意外と知らない Google ドライブの便利機能 ②
新年度となり、新入社員が入社した企業は多いかと思います。
新入社員の皆さんは、これから資料の作成をする機会や資料を共有される機会が増え、資料の数が膨大になっていくと思います。
資料が膨大になると管理が難しく、目的の資料を見つけることができなかったり、資料がバラバラで情報の整理が大変になる機会があるかと思います。
資料の保管場所として、Google ドライブを利用している方は多いと思いますが、随時アップデートが行われている Google ドライブには意外と知らない機能もあるのではないでしょうか。
今回のブログでは意外と知らない！？ Google ドライブの便利機能をご紹介していきます。
目次
1. Google ドライブのおさらい
2020 年 の 12 月に記載したブログ 意外と知らない Google ドライブの便利機能 では、主にドライブについてご案内しました。
Google ドライブでは作成したデータを、簡単に共有することができ、
セキュリティ面につきましても、ドメイン外との共有を制限したり、アクセスすることができるユーザーのみに URL を共有するなど、安心してファイル共有を行うことが可能でございます。
今回は Google ドライブに関するブログ第 2 弾ということで、普段の業務で大活躍間違え無しの基本的な機能をご紹介いたします。
今回のブログで基本機能をしっかりと抑え、業務効率化を一歩先に進めましょう！
2. 基本的な機能を使ってみよう
では、実際に Google ドライブを使ってみましょう！
この章では、Google ドライブを開いたときに、左側に表示されるメニューについて説明していきます。
◆新規
ドライブに新規にファイルやフォルダを作成するだけでなく、PC 内から任意のファイルやフォルダをアップロードすることも可能です。
新規にファイルを作成する場合は、Google ドキュメントを空白状態、またはテンプレートを選択して作成します。
◆候補
直近で開いたファイルが表示されます。
また、ワークスペース機能を使って、用途ごとにファイルをまとめることもできます。
◆マイドライブ
自分が作成またはアップロードしたファイルやフォルダだけが表示されます。
◆共有アイテム
自分以外の人がファイルやフォルダを共有したものだけが表示されます。
◆最近使用したアイテム
使用したファイルが今日から過去に遡って確認できます。
先週使ったあのファイルが見たい！というときに便利な画面です。
◆スター付き
自分でファイルやフォルダに★（スター）をつけたものだけが表示されます。
いつも開くファイルが決まっている人は、ファイルまたはフォルダにスターをつけておいて、このページから遷移するのが便利です。
◆ゴミ箱
ファイルやフォルダを削除するとゴミ箱に入ります。
ゴミ箱に入ると、ファイルやフォルダは 30 日後に完全に削除されてしまうため、復活させる場合は早めに対応してください。
Google ドライブの基本的なメニューについては、理解いただけましたか？
次の章では、便利な検索機能についてご紹介します。
3. Google ドライブの検索機能をフル活用しよう
Google ドライブでは、検索演算子を利用して、ファイルを検索することができます。
ドライブの検索バーにある［▼］をクリックすると、種類、オーナー、場所（マイドライブや共有ドライブなど）など条件を絞ることができます。
例えば、Aさんがオーナーのドキュメントを検索したい！といった場合は、「種類」からドキュメントを選択し、「オーナー」をAさんのアドレスに設定すると、Aさんがオーナーであるドキュメントが表示されます。
このように、詳細検索画面からの検索も可能ですが、検索演算子を使って更に細かく条件を絞って
ファイルを見つけやすくできます。
検索の詳細画面に表示されていませんが、Google ドライブで利用できる検索演算子は以下です。
◆ ””（引用符）
完全に一致する語句を含むドキュメントを検索することができます。
例えば、ファイル名だけでなく、文中の「Google Workspace」が記載されたファイルを
検索したい場合は、検索バーに ”Google Workspace” と入力します。
◆ OR
検索バーに入力した単語を1つでも含まれたファイルを検索します。
「Google Workspace」か「G Suite」どちらかが含まれたファイルを検索したい場合は、
