Google Cloud Searchで業務効率化

 

 

 

みなさん、休日はいかがお過ごしでしょうか。

 

わたしはこの状況下になり外出ができないことからNetflix デビューをしました。
最近は海外ドラマのスーツを見終わり、次の作品選びに迷っています。
おすすめ作品ありましたら是非ご共有いただけると嬉しいです♪

 

 

今回は「大きい声では言えないけど、わたしって実はズボラ…」
という方に必見なサービスをご紹介します。

「この間はなしてたあれ、、どこ？これどこ？」
「OK今確認するね！（…どこだっけ！）」

なかなか見つけれず・開けずな経験おありな方いませんか？

 

 

「ドキュメントだっけ？スプレッドシート？スライド？」！？どこ？！　　　　　　　
大丈夫です、この機能を知ってれば。
Google Cloud Search を使って毎日余裕顔。
「OK、今すぐ確認します♪」
Google Cloud Search について詳しくご紹介します。

 

 

Google Cloud Searchとは？

Google 内のデータをサービスの垣根を越えて、横断検索ができたり、これからの予定などを確認できる機能です。

現在、Google Cloud Searchで検索できるサービスは以下となります。

＜検索できるサービス＞

▼Google カレンダー

▼Google コンタクトのグローバル ディレクトリ
　（「その他連絡先」など個人で登録されているものは含まれません）

▼Google ドライブ

▼Gmail

▼グループ

▼Keep

▼Google サイト
　（以前のサイト、新しいサイト）

Google Cloud Searchはどんなときに使えるの？

「昨日編集した資料ってなんだっけ」

「〇時に予定あった気がするけど、何の会議だっけ？」

「〇〇についての資料ってメールとドライブどっちに保管したっけ？」

「〇〇さんからファイル共有されたよなぁ」

 

普段利用するファイルや定期的に行われる予定であれば頭の中にあるかもしれませんが、突発的な予定や数年前の情報を引っ張り出すとなると、どこに何があるのかわからなくなりますよね。

「記憶にあるけど、詳細まで覚えてないや」というような場合にGoogle Cloud Searchを使うことおすすめします。
そんなふわっとした検索もできる方法は後ほど記載しています。

 

まずは、「サービス自体があることは知ってるけど触ったことないなぁ」
という方向けに、どのような画面かを簡単に紹介します。

まず、Google Cloud Searchにアクセスすると下記のような画面が表示されます。

「作業を再開するドキュメントの選択」「次回以降の会議に備える」など、最近編集したファイルやこの後の予定が表示されているものを「アシストカード」と呼びます。

業務に必要な予定や最近のアクティビティが表示されています。
なお、ドライブをあまり使っていなかったり、カレンダーに予定が無いと表示されません。

画面上部の検索バーにキーワードを入れると、自身のG Suite内に保管されているすべての情報を探してくれます。

検索ワードは「注文書」など単語での検索も可能ですが、このような形での検索も可能です。

 

▼〇〇さんからのメール

▼今日の予定リスト

▼次回の会議

▼過去 2 週間に共有してもらったファイル

▼〇〇さんから届いたドキュメント

 

もちろん、GmailやGoogle 検索でも利用できる、検索演算子も使えます。

たとえば、「この間〇〇さんから共有された資料ってどれだっけ？」となったときは

・〇〇さんから届いたドキュメント

・（資料名）frome:〇〇 source:drive

で探し出すことができます。

もちろん、ファイル名が特定できている場合でも使えるのでご安心ください。

注意したいところ

便利なGoogle Cloud Searchですが、利用するにあたり、注意点があります。

▼Google ハングアウトやGoogle Chatの内容は検索対象外
GmailではGoogle ハングアウトの検索ができますが、Google Cloud Searchでは検索できません。
面倒ですが、Google ハングアウトの場合はGmail、Google Chatの場合は検索アイコンから検索してください。

 

▼権限変更、ファイルの削除、内容更新に時間がかかる
基本的にはすぐに反映されますが、まれに反映まで時間がかかることがあります。
そのため、「削除したはずのファイルが検索結果に出てきた！」といったこともあります。

 

▼使えるプランが決まっている
Google Cloud Searchが利用できるのは「G Suite Business」以上のプランです。
G Suite Basicでは利用できないのでご注意ください。
※G Suiteを利用していない方はスタンドアロン版で利用が可能です。

おわりに

テレワークが推奨され、「これってどこだっけ？」「次の予定なんだっけ？」があってもなかなか人に頼りづらい部分があります。

すぐ見つかればいいものの、必要な時に必要な情報が出せないことも多々あると思います。
そんな時に、Google Cloud Searchを利用し、探す手間を省いてみてください。