サービス終了間際！新しい Google サイトへ移行できていますか？
普段パソコンやスマートフォンを使ってすることと言えば、パソコンやスマートフォンで動画を見たり、ウェブサイトを検索して閲覧したり、訪れたサイトから様々な情報が得られますよね。
そのようなウェブサイトって、実際どうやって作っているのか、もしくは素敵なサイトを作ってみたいけど、パソコンの知識がないと完成度の高いものは作れないのでは・・と、なかなか難しいイメージがあるのではないでしょうか。
しかし、そのようなウェブサイトは Google 機能のひとつでもある「 Google サイト」を利用すると簡単に作れてしまうのです。
さらに、弊社サービスである「Cloudstep ポータル」も併用することで、
ビジネスや個人でも汎用的にご活用いただけるかと思います。
Google サイトと、この後紹介する弊社サービス Cloudstep ポータルにはどんな魅力があるのか、早速、ご紹介していきます！
1. Google サイトとは？
Google サイトは、テキストや画像、動画などのファイルを埋め込むだけで
ウェブサイトが構築できるサービスです。
簡単な操作、クリックとドラッグ＆ドロップで作成、編集が可能なため、作成に知識は必要ありません。
また、細かな公開設定が可能なため、社内だけでの利用、
そして特定のユーザだけでの利用が可能です。
公開設定は次のように設定できます。
・特定のユーザーのみと公開
・組織内ユーザー全体に公開
・インターネット上に公開
掲示板として、滞ってしまっている社内コミュニケーションを
円滑にするため、社内サイトとしてご利用いただくことはもちろん、
他社とのプロジェクトを進める上で円滑な情報交換のため、
サイトを設置されてはいかがでしょうか。
1-1. 以前の Google サイト
以前の Google サイトは HTML の記述ができるため、自由にカスタマイズすることができるのが大きな特徴です。
そのため、Google サイトを利用してホームページの作成など、ページごとに見栄えを大きく変えることができます。
なお、自由にカスタマイズできるのが特徴ではありますが、HTML がわからない場合でも、テンプレートを利用して作成が可能です。
例えば、社内の通知用として利用できるお知らせページやファイルを載せられる、ファイルキャビネットなど、テンプレートを選択した時点ですぐに利用することができます。
HTML でカスタマイズできる人にとっては自由度が高く、好きなようにデザインできるのが魅力的ですが、今後はクリックやドラッグ＆ドロップで作成できる新しい Google サイトが主流となります。
※後述しますが、以前の Google サイトは 2022 年 1 月頃でサービスが終了となります。
1-2. 新しいGoogle サイト
新しい Google サイトは以前の Google サイト同様、Google サイトにアクセスすることで新規作成が可能です。
新しい Google サイトは以前の Google サイトに比べて簡単に作成することができるため、初心者の方でも安心して作成することができます。
テンプレートがいくつか用意されているので、初心者の方はテンプレートを活用してみてはいかがでしょうか。
テンプレートを利用しない方は、初めに Google サイトのテーマを決定します。
［テーマ］をクリックすると下記の画面が表示されるので、任意のテーマを選択します。
あとは作成したいイメージに必要な機能を埋め込んでいきます。
基本的には画面右側に表示されている、［挿入］の機能を利用して作成が可能です。
テキストボックスでは文字の種類、大きさ、色等を調整できるのでページに合わせて活用してみてください！
サイトの下書き作業が完了後、公開する際に URL を指定し、［公開］をクリックすることでユーザーに公開されます。
2. 今後のサイト移行スケジュール
Google 社から正式に公開されている現時点（2021 年 4 月 23 日）での今後のサイト移行スケジュールについては、以下のとおりです。
2021年5月以降
以前の Google サイトで新しいウェブサイトを作成できなくなります。
2021年10月以降
以前の Google サイトで作成されたコンテンツが編集できなくなります。
2022年1月以降
以前の Google サイトで作成されたコンテンツが表示できなくなります。
※以前の Googleサイトは、HTML形式となり Googleドライブに保存されます。
※アーカイブにはページの HTML と 添付ファイルが含まれるため、
元のサイトと一致しなくなる場合がございます。
