リモート先の従業員にも社内通知できていますか？社内掲示板を利用してみよう
祝日のない6月がついに終わり、7月に突入しました。
梅雨が明けたら本格的な夏がやってきますが、
今年の夏休みは自由に旅行や帰省ができるようになればと願うばかりですね。
さて、本日の本題は、社内掲示板についてです。
昨年の緊急事態宣言が発令されてから、全社でフルリモートとなり、
長らくオフィスに出社していない方も多いのではないでしょうか。
対面でコミュニケーションを取ることができない分、
会議用ツールやチャットツールを活用する中で、
一ヵ所に掲示板を作って、社内伝言などを記載しておくことで、
社員全員が必要な情報を確認することができると思いませんか？
是非、「社内掲示板を使っていない」といった企業様は、
社内用掲示板を使って、遠隔同士でも気軽にコンテンツを投稿してみましょう。
本章では、社内掲示板として使える弊社オリジナル掲示板「Cloudstep Share」 、Google 社が提供する「Google サイト」、「Google グループ」を紹介していきます。
目次
1. 全社への情報展開が必要な理由
掲示板等で全社（社内）への情報展開が必要な理由として、以下が挙げられます。
・コミュニケーションが取りやすい
・社内の情報共有がしやすい
・作業効率が上がる
・情報を集約することができる
・関心のある情報がわかる
社員同士が簡単にやり取りができる場を提供することでコミュニケーションが取りやすくなり、
作業の効率が上がります。
また、重要なトピック（社内の通知や日報など）を全体や一部の組織に対して共有（表示）させる
ことができるため、ユーザーにとって必要な情報が取得しやすくなります。
共有側としても全体へ情報を共有しやすくなるため、社員が重要なトピックを見逃すといったことが
少なくなります。
＜Cloudstep Share＞
＜Canbus.＞
※一例となりますが、上図のように重要なトピックを社員全員に向けて発信することができます
まだ掲示板のようなツールを使用していないようであれば、情報の集約・共有を行うために
ご利用をご検討されてはいかがでしょうか。
2. 情報伝達のツールと利用のポイント
2-1. Googleサイト
Google をご利用の方はご存知かと思いますが、情報伝達ツールとして利用されているツールに Google サイトが挙げられます。
Google サイトは、Google アカウントをお持ちであれば誰でも簡単に作成できるサイトであり、無料の Google アカウントでも作成が可能となります。
以下にGoogle サイトの特徴を3つご紹介します。
１つ目は、共同編集が可能で権限を設定できることです。
Google サイトは Google ドライブにデータが保存されるため、ユーザーに閲覧権限のみ付与したり、編集権限を設定することができます。
必要なユーザーに権限を細かく設定できるので、必要に応じて設定してみてはいかがでしょうか。
２つ目は、公開範囲を設定できることです。
”サイト”と聞くと検索したらインターネット上に出てきてしまい社内のユーザーにのみ公開したいのにインターネット上に載せられてしまうのはちょっと、、、と心配になる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、Google サイトは公開範囲を選択できるため、共有したユーザーにのみ閲覧を限定したり、ウェブ上の全てのユーザーに公開したりと公開範囲を設定することができます。
３つ目は、簡単な操作で作成が可能であることです。
Google サイトにはいくつかテンプレートも用意されていたり、直感的操作での作成が可能なため、サイトの作成が初めてという方でも簡単に作成することができます。
Google サイトは、Google ドライブとも連携しているのでドライブのデータを表示させたり、YouTube 、Google Map 、Google カレンダー、などのページを表示させたりと他のサービスとの連携も充実しています。
Google サイトをご利用でない方は、是非利用してみてはいかがでしょうか。
2-2. Google グループ
Google サービスでの情報伝達ツールとして、Google サイト以外にもGoogle グループがあります。
メーリングリストしても利用できるGoogle グループですが、使い方によっては掲示板のようにグループ宛に投稿されたメールを閲覧できることができます。
Google グループを掲示板として使う上でのポイントを紹介します。
・閲覧範囲の制御
Google グループの閲覧範囲を決めることができます。
Google グループの閲覧範囲は
