ビジネス向け Google グループを知ろう！

ビジネス向け Google グループを知ろう！

みなさんは、Google が提供している Google グループは普段から使っていますか？

グループ宛にメールを送信するなどで、使う方も多いと思います。

実は Google グループには、2 種類あります！

1 つは、普段使っている無償でご利用いただける Google グループ、

もう 1 つは、ビジネス向け Google グループです。

ビジネス向け？

どんなことができるの？

普通のと何が違うのかな？

と、思っている方にも分かりやすく説明するだけなく、

ビジネス向け Google グループの活用方法もご紹介します。

ぜひ、ブログを読んでビジネス向け Google グループについて、知識を深め、活用してください！

1.　Google グループ と ビジネス向け Google グループ、何が違う？

Google グループを活用する上で是非とも押さえておきたい「Google グループ」と「ビジネス向け Google グループ」の違いについて見ていきましょう。

Google グループ

・メーリングリストを作成し、グループのメンバーに一斉配信を行うことができる

・Google ドライブにて、メーリングリストを使用して、共有を行うことができる

・Google カレンダーにて、メーリングリストを使用して招待を行うことができる

ビジネス向けGoogleグループ

ビジネス向け Google グループでは、Google グループの機能に加え、

以下の機能を使用することができます。

・アプリランチャーから、ビジネス向け Google グループにアクセスすることができる

・Google グループを共同トレイとして使用することができる

・Google グループ宛てのメールを蓄積することができる

・Google グループ宛てのメールを ブロック / 返信 / 削除 することができる

・各メーリングリストでポリシーを設定することができる

・グループメンバー内で、掲示板のような機能として使用することができる

2 種類の Google グループの違いについてなんとなくご理解いただけたところで、早速、ビジネス向け Google グループを有効化してみましょう！

2.　ビジネス向け Google グループを有効化してみよう

ビジネス向け Google グループを利用するためには、管理コンソールで設定を有効にする必要がございます。

以下、管理者にて設定を有効にする手順をご案内いたします。

＜手順＞

1.　管理者アカウントにて Google 管理コンソール（ https://admin.google.com ）にアクセスします

2.　［アプリ］＞［Google Workspace］＞［ビジネス向け Google グループ］＞

　　［サービスのステータス］をクリックします

3.　画面左側に組織が表示されますので、有効にしたい組織を選択します

4.　［サービスのステータス］を［オン］に設定し、［保存］をクリックします

ビジネス向け Google グループを有効化することにより、対象ユーザーはビジネス向け Google グループにアクセスが可能となります。

Google グループにアクセスが可能となることによってユーザー自身でグループを退会できたり、権限によってはグループの設定を変更できるようになるため、有効にする対象ユーザーは運用ルールに則って設定を行ってください。

