実はあまり知らない？Google スプレッドシート、スライド、ドキュメントの機能を使って、業務時間を有効活用しよう！
週末はいよいよハロウィンです。
感染予防のため大人数で集まるのは難しいかもしれませんが、
お家で仮装をしたり、お菓子を食べて楽しむのも良いかもしれませんね。
さて、今回のブログのテーマは
「実はあまり知らない？Google スプレッドシート、スライド、ドキュメントの
機能を使って、業務時間を有効活用しよう！」です。
Google スプレッドシート、スライド、ドキュメントを作成する上で便利な機能をご紹介しています。
なかには今まで知らなかった便利機能もあるかもしれません。
ぜひブログを読んで業務の効率化にお役立てください。
1. Google スプレッドシート、スライド、ドキュメントの概要
Google の代表的なツールでもあるスプレッドシート、スライド、ドキュメントですが、
最近リモートワークが増えた社会情勢にも柔軟に対応でき、
共同編集が行えるコミュニケーションツールとして、日本の多くの企業でも利用されています。
具体的にできることについては、次の章から紹介いたしますが、
簡単にそれぞれには次のような機能があります。
共通事項
・リアルタイムで共同編集ができる
・基本的には、Microsoft 社の Excel や Word、PowerPoint は互換性があるので、
必要に応じて変換できる
・他の Google ツールである Gmail やカレンダー、オンライン会議ツール Meet とも連動できる
スプレッドシート
・タスクリストの処理
・プロジェクト計画の作成
・グラフとフィルタを使用したデータ分析
ドキュメント
・レポ―トの作成
・ユーザーとファイルの共同編集
・新機能「Smart Canvas」によって、連絡先や Gmail、カレンダーなどとの連携、
スマートチップというチップを埋め込み、資料をよりスマートに見せる
スライド
・提案資料、プレゼンテーション、トレーニング用の資料作成
これらのような便利機能について、次の章からご紹介していきます。
2. スプレッドシートの便利機能
それでは早速、スプレッドシートの便利機能についてご紹介いたします。
たくさんの便利機能が装備されているスプレッドシートですが、今回は 5 つの機能を例に挙げてご紹介いたします。
1. 変更履歴
スプレッドシートの [ファイル] より、[変更履歴] > [変更履歴を表示] をクリックすると、どのユーザーがそのシート内のデータを編集したかどうか、日付、時間、ユーザー名で確認することができます。例えば、消してほしくないデータが消されていた場合、誰によって消されたのか確認することができます。
2. 検索と置換
スプレッドシートの [編集] より、[検索と置換] をクリックすると対象のシート、すべてのシートまたは範囲を選択されたセル内の文字列を検索したり、置き換えたりすることができます。
検索欄には、シート内で検索、または置き換える文字を入力し、[置換後の文字列] には、
置き換えたい文字を入力します。
例）「千葉県」というワードを「東京」に置き換えたい
[検索] のプルダウンから、[すべてのシート]、[このシート]、[特定の範囲] のいずれかを選択します。
・すべてのシート
ひとつのスプレッドシートに複数シートを作成している場合は、作成してあるすべてのシートが検 索、置換の対象範囲となります。
・このシート
その時点で画面に開いているシートが検索、置換の対象範囲となります。
・特定の範囲
特定のセル範囲をドラッグで選択して、その範囲内にある文字列が検索、置換の対象範囲となりま す。
範囲指定して、[すべて置換] をクリックすると、今回の場合、「千葉県」を「東京」に置き換えました。そうすると、[千葉県に一致するインスタンス 2 個を東京に置換しました] と表示され、何がどの文字列に置き換えられたか確認できます。
[完了] をクリックすると、以下のように置き換えられます。
3. グリッド線
グリッド線は、シート状に網目で表示されている罫線です。
スプレッドシートの [表示] より、[グリッド線] をクリックすると、シートの罫線が表示、もしくは非表示になります。
この線を表示させて、視覚的に使いやすくしている仕様となりますが、グリッド線を非表示にすると、印刷後の全体図を確認したいときなどに有効です。