グループのオーナー
グループのマネージャー
グループのメンバー
組織全体
ウェブ上のすべてのユーザー
の5つまで選択ができます。
例えば、グループのメンバーのみ見せたい場合は「グループのメンバー」、全社員に見せたい場合は「組織全体」を選ぶと、指定した範囲のユーザーがGoogle グループに投稿した内容を見ることができます。
・投稿の操作がメールと同じ
Google グループの特徴として、Gmailと同じような操作で投稿することができます。
下記の画面が実際のグループのメール送信画面となります。
Gmailと同じような画面でグループあてにメールを作成することができ、この画面からメールを送ると、掲示板のようにユーザーが投稿を閲覧することができます。
また、ユーザー自身でGmailから該当グループあてに送っても同じように投稿が可能です。
既存の機能で利用できるので、操作を新しく覚える手間を省くことができます。
・Gmailからでも閲覧可能
Google グループあてに送信したメールはメンバーにも届きます。
Google グループにアクセスして閲覧することもできますが、メンバーであればGmailからも見れるので、様々な媒体から見ることができます。
難しい操作を覚えるのが億劫、既存の機能を使って簡単に掲示板ツールを利用したいと
考えている場合は、Googleグループでの掲示板利用がおすすめです。
2-3. 掲示板ツール
最後にご紹介するのが、弊社で提供している Cloudstep Share です。
Cloudstep Share とは、今までご紹介した 2 つサービスとは異なり、掲示板専用のサービスとなります。
そのため、掲示板サービスとして以下のような便利な機能が備わっています。
・組織毎に投稿可能
特定の組織の人だけに周知したい！などの要望に応えることができます。
必要な人だけが閲覧できるので、情報漏洩などの心配も少なくなりますね！
・テンプレート設定
毎月決まった周知を行っている場合、毎回、最初から作成するのは、
手間がかかりますよね。
テンプレートを用意しておくと、必要個所の修正のみですぐに投稿することが可能なため、
業務効率に役立ちます。
・閲覧人数の確認
テレワークなどでなかなか会わないあの人、周知見てくれたかな？と思った場合など、
投稿毎に閲覧した人、していない人を簡単に確認することができます。
・コメント機能
投稿者以外でも、追加情報など他のユーザーに周知したい事項があった場合、
投稿の下にコメントをつけることができます。
・各種メール通知
投稿通知メールはもちろん、閲覧していない人だけにリマインドメールを送ったり、
誰かが投稿にコメントをつけた場合にコメント通知メールを送ることが可能です。
・投稿期限の設定
公開開始日を設定しておくことで、事前に投稿を作成することができます。
また、終了日を設定しておくことで、過去の情報は見えなくなり、必要な投稿を探す手間を少なくすることができます。
・お気に入り機能
各ユーザー毎にお気に入りを投稿することができます。
期日まで余裕があるけど、忘れないようにしたい！や後で内容をちゃんと確認しようなど、再度見る可能性がある投稿は、お気に入りに登録しておくと、確認しやすくなります。
いかがでしょうか？
掲示板専用サービスだから備わっている機能について、理解いただけたでしょうか。
Cloudstep Share の製品情報を知りたい人は、こちらをご確認ください。
3. 全社への情報展開には掲示板ツールがおすすめ
全体への情報展開はなぜ、提示版がおすすめなのでしょうか？
例えば、メールで情報展開をしても内部外部とのやり取りが多く、
メールボックスに埋まってしまったということも考えられるのではないでしょう。
しっかりメールボックスをフォルダできていれば安心ですが
あまり整理できていないという方も多いはずです。
そこで、提示版に掲載しておけばいつでもユーザーがアクセスして目に留まりやすいのはもちろん、運用する側も効率的に情報展開が行えるはずです。
全章でご案内した提示版を利用し、是非、提示版の利用をご検討されてはいかがでしょうか？
また、弊社では Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしている、
カスタマーサクセスチームがございます。
運用にあたり、ご不明な点やご検討にあたるお悩みのご相談等ございましたら、
以下のページよりお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。
皆様のお力添えができるよう、精一杯サポートいたします。リモート先の従業員にも社内通知できていますか？社内掲示板を利用してみよう