意外と知らない！？スプレッドシート、ドキュメント、スライドの新機能
9月に入り、今年も残り4ヶ月を切りました。
多くの会社では、上期最後の1ヶ月となりますので、忙しい人も多いのではないでしょうか。
忙しい人にこそ、ぜひ活用してほしい Google 社が提供している「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」について、今回は紹介していきます。
基本的なことはもちろんですが、新機能についても紹介しますので、最後まで読んでいただき、
ぜひ業務効率化に役立てていただければと思います。
1．スプレッドシートとは
スプレッドシートとは、Google 社が提供する無料の表計算ソフトです。
パソコンに直接ダウンロード、インストールをする必要がなく、
Google スプレッドシートを利用する場合、「 Google アカウント 」があれば誰でも使える、
言わば Microsoft Excel の代用となるサービスです。
さらにブラウザの Chrome の拡張機能で、Excel のファイルをスプレッドシートで開いて編集・保存ができ、その編集、保存したシートをスプレッドシートの形式に変換することもできるため、ファイル形式を気にして作業する必要がありません。
一番の注目ポイントは、「リアルタイムで共同作業」ができることです。
リモートワーク、オフィス間のユーザー問わず、タイムリーにチームと作業することが可能です。
その他にも次のような機能があります。
・入力した内容は自動的に保存されるため、保存ボタンを押さずにストレスフリーに作業
・グラフやデータも自在に表現
・スマートフォン、パソコン、タブレットなど、どの端末からもアクセスが可能
・入力した文字に対してコメントを書き込むことが可能
・パソコンに保存されているデータをアップロード
・他の Google サービス「 Google ドキュメント」「 Google スライド」「 Google フォーム」などと連携
例）Google フォームで集計したアンケート結果をスプレッドシートに落とし込むことができます
スプレッドシートのリアルタイム共同作業ができる特徴を駆使して、作業の効率化を図ってみましょう。
2．スプレッドシートの新機能
ここ数ヶ月で搭載されたスプレッドシートの新機能をいくつか紹介します。
① 数式と関数の候補がインラインで表示されるようになりました。
スプレッドシートで数式の挿入を始めると候補が自動的に表示され、入力を続けると候補が順次表示されます。
候補が表示されることにより数式を性格に入力でき、データを迅速的かつ簡単に行うことができます。
プルダウンメニューには候補が段階的に追加され表示されます。
この機能は、2021年8月25日以降、順次適用されていきますのでご利用の環境に適用されるまでお待ちください。
② コメント機能でスマート作成が利用可能となりました。
この機能はスプレッドシートだけではなく、Google ドキュメントや Google スライドでの利用も可能です。
設定をオンにするためには、管理コンソールの、［アプリ］＞［Google Workspace］＞［ドライブとドキュメント］＞［機能とアプリケーション］＞［スマート作成］で設定することができます。
また、この機能はデフォルトでオンになっていますが、ユーザーで無効にすることもできます。
有効にする手順は、［ツール］＞［設定］＞［スマート作成の候補を表示する］チェックボックスをオフにすると無効にできます。
この機能のリリースは完了しているため、活用してみてくださいね。
③ スプレッドシートで複数のタブを選択できるようになりました。
スプレッドシートで複数のタブを選択し、基本的な操作（選択した複数のタブの一括移動、削除、コピー作成、コピー、色付け、非表示）を行えるようになり、スプレッドシートでのさらなる効率化が可能となります。
この機能もリリースが完了しているので、活用してみてくださいね。
3．ドキュメントとは
Google ドキュメント（以下ドキュメント）はどのようなサービスなのでしょうか。
まず、ドキュメントは Web ブラウザ上で文書を作成・管理が行えます。
一言で言えば、 Google ドキュメントは、「ブラウザ上で文書を作成できるサービス」です。 Microsoft Word のような文書を、オンラインで作ることができます。
特別なソフトウェアを準備することなく、Google アカウントのみ所有していれば、編集が可能です。
ドキュメントは端末を問わず利用でき、Windows や Mac 、また、スマートフォンからもアプリを通じて編集が可能です。
また、Microsoft Word と互換性のある、ドキュメントですが、大きく差がつくものは、同時編集ができることです。現在、新型コロナウイルスにより、出社が困難である状況でも、共同編集が可能なことで、スムーズに連携、状況を共有することができます。
また、作成したファイルは簡単にPDF化することが可能です。
ドキュメントは会社の重要な資料作成に、議事録に、簡単に作成でき、簡単に共有できるサービスです。
4．ドキュメントの新機能
2021年に更新されたドキュメントに追加された大きな新機能をご紹介します。
1. Google アカウントを使用していないユーザーと共同作業できるようになりました
※Google Workspace Essentials、Business Starter、Business Standard、Business Plus、
Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Fundamentals、Education Plus、Frontline、Nonprofits、およびG SuiteBusinessのお客様がご利用いただけます
2. Google ドキュメントから直接 Google Meet の立ち上げや、
Google Meet で会話中にドキュメント画面から画面共有の操作を行えるようになりました
※すべての Google アカウントでご利用いただけます
是非、新しい機能をご活用くださいませ。
5．スライドとは
Google スライド（以下、スライド）はどのようなサービスなのでしょうか。
スライドは、プレゼン資料作成アプリです。
Google Workspace アカウントのみでなく、無料の Google アカウントを所有していれば利用することが可能です。
また、スライドは、クラウド上で作業が可能なため、OS 問わず作業が可能となり変更箇所が随時保存されるため保存ボタンを押し忘れてしまいデータが消えてしまった、ということがありません。
Microsoft PowerPoint （以下、パワーポイント）との互換性があるため、普段パワーポイントをご利用の方であれば簡単に作成することができ、もちろんスプレッドシートやドキュメント同様、同時編集も可能となるため、是非利用してみてはいかがでしょうか。
6．スライドの新機能
スライドに直近で追加された新機能を紹介いたします。
直近のアップデートからはスライドの新機能は一つとなります。
スライドで、テーマの色をより簡単に探して選択できるようになり、テーマの色を指定するセクションが上部のカラー選択ツールに移動し、「テーマ」というプレースホルダの代わりにテーマの名前が表示されるようになりました。
テーマの色を選択するには、いずれかのカラー選択ツールのプルダウンに移動し、テーマのカラーパレットの編集ボタンをクリック＞［テーマの色］サイドバーにあるプルダウンから色を選択し、編集を開始します。
なお、色の変更は選択中のテーマにのみ適用され、新しいテーマが作成されるわけではありません。
今回、スライドのアップデート情報は少なかったですが、少しでも業務効率化に繋がるような機能を皆様にご活用いただけると幸いです。
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