Google Chat に搭載された新機能、チャットスペースとは
前回のブログでは、Google Meet の新機能について、紹介させていただきました。
前回のブログはこちら
今回もリモートワーク時だけでなく、普段からよく使っている方が多い、Google Chat の新機能について、紹介していきます！
ブログを読んでいただき、ぜひ、新機能を試してみてください。
1．Google Chat とは
Google Workspace を利用している方なら、なんとなくわかるかと思いますが、
一旦 Google Chat とはどういうものなのかおさらいしましょう。
Google Chat は一言でいうと、コミュニケーションツールです。
誰かと1対1もしくは複数人でチャットをしたり、ファイルの添付、ドライブのファイルを
アップロードしたりできます。
Google Chat から検索もできるため、「この前誰が〇〇について書いてたっけ、、、」と
いったことも探すことができます。
また、Google Chat の画面から他のサービスの利用、Gmail から Google Chat を
利用することもでき、Google の様々な機能と連携しています。
2．Google Chat とハングアウトの違い
Hangouts Chat（従来のハングアウト）の名称が Google Chat に変更されて、
Chat には、より多くの機能が搭載されました。
2021 年には、従来のハングアウトを使用しているすべてのユーザー設定が
Google Chat に移行され、従来のハングアウトは完全に Google Chat に
置き換えられる予定となっています。
ここで Google Chat の機能について抑えて、完全に従来のハングアウトから
移行してもスムーズに使えるようにしておきましょう！
以下、Google Chat と従来のハングアウトの機能についてご紹介します。
Google Chat では、従来のハングアウトでは実現できなかったチャットの検索、
ファイルやタスクの共有ができたり、個人、グループでチャットの部屋が分かれているので、
チームで仕事をする場合にも、スムーズに会話を行ったりすることができます。
表を確認すると、圧倒的に Google Chat では従来のハングアウトと比較して
できることが多いです。
また、Gmail 上の設定で Google Chat を有効にすることで、Gmail から Chat を
利用することができます。業務上、Gmail を使うことが多い場合、すぐに会話が
目に入るので、通知を逃す頻度を減らすことができます。
<手順>
1. Gmail を開きます
2. 右上の設定アイコン［すべての設定を表示］をクリックします
3. 画面上部の［チャットと Meet］をクリックします
4.［Google Chat］または［オフ］を選択します
5.［変更を保存］をクリックします
現時点で Chat に移行できていない環境である場合は、Gmail 上で
従来のハングアウトのみを有効または無効にすることができます。
<手順>
1. Gmail を開きます
2. 右上の設定アイコン［すべての設定を表示］をクリックします
3. 画面上部の［チャットと Meet］をクリックします
4.［チャット］より、［ハングアウトをオン］または［ハングアウトをオフ］を選択します
5.［変更を保存］をクリックします
利用している環境やニーズに合わせて、Google Chat を大いに活用してみて下さい！
3．新機能、チャットスペースとは？
今夏にも「Google Workspace」に「スペース」を導入する計画を発表した Google 。
Google Workspace の新しいホームを想定した
ファイルやタスクとシームレスに統合されたチャットスペースを発表しました。
チャットスペースは Google Chat のチャットルームを拡充し、
人、トピック、プロジェクトをまとめる専用の場所へ進化させた新機能になります。
近年、コミュニケーションとコンテンツの共同編集を
シームレスに切り替えられる機能の開発に取り組み、利用者のわたしたちに
益々連携のしやすい環境を提供してくれています。
今後、チャットスペースでは、
共同編集中のドキュメントやスプレッドシートをワンクリックで
Google Meet 会議に直接共有したり、Google ドキュメントでチェックリストを作成して
タスクに反映させたり、@メンションで埋め込んユーザーを関連付けて
タスクを割り当てるといったことが簡単に行えるようになります。
スレッド形式のインライントピックやプレゼンスインジケーター、カスタムステータス、
表現豊かなリアクション、開閉可能なビューといった新機能が提供され、
ドキュメントの作成と共有なども可能で、特定のプロジェクト、
トピックに関連するやり取りや情報、ファイルを「スペース」で管理いただけます。
チームの知識共有とコミュニティ形成をより、活性化する場所になることでしょう。
4．実際にチャットスペースを利用してみよう
では、実際にチャットスペースはどのような表示画面になるのかご紹介します。
下記は、Google Chat のとあるチャットルームを選択した際の画面です。
