パッと色で予定の種類がわかるカレンダーを使ってみませんか?

パッと色で予定の種類がわかるカレンダーを使ってみませんか?

 

 

こんにちは!

真夏到来で、暑いとどうしても食欲が…としっかりごはんを取れなくなる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

梅雨明けして数日ですが、ちゅるんと食べれる麺類をどうしても欲します。
韓国の冷麺で水冷麺というものがあります。
韓国語でいうとムルネンミョンですね。

 

わたし韓国語はネイティブにお話ができるんです。ちょっとした特技(笑)
日本の冷麺よりずっとさっぱりとした冷麺です。
中に氷が入っていて、麺もねずみ色をしています。
日本同様にお酢を追加したり、マスタードを入れて食べたり。

 

韓国にいくと、サムギョプサルを食べますが、冷麺にサムギョプサルを乗っけて食べるのもおすすめです。
今は韓国旅行は難しいですが、韓国料理屋さんで是非注文してみてくださいね!

 

さて、今回は 業務を行うに必須なカレンダーについてお話します。
テレワークを促進されるなか、あのひといまなにしてるのかな?とならないよう、カレンダーをこれまで以上に活用した運用方法をされている企業さまも多いと耳にしたことがあります。

 

今のクラウドカレンダーより予定の確認がもっと簡単に?パッと見て簡単に予定確認が可能なカレンダーサービスが弊社にはご用意がございます。
今まで以上に満足がいく運用が?
詳細については、これからお話しますね♩

 

クラウド型カレンダーのメリットとデメリット

 

これまで、卓上のカレンダーやスケジュール帳は社会人にとって必需品だったと思います。

現在は簡単に予定の招待や予定を共有のできるクラウド型カレンダーを利用されている方がかなり多く占めていらっしゃるかと思います。
口頭での予定を確かめ合い、それぞれで予定をノートへ書き込む時代が…激変しましたね。

わたしは Google カレンダーを愛用しています。
複数人の予定の調節は AI機能で自動で調節してくれますし、
Hangout Meet の作成も同時にできるので、テレワークをかなり
支援してくれているサービスだと思ってます。

 

メリットばかり浮かびがちなクラウドカレンダーですが、では、デメリットは?
スケジュール帳だけの予定だと、自分の関係の関わる予定しか表示がないはず。

もちろん秘書業務や上司の予定を記載されていた方もいらっしゃるかと思いますが、基本的には、”自分の情報”だけだったはずです。
Google カレンダーを会社で使用して、情報量が沢山。
あれもこれも表示されてちょっと邪魔、見づらいを感じた方はいませんか?

ユーザー毎に色分けが可能な Google カレンダー

 

Google カレンダーではそんな見づらさ、予定の確認のしやすさを求めたユーザーごとで色分けが行えます。
Googleカレンダーをご利用の方は、この色がこの人、この色はこの人、と色で認識付けられてる方もいるのでは?

 

 

色分けをはじめ、Google カレンダー画面左側の操作で表示非表示も簡単にできる優秀なGoogleカレンダー。

常に予定を確認したい上司、チームのメンバーさえ表示すれば、基本的に確認しやすいは自分で作成できます!ただこちらの設定についてはパソコン端末での操作が必須。

常にスマートフォンの方はわざわざパソコン操作か…と表示変更面倒だな。や、ユーザーごとよりも予定毎で色分け出来ればなあ…と思った方いらっしゃいませんか?

はい!弊社の提供する Cloud stepカレンダーであれば予定回ごとの色指定が可能なんです。

予定の種類毎に色分けするとこんなに見やすい!

 

弊社のサービスCloud stepカレンダーでは、みなさまお使いのGoogleカレンダーと連携ができるのはもちろん、予定をカテゴリー分けで色分けができるため、より見やすさが重視できます。
予定回ごとで色分け、どんな感じで行ってみましょうか?

