でユーザーや施設を追加する方法は弊社のサービス、Cloudstep カレンダーにも設定できます。

 

Cloudstep カレンダーは頻繁に自分と予定を調整することの多い人たちを自分用の「お気に入り」として、まとめて登録することができ、用途によってグループ分けができるので、プロジェクトごとで管理する方法が便利です。

Cloudstep カレンダーのお気に入りの追加方法は以下で設定できます。

 

1. トップ画面の歯車アイコンから[設定]を選択します
2. [お気に入り設定]を選択し、お気に入り設定画面を表示します。
3. お気に入り名称、ユーザー、設備に追加をし、完了ボタンを押します。

上記をする事で、利用頻度の高い会議室などがお気に入りに追加され、簡単に会議室の予約ができます。

実は Cloudstep カレンダーは他にも設定できます。

Cloudstep カレンダー基本画面の表示(表示人数、カレンダーの開始曜日、表示時間など)が変更できます。
普段良く使う表示をデフォルトで設定する事で、すぐに設定できたり、不要な設定を除外する事でシンプルで簡単に利用できます。

 

以下、各項目の設定の説明になります。

▼一度に表示するメンバー
1画面に表示するメンバーの最大数を入力します。

 

▼カレンダーの開始曜日
個人月画面での週の開始曜日を設定することができます。

 

▼日ビューの表示時間
[グループ日] 画面でのカレンダーに表示される時間帯を、設定
することができます。

 

▼言語
[日本語] または [英語][スペイン語][中国語(簡体)][中国語(繁体)]
に切り替えることができます。

 

▼TimeZone
約 200 ヶ国のタイムゾーンに変更することができます。

 

▼初期表示
Cloudstep カレンダーにアクセスした際のトップ画面と予定作成時の
参加者選択の初期表示を設定することができます。

 

▼表示する祝日
世界各国の祝日を表示することができます。

 

▼予定の重複アイコン
予定が重複した場合に、対象予定の件名にアイコンを表示します。

 

▼ToDo リスト表示期間
個人月の ToDo パネルに表示する期間を設定することができます。

 

 

最後に

「Cloudstep カレンダー」は、ブラウザ上で組織などの予定の表示・作成を可能にするサービスです。
Google カレンダーでは不足している組織ごとの予定の一覧を表示できるほか、
個人毎に作成も可能となっており、日々のスケジュール確認、登録をより簡単に行えます。
役職を含めた組織階層(部署)毎に、ユーザーをまとめて表示できるため、
Google カレンダーでは確認しづらかったチームの予定が確認しやすい仕様になっています。

気になっていただけた方は是非、無料トライアルで体験してみて下さい。

▼オンライン体験サイト
https://cloudstep.net/trial/

▼Cloudstep カレンダーの製品詳細はこちらです。
https://cloudstep.net/calendar/

また、Cloudstep カレンダーで業務を最適にしたい方は、ぜひお問い合わせ下さい。

 

さらにパワーアップする Google Meet、背景ぼかし機能がついにリリース!

さらにパワーアップする Google Meet、背景ぼかし機能がついにリリース!

 

 

こんにちは。
在宅勤務でのオンライン会議が増え、家の背景が分かってしまう。
恥ずかしい思いなどしたことありませんか?

そんなトラブル時に、すぐに背景を隠せたらなと思いますよね。
簡単に背景を隠せたら、オンラインで会議も気にすることなくできますよね。
今回は、Google Meetの新機能、背景ぼかし機能をご紹介します。

また、Google Meet プレミアム機能提供も9月30日で終了するので、合わせてご案内します。

Google Meet プレミアム機能提供終了

現在、ご利用頂いている、Google Meet プレミアム機能の無償期間は2020年9月30日(水)
までとなっています。利用終了まで残りわずかです。

 

現在、最大250人が同時参加できるビデオおよび音声会議(Google Meet、Google Chat)
やドメイン内での最大10万人に配信できるライブストリーミング、Googleドライブへの会議記録などの無償期間が終了します。

 

2020年10月1日以降は、G Suite のエディションによって、利用できる機能が異なるので、
次の「2.Google Meet でできること」をご確認下さい。

