Google の「データの移行」機能でリスクを減らしましょう！
こんにちは。
人の異動や退職した後で、あのデータやファイルはどこへいったなど経験された事あるのではないでしょうか。
「去年のプロジェクトの資料や実績が知りたいから、送ってくれ。と言われても。。。」
など、退職した人がメインで進めていたプロジェクトの資料を、焦って関係者に確認しても、一部やすべての資料は集められないなどのリスクもあります。
そこで、データの移行をする事で、退職者のデータも引継ぐ事ができ、プロジェクトへの影響もなくなります。
今回は、データの移行の機能についてお伝えします。
メールのデータ移行が行えるの？
退職者が出て、G Suiteのアカウントが無くなると、Gmail、カレンダーのデータ（共有カレンダーを除く）やファイル（マイドライブで作成された）が削除されてしまいます。
アカウントが削除される前にメールのデータ移行を行い、退職後の取引先とのやり取りをスムーズに進めたいですね。
事前に把握していれば、データ移行もスムーズに行えます。
次は、データ移行がよく利用されるケースについてお伝えします。
よく利用されるケース
データ移行を利用するケースとして、
▼退職者が出た
▼異動で、引き継ぎを行っていなかった
など、人が動く事で利用されるケースが多いです。
年度末や半期末などは人の移動が多いので、事前にリスク回避しておく事がおすすめです。
もし後で気づいた場合は、アカウント削除とともに、大事なデータもなくなってしまうので、「データがない。。。」ということがないよう、G Suiteの管理者などは事前に把握しておく必要があります。
データ移行で大事なデータをなくす事なく、リスク回避
例えば、Google スプレッドシートで管理していた進捗管理や、Googleドキュメントで管理していた過去のミーティング議事録など、なくなる事で大きな支障が出る事もあります。
また、複雑な設定をしているシートなどは削除されたら復旧が大変なので、更新の担当者が退職する前にデータ移行を行い、リスク回避ができます。
また、現行のシステムから他システムへリプレースする際に以前利用していたシステムにデータや資料残っており、泣く泣くゼロからデータ集めや資料作りから始めるといった事になってしまいます。。。
退職後、ユーザーを削除するにあたって、誤って違う方を削除してしまった場合、ユーザーの削除を行ってもの20日間は復元が可能ですが、
以降は完全に削除されます。
復元期間中に気付けさえできればいいですが、
期間を過ぎてしまうと、復旧も難しいです。
「退職者が出たときにドライブのデータを引き継ぎたい！管理者でできる方法」もございますので、ぜひご確認下さい。
https://cloudstep.net/drive0828/
最後に
データ欠陥など、事前にリスクをなくす事で、経営や営業活動がスムーズにいきます。
ビジネスは信頼関係が大事なので、クライアントなどにも影響ある場合は、不信感を感じてしまいます。
データがないなどといったトラブルが起こる前に、事前に対策をとっていきましょう。
ビジネスを推進するために攻めの姿勢も大事ですが、リスクを少なくするための守りの姿勢も大事です。
事前にリスクを少なくし、安定した運用を行いましょう。