 

―色分けおすすめ運用―

 

その1:まず、大事な予定は目立つ色で!
ここぞって予定は赤色に。
気がより一層引き締まること、間違いなしです。

 

その2:会議/出張/休みなどを色分け!
例えば会議カラーを緑。出張を紫。休みは水色。

 

 

一目でわかりますね!
この人は今…がパッと区別できます。
どれどれ?と予定タイトルで確認する手間がたったの一瞬で!

 

また、先日その色分けに使用するカラーが増えました。
元々は16カラーでしたが、2倍の32色へ!

 

 

カテゴリーに設定できる色の種類が増えたということは、
更に色別で予定確認ができますね。
この案件のMTGは黄色。などとカテゴリー分けすると
更に予定確認も効率UP間違いなしですね。

 

最後に

 

いかがでしたでしょうか?
Cloud stepカレンダーのご紹介。
Googleカレンダーにはない欲しかった機能を…たくさん弊社では提供させていただいてます。

既存のデジタルカレンダーをもっと充実させる、
おすすめなCloud stepカレンダー。
少しでも気になっていただけた方は是非、無料トライアルで体験してみて下さい。

▽無料トライアル
https://cloudstep.net/trial/

その他 Cloud stepでは、みなさんのあの機能がほしかった…に注力した便利なサービスが沢山です。
是非サービスページも確認くださいね!

▽Cloudstep サービスページはこちらから
https://cloudstep.net/connect/

それでは、最後までご既読ありがとうございました♩

 

セキュリティー強化で安心安全なデータ共有を!

セキュリティー強化で安心安全なデータ共有を!

 

 

こんにちは!

今日から 8 月です。
毎年、暑くてやってられないという真夏なイメージですが、
わたしの住む関東では未だ梅雨があけず…
どんよりとした空、やんだりふったりな梅雨らしい天気が続いています。
こんなに梅雨が長引くのはいつぶりでしょうか?
梅雨が明けると通年よりも暑い夏がやってくるそうですよ~!
今は気温の変化も激しいので、むやみに病院にいくことが難しい今、体調管理もしっかりしていきたいですね!

さて、今回は Google ドライブ 【ホワイトリスト】機能についてご紹介します。
G Suite には Basic / Business / Enterprise とエディションがあります。
今回ご紹介するホワイトリストは G Suite Business からご利用がいただけます。
ホワイトリストっていったいどんな機能なんでしょう?
詳しくお話しますね。

 

Google ドライブのホワイトリストって?

G Suite ご利用で、Google ドライブをご利用みなさまには絶対しってほしい設定【ホワイトリスト】。

先ほどの冒頭でも少しお話しましたが、G Suite の Business 以上にある設定になります。

G Suiteのホワイトリスト機能を使うと、信頼する組織のドメインを
ホワイトリストに登録することで、その組織内のユーザーと Google ドライブを使ってファイルを共有できるようになります。
相手組織内のユーザーからもファイルを共有してもらうことができます。

 

ホワイトリストの設定でセキュリティー対策?

 

昨今の状況から外部とのやりとりに困惑されている方も多くいらっしゃるかと思います。
直接出向いて、提案資料をお渡ししたり、それが今は難しいですもの。
こんなに長引くなんてきっと世界中の誰もが思ってみなかったでしょう。

 

G Suite を扱う弊社では、外部とのやりとりをするにあたっての Google ドライブの共有設定のお問合せやセキュリティーばっちりで運用したいなどのお問合せが急増しています。

 

”セキュリティーを確保しながら、の外部とのやりとりを行いたい”
みなさまもちろんそうですよね。
ホワイトリストや、より詳細な Google ドライブの設定ができるので
弊社では G Suite Basic から G Suite Business へアップグレードされる
ユーザー様が増えています。

 

G Suite の比較セミナーも実施させていただいておりますので
ご参加ご希望の方は是非お問合せください。

▽セミナーお申し込みはこちらから
https://cloudstep.net/seminar/

 

セキュリティーをどう確保する?という課題は
ホワイトリストを利用することで、
”外部との共有は全く行わせません”を前提条件とし、
”でも、この会社とは行ってもいいよ”の設定が可能という
細かいワガママを解決してくれる設定なんです。