Google Workspace OR G Suite と入力します。
◆ -（ハイフン）
特定の単語を含まないドキュメントを検索できます。
「Google Workspace」ではなく、「G Suite」でヒットするファイルを検索したい場合は
G Suite - Google Workspace で検索します。
◆ creator:
特定のユーザーが作成したファイルを検索できます。
ただし、検索できるのは自身が共有されているファイルや共有ドライブのみです。
◆ to:
特定のユーザーやグループと共有しているファイルを検索できます。
◆ sharedwith:
マイドライブ / 共有ドライブ / 共有アイテム内に特定のアカウントがアクセスできるファイルを検索します。
◆ app:
Google Apps Script（GAS）のファイルを検索をすることができます。
詳細検索画面に表示されている項目と、検索演算子を組み合わせて、より詳細に、探したいファイルを探してみてください。
4. 案件ごとで整理整頓！フォルダを活用しよう
既にご存知の方も多いとは思いますが、Google ドライブではフォルダを作成することができ、フォルダに対して共有権限を設定することができます。
また、フォルダの中にフォルダを作成することもできるため、Windows のエクスプローラーのような感覚で使用できることが Google ドライブの利点かと思います。
フォルダの階層別管理、共有権限を使用すれば、下図のように案件毎にフォルダを作成できます。
上記のように管理すれば、案件毎にフォルダを管理することができ、且つ共有権限をフォルダ毎に設定すれば、”指定したユーザーのみが〇〇会社のフォルダを閲覧・編集できる” といった
設定が可能です。
然しながら、上記のようにマイドライブで作成したフォルダを他のユーザーと共有する場合、以下のような点に注意する必要があります。
・フォルダやファイルのオーナーを削除してしまう
・メンバーの移動や追加があった場合、都度共有権限を変更しなくてはならない
２つ目の共有権限の変更はまだしも、１つ目のオーナーの削除を行ってしまうと、ユーザー（オーナー）に紐づいたデータが全て消えてしまうため、ユーザーを削除する際は予めオーナーの権限を他のユーザーに変更しておくといった運用を行ってください。
なお、G Suite Business、Google Workspace Business Standard 以上のプランであれば共有ドライブの機能を使用することができます。
共有ドライブはマイドライブとは異なり、共有ドライブ内のフォルダやファイルの権限はユーザーではなく組織となります。
そのため、ユーザーを削除しても共有ドライブ内のデータが削除されることはありません。
また、共有ドライブの権限設定がそのまま共有ドライブ内のフォルダやファイルに適用されるため、ユーザーの移動や追加によってフォルダやファイル毎に権限を変更する、といったこともなくなりますので、ドライブをファイルサーバーのように使用したい場合は、プランの変更をご検討ください。
※共有ドライブが使用できる環境の場合、上記のようにマイドライブと共有アイテムの間に
共有ドライブが表示されるようになります
5. 履歴の確認ができる？履歴機能を活用しよう
スプレッドシートやドキュメント等の編集履歴を確認できることをご存知の方は多いと思いますが、Google ドライブの各ファイルやマイドライブの履歴を確認できる機能があることを知っていますか？
Google ドライブにアクセスすると画面右側に［詳細を表示］アイコンが表示されているので、クリックします。
［詳細を表示］をクリックすると以下のような画面が表示されます。
現在、選択されているのはマイドライブなので［履歴］にはマイドライブの履歴が表示されます。
また、［詳細］にはファイルやフォルダを選択することで、選択したファイルやフォルダの詳細が表示されます。
フォルダを選択した場合、［詳細］ではフォルダのオーナー情報やいつ作成されたか、変更された履歴があるか等が表示されます。
［履歴］にはフォルダにアップロードしたファイルの情報が表示されます。
是非、ファイルやフォルダの履歴機能を利用してみてくださいね。
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