画面左側に表示されているチャットルームを選択すると、チャットルーム上で
共有されたファイルやタスクを Google Chat の画面上で確認することが可能です。
［ファイル］を選択すると以下のようにチャットルーム上で共有されたファイルが
一覧で表示されます。
試しに「共有の検証」というファイルを選択してみると、以下の画面のように
Google Chat 上でファイルを確認することができます。
Google ドキュメント、スプレッドシートの場合: チャット ウィンドウの会話の横に
ファイルが開きます。
その他の Google ファイル: ブラウザの新しいタブでファイルが開きます。
その他のすべての形式のファイル: 全画面表示でプレビューとしてファイルが開きます。
※ドライブにファイルを追加していない場合は、ファイル名をクリックしてダウンロードします
PDF と動画ファイルはブラウザの新しいタブで開きます
また、チャットルーム上でメンバーに対して TODO リストを作成することもできます。
［タスク］を選択すると以下のような画面が表示されます。
メンバーに対してタスクを追加したい場合、［タスクを追加］を選択します。
［タイトル］は必須項目となります。日付と割り当て先は任意の項目です。
日付を指定することで TODO リストの期限を設定でき、割り当て先ではグループに
入っているメンバーを選択することができます。
入力後、［追加］をクリックするとチャット上に TODO が作成された旨が記載されます。
このように、チャットのみの機能だけでなく、様々な便利な機能が追加で搭載されているので、
ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
5．注意点
最後に、Google Chat でチャットを利用する上でいくつか注意点やがあるので紹介します。
〇外部ユーザーとのチャットについて
外部ユーザーとチャットを行う場合は、以下の条件を満たしている必要があります。
逆に、外部ユーザーとチャットをさせたくない場合は、［外部とのチャット］の設定を
オフにすれば外部とのチャットはできない状態となります。
・外部ユーザーとチャットするには、相手も Google のアカウントが必要
・外部ユーザーとチャットするには、相手も Google Chat が有効である必要がある
・外部ユーザーとチャットするには、組織で［外部とのチャット］の設定が有効である必要がある
・外部ユーザーとチャットするには、相手に対して招待を送る必要があり、
相手が承諾することでチャット可能となる
〇履歴のオン / オフについて
履歴がオフの状態でやり取りしたメッセージは、Vault でも抽出することはできません。
（Google Chat でのやり取りを保持できません）
そのため、履歴のオン / オフをユーザーに変更させたくない場合は、管理者にて履歴の変更を
”許可しない”に設定してください。
1. 管理コンソール（https://admin.google.com）にアクセスします
2.［アプリ］>［Google Workspace］>［Google Meet］>［Google Chat と従来のハングアウト］を
開きます
3.［チャットの履歴］を開き、［履歴をオンにする］にした状態で、
［ユーザーに履歴設定の変更を許可する］のチェックを外してください
〇添付可能なファイルの種類について
以下の拡張子に関しては、アップロードした時点でブロックされてしまいます。
これら以外の拡張子であればアップロード可能です。
※ブロックされる拡張子は予告なく変更される可能性があります
・ADE、ADP、APK、BAT、CAB、CHM、CMD、COM、CPL、DLL、DMG、EXE、HTA、INS、ISP、JAR、JS、JSE、LIB、LNK、MDE、MSC、MSI、MSP、MST、NSH、PIF、SCR、SCT、SHB、SYS、VB、VBE、VBS、VXD、WSC、WSF、WSH
これには、圧縮形式のファイル（GZ や BZ2）や、アーカイブに格納されているファイル（ZIP や TGZ）も含まれます。
・悪質なマクロが埋め込まれているドキュメント
・アーカイブが格納された、パスワードで保護されているアーカイブ
〇スレッド / 非スレッドタイプのチャットルームについて
Google Chat でチャットルームを作成する際に、［スレッド返信を使用する］にチェックを付けて作成すると、チャットルームがスレッドタイプのルームになります。
逆に、チェックを付けずに作成すると、従来のチャットルームと同じ非スレッドタイプのチャットルームとなりますので、事前にユーザーに仕様を伝えていただいた方がいいかもしれません。
なお、従来のハングアウトと Google Chat を並行して利用している場合、ほとんどのルームやメッセージは同期されますが、Google Chat で作成したチャットルームの内容は同期されないのでご注意ください。
弊社では、 Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしている、
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