Google Meet でできること

Google Meet でできることは、それぞれのプランによって異なります。
各プランの違いについて、記載します。
大きく異なるのは、参加者数の上限やライブ配信可否です。ができるかどうかが、
プランによって異なります。
以下、各エディションごとの違いを記載しています。

 

【G Suite Basic】
・会議時間無制限
・参加人数100人まで
・画面共有
・タイル表示

 

【G Suite Business】
・会議時間無制限
・参加人数150人まで
・画面共有
・タイル表示

 

【G Suite Enterprise】
・会議時間無制限
・参加人数250人
・ノイズキャンセル
・ライブストリーミング
・会議録画

Google Meet 新機能で背景ぼかしが可能に

特に、在宅勤務中にGoogle Meetを利用し会議を行っているユーザーの待望の機能である、「背景ぼかし機能」が利用可能になりました。
在宅で生活感がある背景を隠す事ができるため、オンライン会議中に気にかけなくても良くなりました。
背景ぼかし機能は、自動的に通話中のユーザーと背景を分離し、背景だけにぼかしをかける機能です。

ブラウザ内で直接機能し、拡張機能や別途ソフトウェアをインストールする必要はありません。
背景ぼかし機能はデフォルトでは OFF になっていますが、設定で ON / OFF することが可能です。
機能追加の対象は、G Suite利用者全員と個人のGoogleアカウント持つユーザーで、Google Meetで会議に集中しやすい機能を追加しています。

最後に

現在、GoogleカレンダーやGmailをお使いであれば、数クリックで簡単にGoogleカレンダーでGoogle Meetのオンライン会議URLを発行でき、Gmailに通知できるので、新機能が追加され、より利用しやすくなったGoogle Meetをご活用下さい。
また、Google Meetを利用していない方でも、G Suiteをお使いであれば、Google Meetを利用できますので是非、Google Meetでオンライン会議を開催してみて下さい。

 

セキュリティその設定で大丈夫?便利な共有の落とし穴

セキュリティその設定で大丈夫?便利な共有の落とし穴

 

 

こんにちは!

暮らし方はぐっと変化があり、働き方にも大きな変化「リモート」導入にあたり、企業側ではオフィス契約を解約する流れが相次いでいるそうですね。
それに伴い、自宅のあり方にも変化があるようで。

戸建てであれば、玄関に上着収納や玄関すぐに簡易的な手洗い場を設けたり、
自動ドアですぐにお風呂まで入れるようにと、健康を考えられた設計がされているとか。
マンションでも、リモートで仕事する人を考えたリノベーションがされたり、自宅のあり方さえも、大きく変化がありますね。
ここまでそれぞれの企業が今置かれている状況に立ち向かい、取り組みを実施していっていることに本当に感心します。
今は新型コロナウイルスへ悩まされていますが、ワクチン等が普及した頃に、また、疫病が流行るかもしれないですし、暮らし方もこれから世界での課題ですね。

 

さて、今回は Google ドライブの共有設定について。
共有のしやすさがゆえに、油断していませんか?セキュリティ。
今回はドライブの共有において、どうセキュリティ対策を行うべきかご紹介していきたいと思います。

 

Google ドライブの共有を油断していると?

 

ドキュメント、スライド、スプレッドシート、便利で効率的な Google ドライブ。

共有もアドレスさえ打ち込めば簡単に共有ができ、もうメールでファイルを送信しあい、ファイルを編集しあう時代は終わりをむかえていますね。
Google ドライブは同時編集が行え、リモートワークが推薦されるコロナ禍でも
支障なく業務を行えるサービスです。

 

ここで、みなさまに確認していただきたいのですが、
Google ドライブサービス、セキュリティ対策は大丈夫ですか?