グリッド線をクリックし、チェックを外すと、シートの罫線が非表示になります。
4. 関数
スプレッドシートの [挿入] より、[関数] をクリックすると、エンジニア、情報、演算子などのシーンに合わせた関数をリストから選択することができます。
5. 数字単位
スプレッドシートの [表示形式] より、[数字] をクリックすると、数字の単位を選択することができます。
最初に、数値の単位を変更したいセルを選択します。（こちらでは [通貨] を選択します）
数値を変更すると、自動的に単位を置き換えられます。
※「通貨」の場合、通貨単位で数値化されます
3. スライドの便利機能
３ 章では、Google スライドの便利機能を紹介いたします。
1 つ目は、スライド資料に挿絵が必要になったとき、画像が予め決まっていたら画像探しに時間を費やすことはないですが、画像が決まっていない場合、画像を探さなければなりません。
しかしながら、著作権に引っかかったらどうしよう、なかなか良い画像が見つからないといった不安を抱えている方もいるのではないのでしょうか。
そんな時に便利な機能が、画像をウェブ上で検索できる機能です。
画面上部に表示されている [挿入] をクリックし、[ウェブを検索] をクリックすると画面右側に Google 検索が表示されます。
キーワードを入力すると使用可能な画像が表示されます。
試しに、「猫」と入力してみました。
（かわいい猫ちゃんが出てきましたね）
画像をクリックし、[挿入] をクリックすることでスライドの画面に挿入されます。
2 つ目は、プレゼンテーション中に Q&A を行うことができます。
セミナーや社内会議等で Q&A を募集し、その場で質問を解決することができます。
使い方は、Google スライド画面の右上部に表示されている、プレゼンテーションを開始の横の▽アイコンをクリックし、[プレゼンター表示] をクリックします。
クリックすることで別画面が立ち上がります。
[ユーザーツール] > [オン] をクリックすることで質問を受付ることができます。
質問の受け付け対象はドメイン名が表示されています。
【スピーカー側】
【参加者側】
参加者で質問を投げかけたい場合は、スライド画面に表示されている URL にアクセスすることで質問を送ることができます。
質問はこのように表示されます。
3 つ目は、アクティビティを確認することができます。
そのユーザーがアクセスしたか、閲覧者のトレンドやコメントのトレンドを確認することができます。
4. ドキュメントの便利機能
4 章では、Google ドライブの便利機能を 2 つほどご紹介いたします。
みなさん、Google ドキュメントには音声入力機能があるのをご存知でしょうか？
わたしも試してみましたが、この機能、正確で且つ、漢字の変換も優秀です。
音声入力機能を使うには、ドキュメントを開き、ページ上部のメニューバーから [ツール] をクリックドロップダウンメニューから [音声入力] を選びます。
ちなみに、ショートカットキーの場合は [Ctrl + Shift + S] で機能をご利用いただけます。
活用シーンとしては、会議の議事録としてもご利用いただくのはいかがでしょうか。
まだお試しいただいていない方は是非、利用されてみてくださいね。
そして 2 つ目をご紹介します。
1 人もしくは複数人で Google ドキュメントの 同じシートを利用されている場合、
ドキュメントの変更履歴を記録することができます。
この記録から、ドキュメントの一部をうっかり削除してしまった場合や、
取り消しボタンで元に戻らない場合の保険になることでしょう。
変更履歴の機能を使うには、
メニューバーから [ファイル] をクリックし、ドロップダウンメニューから [変更履歴] を選びます。
版の名前を付けることもできるので、特に他のユーザーが同じドキュメントを編集している場合は、そのドキュメントの変更を継続的に記録することができます。
やっぱり前の状態で方針を進めよう、といった進捗状況の急な変更も対応できます。
以上、Google スプレッドシート、スライド、ドキュメントのご紹介でした。
是非、これらの機能をご活用されてみてください。
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