3.　おすすめの設定

ビジネス向け Google グループを利用するにあたり、事前に設定していただきたい項目を説明します。

1.　Google Workspace 管理コンソールにアクセスし、［アプリ］>［Google Workspace］の

　　順にクリックします

2.　［ビジネス向け Google グループ］をクリックします

3.　［共有設定］をクリックします

4.　［共有オプション］にて、ビジネス向け Google グループへのアクセス設定などを行います

ポイントとして、グループの作成権限は管理者のみが作成できるように設定されること、また、グループアドレスをディレクトリから検索できないようにすることです。

管理者のみグループの作成権限を付与することで、不要なグループが乱立されることを防げます。

ユーザー自身でグループを作成できしてしまうと、管理者側での管理が困難になるため、基本的には管理者が飲みグループが作れるよう設定してください。

また、ディレクトリ（連絡先）への表示に関しては、基本的にユーザー自身で連絡先に登録された方が、メールの誤送信を防ぐことができるかと思います。

5.　設定が完了次第、［保存］をクリックします

おすすめの設定は以上となります。

ビジネス向け Google グループを利用する前に、上記の設定を見直してみてください。

4.　ビジネス向け Google グループを活用してみよう

4-1　高度なセキュリティーを確保しながら利用する

Google グループを利用してメールを利用する場合、

Google グループメールは通常のメールよりもセキュリティーが高く設定されています。

今回は弊社サポート窓口へ、よくお問い合わせのある、

”管理キュー”に保管された場合について解消法をご紹介します。

Google グループは、Google 側でスパムの判定され、管理キューで保管される場合があります。

Google 社では、不審なサイトやファイルのダウンロードを行わないよう、

サイト内へいくつものリンク先や PDF ファイルのダウンロードのできる表示が

多いサイトについては、セキュリティーに引っかかる場合があります。

詳細な条件は現在、公開されていないため、ご案内ができかねますが、

この点について、ご認識の上、ご利用いただけたらと思います。

上記のセキュリティーの観点から、

メールのやり取りを行うなかで急にメールを受信できない場合があります。

管理キューに保管された状態のメールについては、

ビジネス向け Google グループの設定を変更して解消する必要があります。

まず、該当のグループ 宛に届いたメールが、

Google グループの保留中のメッセージにメールがあるか、確認します。

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＜確認方法＞

1. 　管理者アカウントで管理コンソールを開きます

2.　グループを開きます

3.　該当のグループをクリックします

4.　設定 > 管理設定と詳細設定の項目の[管理の設定]をクリックします

5.　左側のメニューの [スレッド] で、[保留中] をクリックします

6.　投稿を読むには、その投稿をクリックします

7.　1 件のメッセージを承認するには、目的のメッセージにカーソルを合わせ

　  次に [メッセージを承認] アイコンへチェックします

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上記の確保留中のメッセージにメールがあることを確認できましたら、

ビジネス向け Google グループの設定を変更しましょう。

設定方法は以下です。

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＜設定方法＞

1.　アプリランチャーから Google グループにアクセスします

2.　対象のグループ名を選択します

3.　ページ左側の項目から [グループ設定] ＞ [投稿ポリシー] を選択します

4.　右上の [詳細設定] の横のアイコンをクリックしてオンにします

5.　[スパム メッセージの処理] で [グループ宛の疑わしいメッセージの投稿を許可] を選択します

6.　[変更を保存] をクリックします

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設定を変更して大丈夫？とご心配される方もいらっしゃるかもしれませんが、

Google グループメールは通常のメールよりも極めてセキュリティーを高く設定されているため、

セキュリティーで問題が生じることは基本的にありませんのでご安心してご利用いただけます。

4-2　共同トレイをサイトのお知らせ代わりに利用する

グループを共同トレイに設定することで ” 掲示板 ” として利用することができます。

ビジネス向け Google グループで作成したグループ（掲示板）を利用することで、

その他のサービスの利便性の向上を図ることができます。

例として、2022年1月以降に Google サイトでは従来の Google サイトが完全に閲覧できなくなり、

新しい Google サイトのみ利用できるようになりますが、従来の Google サイトで使用できていた

「お知らせ」ページが、新しい Google サイトでは使用できなくなります。

この「お知らせ」ページを新しい Google サイトで使用するために、グループの共同トレイ機能を使用します。

　※上図のように、Google サイト上で作成した図形や画像に対して共同トレイにアクセスするURLを

　　設定することで「サイト → グループ」にアクセスすることができます

では、グループを共同トレイとして作成してみましょう。

＜掲示板（グループ）の作成＞

1.　Google の管理コンソール（https://admin.google.com）にアクセスします

2. ［グループ］を開きます

3.　画面上部の［グループを作成］でグループを作成します

4.　ビジネス向け Google グループ（https://groups.google.com）にアクセスします

5.　グループの一覧から作成したグループを選択します

6.　画面左から［グループ設定］を開きます

7.　画面右上の［詳細設定］をオンの状態に変更します

8.　［投稿ポリシー］内の［メッセージの管理］の設定を「すべてのメッセージを管理」に変更します

9.　［全般］内の「追加の Google グループの機能を有効にする」を「共同トレイ」に変更し、

　   画面下部の［変更を保存］にて変更内容を保存します

作成したグループのURLを控え、新しい Google サイトの［リンクを挿入］で任意の図形や画像、

文字に対してグループにアクセスできるようにリンクを設定してください。

Google サイト以外にも共同トレイは活用できるものが多いと思いますので、貴社の運用ルールに合わせて利用してみてはいかがでしょうか。

弊社では Google Workspace での運用をサポートしている、カスタマーサクセスチームがございます。

ご運用にあたっての、ご不明な点やお悩みのご相談等ございましたら、以下のページよりお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

皆様のお力添えができるよう、精一杯サポートいたします。