 

管理者アカウントで、簡単に共有されたい
外部ドメインを登録するとホワイトリスト設定は完了です。

 

Googleドライブのドキュメントやスライド、スプレッドシートであれば
該当のファイルを内部同士での共有方法と同様操作で、ホワイトリストへ設定した外部とのファイル共有が可能です。

 

こんな、簡単に、セキュリティー◎、そしてお互い円滑に、共有が可能です。

ホワイトリストを利用して円滑に共有を行えば、きっとこれまでの訪問して移動時間がかかってたり遠方であれば、その移動時間や出張費もなくなり、現在のコロナ状況が収束してからも効率化が求められる現代ならこれからもこの体制は変わらないんだろうな~とも考えます。

 

ホワイトリストのセキュリティー対策、みなさまご理解いただけましたでしょうか?
魅力が伝わってると嬉しいです。

ホワイトリスト利用の注意点

 

ホワイトリストに登録のできるドメインは、G Suite を使用しているドメインである必要があります。
なので、外部ホワイトリストを登録する際は信頼する組織または会社に、その組織のユーザーが G Suite アカウントを持っていることをあらかじめ確認してください。

G Suite ユーザー同士だと確実にセキュリティーを確保したまま共有ができます。簡単なホワイトリスト登録で安心確実共有。

 

また、現在の仕様では Google ドメインのホワイトリスト登録に対応しているのは Google ドライブ、Google サイト(新しいGoogleサイト)、Classroom のサービスです。

終わりに

いかがでしょうか?
今回はこの状況化での課題、外部とのファイル共有方法のセキュリティー確保編として【ホワイトリスト】の設定をご紹介させていただきました。
ホワイトリストの設定で、安心安全にそして円滑に外部とのやりとりを行っていただけたらと思います。

少しでもこの状況下でのご運用へお役立てとなれますと幸いです。
ありがとうございました。

 

ドライブファイルストリームを使ってGoogleドライブをローカルでらくらく操作!

ドライブファイルストリームを使ってGoogleドライブをローカルでらくらく操作!

 

 

こんにちは!
GoToキャンペーン、みなさまは詳細ご存じですか?
コロナの影響で落ち込んだ観光消費などを促す取り組みとして政府が企画したキャンペーンです。
現在感染者の増加や拡大の恐れで、署名活動がはじまり、5日間で9万人もの賛同が集まっているとか。
旅行に行きたい気持ち、わたしもわかります。
が、今このキャンペーンを打つことには反対ですね。
キャンペーンの予算を医療機関や九州豪雨の被災地、旅行関係の企業へ回してほしいとわたしも思いました。
政府も政府で、どうにかと対策を打ってもやっぱり With コロナは難しいですよね。
インフルエンザのようにはやく薬やワクチンが完成しますように。

 

さて、今回は ドライブファイルストリームについてご紹介します。
まだご存じない方必見の Google 業務効率化サービスについて詳しくご紹介します。

 

Google ドライブファイルストリームとは?

Google ドライブファイルストリームは自分のPCの容量を消費しないまま、パソコンのファイルをGoogleドライブに預けることができるサービスです。

 

アプリのダウンロードが必要になりますが、一度インストールしてしまえばChromeやIEなどブラウザを立ち上げ、Googleにログインしドライブにアクセス、、、といった手間を省いてドライブのファイルを見ることができます。
エクセルやワード、別途アプリが必要なファイル(aiファイルなど)はドライブファイルストリームからワンクリックでアプリケーションが立ち上がり、すぐに編集ができます。

 

Googleドライブファイルストリームの使い方

ドライブファイルストリームがPC上に無い方はこちらからダウンロードを行ってください。
https://support.google.com/a/answer/7491144?hl=ja

 

「ドライブ ファイル ストリームをインストールまたはデプロイする」より、お使いのOSをクリックし、[今すぐダウンロード]をクリックします。
アプリケーションをダウンロード後は画面の指示に沿って設定を行ってください。

