自身が関連するデータはまとめて一括検索！意外と知らない Cloud Search サービスを活用しよう！
書類でのやり取りが昨今の働き方改革で少なくなってきた方も多いのではないでしょうか。
データ化がすすみ、PC 内でのデータ管理が求められます。
今回は、PC 内のデータから適切なデータをスムーズに探し出せる方法をご紹介します。
あのデータは確か・・・とうる覚えな状態でなかなか適切なデータを探し出すことが
できなかったという経験がある方は必見ですよ。
是非、最後までお読みいただき運用にご活用ください。
1. Cloud Search とは？
Google Cloud Search とは、
Google Workspace 内のデータを包括的に検索することができる機能です。
ドライブやドキュメント、Gmail、カレンダーなど、Google Workspace で使用しているサービス全体で検索を行い、目的のファイルやメール、予定などのデータを探すことができます。
これらのサービスは各々のサービス内にも検索機能を備えていますが、
Google Cloud Search を使用することで 1 つのサービス内に限定せずにデータを探すことができるため、
探しているデータがどのサービスで使用されたかわからない、という場合にも手間をかけずに該当のデータを探し出すことができます。
また、取引先やプロジェクトなど、特定のトピックに関連するメールや資料を一括で確認するということも可能です。
2. Cloud Search の活用例
1 ヵ所から全コンテンツを検索する
Google Workspace を使っていて、Gmail やドライブなどのサービスを使う中でコンテンツの検索を行いたい、でも、調べたいことを 1 つのサービスに絞らず包括的に検索したい、という場合に Cloud Search は大活躍します。
それでは例として、Google Workspace 内にデータとして溜めている「MDM」に関連する情報を探してみます。
＜検索手順＞
1. Google にログインし、画面右上にあるアプリランチャー（ 9 点のアイコン）をクリックします。
2. [Cloud Search] をクリックします。
3. 上部の検索バーで、検索したいワードを入力します。
4. 「MDM」と検索すると、[すべて]、[メール]、[ドライブ]、[サイト]、[グループ]、[カレンダー] の項
目から検索されます。
基本的に Google ドライブに格納されているデータを、ドライブの検索機能を使って検索することが個人的には多いですが、ドライブに格納されていないメールやカレンダー、グループ、サイトのデータも一挙に探しだせるのが大変有効な機能です。
＜補足＞
例えばドライブのデータのみを検索したい場合は、検索すると表示される [ドライブ] タブをクリックすると、過去 1 年 ～ 期間指定なしで検索したいデータの期間を選択したり、
期間指定の右横にある [すべて] のプルダウンから、[自分がオーナー] のデータを抽出できます。
また、[すべての種類] よりテキストドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDF、画像、動画、図形描画、フォルダの項目でさらに抽出することができるため、業務中の検索効率をぐっと上げてくれます。
最後に、Cloud Search を開くと「作業を再開するドキュメントの選択」欄に表示されている「アシストカード」について少しだけご紹介いたします。アシストカードは、直近で作成、実施した業務や Google カレンダーであればその予定に基づき、Google によって自動的に選定されたファイルが表示されるようになっています。
業務中の検索時間を少しでも減らしたいという方は是非、使ってみてください。
3. モバイルで利用する場合
Cloud Search はパソコンだけでなく、モバイルでも利用が可能です。
今回は、iPhone で Cloud Search を利用する方法をご紹介します。
初めに、iPhone で Cloud Search を利用する場合、アプリのインストールが必要となります。
▽ Google Cloud Search アプリ
https://apps.apple.com/jp/app/google-cloud-search/id1210181597
アプリにアクセス後、任意の Google アカウントでログインを行います。
iPhone の画面は以下のような画面となります。
検索の欄に単語を入力することで Google サービスから検索を行い関連アイテムが表示されます。
パソコンを持ち歩いていない状況でも携帯で簡単に欲しい情報を探すことができるので、利用してみてくださいね。
4. 注意点
Cloud Search を利用する点での注意点は、Google Chat の内容は検索対象に入りません。
Google Chat の内容を検索したい場合は、Google Chat または、Gmail 画面より検索してください。
また、Cloud Search は、Google Workspace Business Standard 以上、G Suite Business 以上のエディションで利用が可能です。
利用したいユーザーは自身のプランをご確認の上ご利用ください。
Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしているカスタマーサクセスチームがございます。
運用にあたり、ご不明な点やプランのアップグレードの検討など、お悩みの相談などございましたら、以下のページよりお気軽にお問い合わせください。
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