メール誤送信を防ごう！あなたのそのメールはそのまま送って大丈夫？

こんにちは！

写真共有の SNS が流行し、今やすっかり動画の時代が浸透しましたね。
これまで料理レシピは写真やテキストの紹介でしたが、今やすっかり動画レシピへシフトしてきたと思います。
写真でみるのもいいですが、やっぱり動画だとより想像がつきやすいと思います。

この10年でガラリと日常が変わりましたが、
これからの10年でさらに変化があるかと思うとわくわくしますね。

例えば、今だと動画を超えるものはなさそうだなあという認識ですが、
動画を超えてくる何かが誕生するかもしれませんね！
空飛ぶ車が珍しくない、そんな日は遠くはないかもしれません。

さて、今回はビジネスで重要なメール送信について。
「あ、送ってしまった！」と確認不足で宛先が違ったといった経験、ありませんか？
どうしたら誤送信しなくなるか、そして誤送信防止ツールについて紹介します。

メール誤送信のパターン

メール誤送信が発生してしまうパターンはいくつかありますが、
今回はよくある宛先 / 添付ファイルのミスについて記載していきます。

　＜宛先ミス＞
1 つ目は、メールの宛先を間違えてしまうパターンで、情報漏洩につながるリスクが高いものとなります。

・全く関係ない人に送ってしまう

・同姓同名に送ってしまう

・Bcc で送るべきところを To/Cc で送ってしまう　　など

＜添付ファイルミス＞
2 つ目は、メールに添付するファイルを間違えるなどのパターンで、ファイル情報が他の人に流出してしまう可能性があります。

・ファイル添付せずに送ってしまった

・送るべきファイルを間違えてしまった

・暗号化せずに機密情報を送ってしまった　　　　　　　など

今すぐできるメール誤送信対策

よくある誤送信パターンを紹介しましたが、これらの誤送信は全てよく確認すれば防げる内容ばかりですね。
そのため、ここではよく利用されている Gmail などのメールソフト内の機能を利用するなど、今すぐできる、誤送信を防ぐ 4 つの方法を紹介します。

・オートコンプリート機能をオフにする
　宛先欄に名前を入れると自動で候補を表示する機能をオフにすることで、アドレス帳から宛先を選ぶため、宛先誤りを減らせます。

・送信取り消し機能をオンにする
　すぐに送信しないことで、間違いに気付いたときに送信を取り消すことができます。

・連絡先やアドレス帳を有効活用する
　会社や部署を正しく登録することで、同姓同名の間違いや宛先間違いを防ぐことができます。

　
・第三者の人にクロスチェックしてもらう
　他の人に見てもらうことで、宛先を Bcc にするべきを Cc にしてしまったや、添付ファイルの暗号化をしていないなど、作成した自分では気づかなかった誤りを指摘してもらえます。

上記に記載したようにメールソフトの機能を利用すれば、誤送信を防ぐことはできますが、もっと簡単に誤送信防止を防ぐために、専用のツールがあることを知っていますか？

ここでは便利な無料の誤送信防止ツール Safety for Gmail を紹介します。

Safety for Gmail は Chrome の拡張機能となります。
Chrome ウェブストアから Safety for Gmail を検索し、[Chrome に追加]を選択するだけ！

自社内でメールをやり取りするときは、ドメインが1つですが、誤ってクライアント様のメールを追加してしまったときは、自社とクライアント様の2社となりますね。

このツールはドメインが 2 つ以上含まれている場合に、ドメイン外のメールアドレスをハイライト表示にし、送信先を再確認できる警告画面が自動的に表示されます。
これで、クライアント様が含まれていれば簡単に気付くことができますね！

なお、警告画面ではメールの送信を取り消したり、Bcc 変換して送付することができますので、気付いてすぐに修正→送信！とスムーズにメールが送れます。

Safety for Gmail は無料のツールで気軽に使用できますが、

「警告画面のメッセージを変えたい。。。」

「添付ファイルがあるときのみ警告画面を表示したい」

「ドメイン外の宛先が 1 つもない場合でも警告画面を表示したい！」　　　など

自分たち専用にカスタマイズしたくありませんか？

そこで！Safety for Gmail ではあなたの要望に答え、希望に沿ったカスタマイズをすることが可能です。

例えば、
・添付ファイルがあるときは必ず警告画面表示
・警告画面の宛先表示にチェック欄を表示
・ドメイン外がある場合は、そのまま送信できないように、送信ボタンを非表示　　　など

どのようなことを注意しなければいけないか、それぞれ会社毎に異なると思いますので、カスタマイズを行うことで誤送信防止ツールを格段に使いやすくなります。

メール誤送信は誰でも起こしてしまう可能性がありますが、実際に誤送信をおこなってしまうと、信用問題や情報漏洩にも関わります。

防ぐには、メールを利用する人が気を付けることが一番ですが、誤送信を行さない仕組みを作ることも大事です。

無料で試して、使い勝手を検討した後に、さらに自分たち用にカスタマイズできるツールを使うと、自分たちだけで気を付けるよりも誤送信防止に有効です。

▼気になった方はまずは無料版をお試しください。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。