 

基本的には管理者側で、Google ドライブの外部共有をオフにしていると思います。
ひょんな拍子で、外部共有をオンに設定されていませんか?
また、組織ごとの設定で外部共有をオンで設定している場合は、
その組織の見直しは随時行われていますか?
必要のない外部共有のオンは、状況ごとに都度確認をすべきです。

 

万が一外部共有がオンな状態で、
「リンクを知っている全員」で共有設定を行っている場合はリンクさえ把握していれば関係のないユーザー、どなたでも情報が確認できてしまうことをお忘れなく。

 

しかし、外部共有の設定がオフだからといって安心してはいけません。

例え、内部であっても、「ドメイン内のリンクを知っている全員との共有」の設定も見直しが必要。
なぜなら、内部全員が検索可能なためです。

 

内部だからといって、検索さえすれば出てきてしまう状態だと、
外部との大切なシークレット案件も、担当者以外へも確認ができてしまいます。
シークレット案件なのに、これはいまひとつですよね?
万が一、案件情報を内部の人間が外部へ漏らしてしまうかもしれませんから…

少し冷や汗をかかれた方いらっしゃいませんか?
いっしょにGoogle ドライブの見直し、はじめましょう!

 

 

Google ドライブの共有設定の確認

 

まず、管理者の設定を確認しましょう。

管理コンソールへアクセスしてください。

 

 

 

このように、会社全体の外部との共有はオフで設定することで、ひとまず、外部からのアクセスを防げます。
※G Suite Business 以上のエディションではホワイトリスト登録が行え、
 外部との共有は、信頼した企業とのみ行えるといった細かな設定が可能です。

続いて、リンク共有の設定も確認しましょう。

 

 

リンク共有のデフォルト設定をオフで設定しておくことで、作成したファイルのオーナー以外は基本的に自発的に共有を行うことになります。
オーナーが都度、共有者の確認を行えます。

 

この、毎回の手間を発生させることで、
セキュリティを常に重点的に置くことができます。

 

管理コンソールでは大部分の設定、確認できましたね!
では、ここからは少し細かな詳細設定を確認しましょう。

 

Google ドライブのセキュリティ対策はこれでばっちり!

 

大部分の設定は先ほどの確認で行えました。
でも、この状況下ですから、外部との共有がどうしても必要な場面もあるはず。

例えば、Google Meet での外部MTG、お互いにファイルを同時編集行っていただけますし。
ファイルを共有したい際、大部分の設定がオフだと実現が難しいです。

 

管理者へ、”OOの件で外部共有をする必要があります。”と申請制にし、さらに期間も提出するように運用を行えば、100%防ぐことはできなくても、期間を限定とした外部共有オンであれば、少なくとも、セキュリティ事故対策を行えます。

※G Suite Business 以上のエディションではホワイトリスト登録が行え、外部との共有は、信頼した企業とのみ行えるといった細かな設定が可能です。
 さらに組織・グループごとでの共有設定が可能です。

また、ファイルごとの共有を「制限あり」で設定を行うことで
ファイルごとに確実なアクセス管理を行っていただけます。

 

 

「追加されたユーザーのみが、このリンクから開くことができます」
まさに、オーナーが追加したユーザーしか、アクセスができません。

 

それに加え、共有設定までも、共有したユーザーが勝手にファイルへアクセスできるユーザーを追加できないように設定をすることで、さらにセキュリティ対策を行っていただけます。

画面右側の歯車マークから設定が行えます。

 

 

上記の設定では、ダウンロードや印刷、そしてコピーを行える設定ですが
✔部分を部分を外していただくことで、閲覧者と閲覧者(コメント可)へは、
ダウンロード、印刷、コピーを行えないように設定もできます。

 

 

さらに、オーナーではファイルの共有ユーザーを指定後、細かなアクセス方法の指定までも設定ができます。
一時的なアクセス権の指定です。

 

 

例えばですが、案件は○○日で終わるから~と事前に日にち指定さえすれば、
以降は該当のユーザーのアクセスは行えなくなります。
こちらも設定されてみてはいかがでしょう?

 

このように、大部分が外部共有オンでも、
ファイルごとでセキュリティを確保する方法もできるんです。
もちろん、大部分の外部共有がオフの場合も、ファイルごとの管理は大切。
セキュリティ対策、万全に整えましょう。

 

最後に

いかがでしたでしょうか?

わたしが Google ドライブを利用しはじめた頃に比べ、詳細な共有方法が行えるようになっています。
Google ドライブの機能をしっかり利用し、セキュリティ対策を。

この記事をきっかけに、見直しのお役立てとなれたら嬉しく思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。