社内の会話をより軽快に！Google Chat を利用して新しい働きをしよう
近頃、再びコロナウイルスが広がっており、
今後リモートワークをするという方もますます多くなるのではないでしょうか。
さて、皆様は社内の方と連絡を取る際に、どのような方法をとっていますか？
主な連絡手段としては、内線電話やメール、チャットなどが挙げられるかと思います。
今回は チャットに着目し、Google 社が提供する ”Google Chat “ をご紹介いたします。
リモートワークの増加などによって、直接のやり取りができないことが増えた今、
皆様に活用していただきたいとても便利な機能です。
ぜひ最後までお読みください。
目次
1. Chat を活用するメリット
Google Chat とは、Google 社 の提供するチャット機能です。
個人やグループ内で、チャット形式でメッセージのやり取りやファイルの共有などを行うことができます。
Google Chat では口頭で話をするように会話ができるため、
メールと比較すると、より軽快なコミュニケーションをとることが可能となります。
また、Gmail の画面上にチャットを表示させたり、Google Chat から Google Meet を作成することができるなど、他の Google のアプリケーションとの連携が優れています。
現在 Google のアプリケーションを使用している方は Google Chat を使用することでスムーズな作業ができ、業務の効率化にも繋がっていくのではないでしょうか。
2. Google Chat でできること
Google Chat では、テキストベースでのやり取りが可能です。
簡易的な連絡や、文章に残したいやり取りなどで利用できます。
組織内のユーザー同士でのやり取りや、外部ユーザーとのやり取りをスムーズに行うことが可能です。
Google Chat には、「チャット」と「スペース」というものがあります。
チャットでは、個人や複数人の会話が可能です。簡易的な会話を行うのに利用されることが多いです。
スペースは、基本的にグループとして利用されることが多いです。スペースでは、TODO リストでタスクを割り当てたり、過去にスペース内で送信されたファイルを一覧で表示することが可能です。
また、スペースではスレッド形式の会話が可能です。用途によってチャットとスペースを使い分けてみてはいかがでしょうか。
3. おすすめ機能と使い方
3-1 サイドバーにある他の Google サービスと連携する
Google Chat では同じ画面上で他のサービスにアクセスすることが可能です。
Google Chat にアクセスし、画面右側に表示されている Google サービスのアイコンがあります。
Google Chat 上で確認できるサービスは、Google カレンダー、Keep、TODO リスト、連絡先となります。
会議の予定を決定した際にカレンダーに予定を入力したり、メモとして残しておきたいことを Keep に残したりと便利な機能となります。
3-2 検索機能を使う
Google Chat では、Chat 全体、またはスペースや個別チャット内を限定して検索が可能です。
Chat 全体から検索を行いたい場合は以下の赤枠に文言を入力します。
特定のスペースや個人チャットから検索したい場合は、該当のチャットを選択し、下記画像の赤枠をクリックし文言を入力します。
検索機能を利用することによって、目的のやり取りをスクロールして探す手間を省くことができます。
是非、ご利用してみてはいかがでしょうか。
4. 新機能、Webhook を利用しよう
最後に、最新の機能をご紹介します。
Google Workspace 上の Google Chat に ”Webhook” という機能が追加されました。
Google Chat の Webhook は Incoming Webhook と呼ばれる、外部からチャットメッセージを投稿できる仕組みのことを言います。
Webhook 用の URL 宛にメッセージを送ると、スペースやチャットルームに送信したメッセージが投稿されます。
この機能を利用するにあたって、他のサービスの情報を Google Chat に通知できるボットを作成できます。
では実際に Webhook をどう作成するのか、ご紹介します。
まず、環境で Webhook を利用することを 許可する必要があります。
管理者アカウントで許可を行いましょう。
＜設定手順＞
1. 管理コンソールにアクセス
2. アプリ > Google Workspace > Google Chat と従来のハングアウト の順にクリック
3. チャットボットの項目をクリック
4. ユーザーに着信 Webhook の追加と使用を許可する をオン
これで、Webhook の利用が可能になります。
それでは環境内の利用を許可したところで、ここからはユーザー側で設定を行っていきます。
＜設定手順＞
1. Webhook を追加したいチャットルームまたはグループチャットを Google チャットで選択
2. 上部に表示されるチャットルーム名をクリックし、「Webhook を追加」を選択
3.「着信 Webhook」が表示されるので、Webhook 名（bot の名前）とアイコン画像を入力し、保存
ボタンをクリック
Webhook 用の URL をコピーし、この Webhook 用 URL にメッセージを HTTP 通信（POST）で送ると、Google Chat にメッセージが外部から投稿できます。
是非、Webhook を活用して、Google Chat に情報を集め、データ運用を活性化させてみてはいかがでしょうか？
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