 

では、実際のドライブファイルストリームの画面を見ていきましょう。
ドライブファイルストリームをインストールすると、パソコン上にGドライブが作成されます。
「Google Drive file stream」をクリックすると、「マイドライブ」と「共有ドライブ」へのアクセスができます。
※共有アイテムはアクセスできません。

 

 

「マイドライブ」をクリックすると、ブラウザのGoogleドライブ上に保管されているファイルが表示されます。

 

 

■ファイルの開き方
ファイルを開く場合は、ドライブファイルストリームから該当ファイルをクリックすることで開くことが可能です。
ドライブファイルの場合はブラウザが別途立ち上がりますが、エクセルなどに関してはローカル上でアプリが立ち上がり、編集ができます。

 

■ファイルアップロード方法
ファイルアップロード時は
 ・「デスクトップ」や「ドキュメント」などローカルからドラッグ&ドロップ
 ・右クリック >「新規作成」よりファイル、フォルダの作成が可能です。

 

■ファイル削除方法
削除の場合は
 ・ファイルを右クリック >「削除」
 ・「delete」キーを押す

 

■ファイルをオフラインでも利用できるようにする
「オフライン環境でもドライブのファイルを編集したい!」
「万が一ネットワークが切れてしまってもこのファイルだけは編集できるようにしたい」
といった場合に、オフラインでも利用できるようにすることができます。
オフラインで編集したいファイルを右クリック >[ドライブ ファイル ストリーム]>[オフラインで使用可能にする]をクリックすることでオフラインでも利用可能です。

 

 

ただし、この設定を利用する場合はG Suite管理コンソール側でオフラインの利用を
許可する設定が必要になるのでご注意ください。

Google ドライブファイルストリーム利用の注意点

ブラウザを立ち上げることなく利用できる、ドライブファイルストリームですが、
いくつか注意点や使いづらい点があります。

 

■共有アイテムにアクセスができない
 ドライブファイルストリームの現在の仕様として、「マイドライブ」「共有ドライブ」はアクセスができますが、他のユーザーがオーナーである共有アイテムは利用ができません。
 共有アイテムを開きたい場合はブラウザを立ち上げてGoogle ドライブにアクセスする必要があります。

 

■PCの空き容量を超えたファイルをアップロードできない
 大きなファイルをアップロードする、複数のファイルをアップロードする際に起こりがちですが、ファイルアップロード時に
 ”Google Drive file Streamに十分な領域がありません。
  これらのファイルをコピーするには、さらに○○GB必要です。”
 というエラーが表示されます。
 「ドライブファイルストリームってそもそもPCの容量消費しないのでは?」
 と思われる方もいますが、ドライブファイルストリームの仕組みとして、
 ファイルそのものはクラウド上にありますが、都度ファイルの情報を
 読み込んで表示させています。
 この際にファイルの情報がキャッシュとして残り、少なからずPCの容量を
 消費することになります。
 

 

 ファイルアップロードにおいても、ファイル自体は一旦ローカルの容量を消費した状態で保存され、クラウド側に同期されます。
 そのため、ドライブファイルストリーム経由でファイルをアップロードする場合は、PC側も容量を空ける必要があります。
 
 

ドライブファイルストリームから一旦ログアウトする、不要なファイルを
 消すなどしていただくことでキャッシュが消えます。

 

■ネットワーク環境でプロキシを設定されているとうまく使えないことがある
 ネットワーク環境によってはドライブファイルストリームが立ち上がらないことがあります。
 社内のネットワーク環境でプロキシを設定されている場合は、
 ドライブファイルストリームの[設定]>[ネットワーク設定]>[プロキシ設定]にて「直接接続」を選択してください。

 

最後に

 

使い方によってはとても便利なGoogle ドライブファイルストリームです。
容量無制限のG Suite Business以上のプランを契約されているのであれば、ドライブファイルストリームを使ってみてもいいかもしれません。
もちろん、Basic利用でもドライブファイルストリームを利用できるので、是非使ってみてください!