管理者向け！Google管理コンソールの機能を知ろう
11 月も中旬になりました。
サツマイモに栗、秋刀魚など、食べ物が美味しい季節ですね。
美味しい食べ物が多いので食べ過ぎてしまわないように気をつけましょう！
さて、本日のブログでは Google 管理コンソールの
代表的な機能と新機能についてご紹介していきます。
Google Workspace を現在使っている方はもちろん、
これから導入を考えている方もぜひブログを読んでお役立てください。
1. Google 管理コンソールについて
それでは早速、管理者向け Google サービス「Google 管理コンソール」についてご紹介いたします。
Google 管理コンソールは、Google Workspace の特権管理者が操作、管理することができる管理画面です。アクセスすると、その Google Workspace 内のユーザーやグループ、セキュリティなど、一つの環境を統括することができます。
管理コンソールには次のようにアクセスします。
1. 使用中のブラウザから管理者で admin.google.com にアクセスします
2. ログインページで管理者アカウントのメールアドレスとパスワードを入力します
また、ユーザーやグループ、セキュリティ以外では、以下の内容の管理ができます。
Google Workspace 内のすべてのサービスの管理ができる Google 管理コンソールですが、今回は確認、設定できる機能の中で、是非使っていただきたいと思う機能を 3 つピックアップして次章からご紹介いたします。
2. メールの状況を確認する
メールの状況を確認するためには、「メールログ」と呼ばれる記録が必要になります。
メールログとは、過去 30 日間のメールの配信状況を確認することができる記録のことを指し、このメールログを検索してメールの状況を確認することができます。また、CSV としてダウンロードし、エビデンスとしてログを保管することもできます。
こちらでは、メールログの確認方法について手順をご紹介します。
＜ 確認手順 ＞
1. 管理コンソールから [レポート] にアクセスし、 [メールログ検索] をクリックします
2. 条件を指定し、[検索] をクリックします。
日付：[今日]、[昨日以降]、[過去7日間]、[範囲を指定]、[ 30 日以上経過]から選択
送信者：送信者のメールアドレス
送信者の IP アドレスと受信者のIPアドレス：送信者または受信者の正確な IP アドレス
受信者：受信者のメールアドレス
件名：メールの件名
メッセージ ID：メッセージヘッダーにある一意のメッセージ ID
3. 表示される検索結果から、該当メールの件名をクリックします
4. [受信者の詳細] を展開します
5. [受信者の詳細] に、受信者のメールアドレスや、どのメーラーから送信されたか、ルーティング設定、どのサーバーから送信されたかなどが表示され、メールの経路を確認することができます
3. アプリの使用状況を確認する
Google 管理コンソールでは、ユーザーのアプリの使用状況を確認することができます。
＜確認手順＞
1．管理者にて Google 管理コンソールにアクセスします。
2．[レポート ] ＞[ユーザーレポート] ＞ [アプリの使用状況] をクリックします
確認できるデータはご利用のエディションによって異なります。
デフォルトで確認できる項目は以下となります。
・全般
・Gmail
・Currents
・ドライブ
・Classroom
・Cloud Search
また、レポートのデータをカスタマイズすることも可能です。
アプリの使用状況の画面で、画面右側にある歯車アイコン [列を追加] をクリックします。
[新しい列を追加] の横にある ▼ をクリックし追加したいオプションを選択し、[保存] をクリックします。
※今回使用している画像は、Google Workspace Business Plus の環境となります。
このデータはレポートとして書き出すことができます。
ユーザー、アクティビティ、組織単位、グループ単位、特定の日付でフィルタをかけることができますので、必要に応じてご利用してみてはいかがでしょうか。
4. 外部からのドライブファイルの承認条件を設定する
Google 管理コンソールで、外部からのドライブファイルの承認条件を設定できます。
この機能は最近追加された機能です。
許可リストに登録されていないドメインのユーザーから共有されたファイルを開いたり編集したりできなくすることができます。
この機能を利用する注意点としては、組織のコンテンツに外部ユーザーがアクセスすることを禁止するポリシーを設定しても、組織内のユーザーが外部ユーザーを含むグループとファイルを共有することは可能ですが、それらの外部ユーザーがファイルにアクセスすることはできなくなります。
管理コンソールでは以下の手順で確認いただけます。
＜確認手順＞
1. [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
2. [共有設定] 次に [共有オプション] をクリックします。
3. 全ユーザーに設定を適用する場合は、最上位の組織部門を選択したままにします。
それ以外の場合は、子組織部門または設定グループを選択します。
4. [(組織名) の外部との共有] で [オフ] をクリックします。
5. [(組織名) 以外のユーザーからのファイル受信を (組織名) のユーザーに許可する] チェックボック
スをオフにします。
6. [保存] をクリックします。
なお、この機能が利用できるエディションは、
Business Standard、Plus、Enterprise、Education Fundamentals、Standard、Teaching and Learning Upgrade、Plus、G Suite Business、Nonprofits Essentialsです。
該当の環境を利用されている方は、是非、ご利用されてみてはいかがでしょうか。
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