上記のスケジュールも踏まえて、ご運用くださいませ！
3. 知っておくと便利な機能
新しい Google サイトを利用する上で知っていると便利な機能や運用方法をいくつかご紹介します。
〇アクセスを制限したページ
新しい Google サイトでは以前の Google サイトのようなページ毎のアクセス制限を行うことができません。
そのため、今までのような「ホームページは全員共通でアクセスでき、その後ユーザー毎にアクセスが制限・許可されたページに飛ぶ」といったことができなくなります。
もしも、ページ毎にアクセス制限を設けたい場合は、「別のサイトを作成しリンクで誘導する」といった方法であればアクセスを制限することができますのでお試しください。
例：①ホームページを作成する
↓
②各部署毎のページを別サイトとして作成する
↓
③作成した各部署のページ（サイト）をホームページに追加する
〇YouTube 以外の動画の設定方法
新しい Google サイトの機能として YouTube の動画をサイトに設置することができますが、YouTube 以外の動画もサイトに設置することができます。
①ドライブに動画をアップロードする
↓
②アップロードした動画を右クリックして［リンクを取得］を開く
↓
③［リンクをコピー］でリンクを取得する
↓
④ Google サイトの［埋め込む］で URL の部分にコピーしたリンクを貼り付ける
〇Google グループを掲示板として利用する
以前の Google サイトにあった「お知らせ」ページを作成する機能は、新しい Google サイトでは利用することができません。
そのため、掲示板のようなものをサイトに設定したい場合は別の方法で行う必要があります。
ここでおすすめが、 Google のグループを掲示板として利用する方法です。
ビジネス向け Google グループ（グループの機能）を組織で有効にする必要はありますが、この方法であれば簡単に掲示板を作成することができます。
①ビジネス向け Google グループのサービスを使用して、グループを共同トレイにする
↓
②Googleサイトの［ボタン］機能を利用して、グループの掲示板にアクセスする URL を
アクセス先に設定する
↑ 新しい Google サイトの「ボタン」「リンク」「画像」機能を使用すれば、こんな感じのリンクアイコンも作成することができます。
上記の他にも Google アナリティクスとの連携等、他のサービスとの連携もできます。
以前の Google サイトからできなくなったことも多いですが、「誰でも直観的に作成できる」「機能を組み合わせることができる」等のメリットも多くあるので、自分達だけのオリジナリティに溢れるサイトを作成してみてください。
次章で紹介する弊社のオリジナルサービス『 Cloudstep ポータル 』 に、
是非、新しい Google サイトを連携されてみてはいかがでしょうか。
4. Cloudstep ポータルを使ってみよう
新しい Google サイトについて、理解していただけでしょうか？
この章では、新しい Google サイトに埋め込める Cloudstep ポータルについて説明します。
Cloudstep ポータルとは、全社員共通の社内ポータルを作成できるサービスとなります。
このサービスを使うことで、Google サイトに必要な情報だけを載せ、情報共有を効率化することができます。
Google サイトにガジェットとして載せられる情報としては、以下の Cloudstep サービスとなります。
・Cloudstep カレンダー
・Cloudstep シェア
・Cloudstep ワークフロー
ガジェットを設定すると、それぞれの情報がポータルの一つの画面に表示され、選択することで各サービスに遷移することも可能です。
また、管理者にてカスタマイズ可能なリンクアイコンをまとめたガジェットもあります。
国産グループウェアである Cloudstep ポータルは、日本企業が使いやすいサービスとなります。
Cloudstep ポータルについて、もっと知りたい場合は、こちら をご確認ください。
また、弊社では Google Workspace での運用をサポートさせていただいている
カスタマーサクセスチームがございます。
ご運用にあたっての、ご不明な点やお悩みのご相談や、
Cloudstep ポータルの利用にご興味いただけましたら
以下のページよりお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。
皆様のお力添えができるよう、精一杯サポートいたします。