Google ドライブの新機能含めた便利な使い方を紹介
今回は、Google アカウントを持っている人で、使ったことがない人はいないと思う、Google ドライブについて紹介していきます。
どのモバイル、タブレット、PC でもアクセスすることが可能な Google ドライブは、
多くの方が業務で使っていると思います。
実は Google ドライブも新しい機能が増えていることはご存知でしたか？
基本的な使い方から、新しい機能の使い方まで紹介していきますので、ぜひブログを読んで、有効に活用してください！
目次
1. Google ドライブの基本的な使い方
Googleドライブは、いくつものファイルを保管することができる格納場所として活用するのが主な使い方であるかと思います。会社や組織によって使い方は様々ですよね。
Googleドライブは、Google Workspace の契約プランによって使える機能が異なることもありますが、基本的に Google ドライブでは、次のようなことが実現できます。
・Google ドキュメントやスプレッドシート、Google スライドといったファイルの
作成機能を持っているので、クラウドにデータが保存される特徴を活かして、リアルタイムで
チームや組織でファイルを共有することができる。
・共有されたファイルに権限があるユーザーは、そのファイルにアクセスし、コメント、編集などを
加えることができる。また、パソコンからファイルをアップロードすることができる。
・作成したファイルごとに権限を付与することができるため、限られたユーザーのみがそのファイル
にアクセスできるようにすることができる。（外部共有設定をすれば、外部からのアクセスも可）
・Google ドキュメントやスプレッドシートに限らず、Microsoft Office の Word / Excel / Powerpoint
や PDF にも対応している。
・インターネット環境があればどこからでもアクセスができる。
・Google ドライブには Google の光学式文字認識機能が搭載されているため、PDF や 画像もテキス
ト化することができる。
上記でご紹介した Google ドライブの基本的な使い方に加えて、「共有ドライブ」や「共有アイテム」のように、複数人に共有されたアイテムが格納されるフォルダを使い分けて管理することができます。これらを上手く使い分けることで、Google ドライブをより組織やチームでご利用いただきやすくなります。これらの違いについては次章で確認していきましょう。
2. 共有アイテムと共有ドライブの違い
同じ”共有”という名称によって、弊社に寄せられるお問合せでも共有アイテムと共有ドライブの違いを理解できず、運用にお困りなお声をいただくことがあります。
ここでは、上手に Google ドライブを使いこなすためにも、共有アイテムと共有ドライブの違いをしっかり抑えてみましょう。
まず、共有アイテムからご紹介します。
自分以外のユーザーからファイルやフォルダが共有されると、共有アイテムに表示されます。
共有アイテムにあるファイルやフォルダは自分以外のユーザーのマイドライブにあるものが共有されたものです。
また、共有アイテムにあるファイルやフォルダは、オーナー以外は削除することはできません。
続いて、共有ドライブをご紹介します。
Googleドライブ内で組織やチーム単位でファイルやフォルダを共有することができるのが、共有ドライブです。
共有ドライブにファイルをアップロードすることで、チームや組織のメンバーが閲覧・編集を行うことができ、
共有ドライブ内のデータはチームや組織単位で所有します。
そのため、メンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るので、
どこにいてもどのデバイスからでも、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができます。
共有ドライブの利用は、Google Workspace Business Standard 以上、
G Suite であればBusiness 以上の環境であれば、「共有ドライブ」の項目を確認することができます。
上述の環境でなくとも、共有ドライブが表示されているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
基本的にはG Suite Basic や Google Workspace Starter のプランでは、
共有ドライブはご利用いただけませんが、共有ドライブのファイルを
外部から共有されている環境である場合は、「共有ドライブ」が表示されるようになります。
共有アイテムと、共有ドライブの区別をご理解いただけましたでしょうか？
では続いて、Google ドライブの共有についてご紹介いたします。
3. Google アカウントを持つユーザーとファイルを共有しよう
Google ドライブで保存されたデータは Google アカウントを持つユーザー同士（※）で共有することができます。
※Google アカウントを持たないユーザーとの共有も可能です。詳細は後述します。
ドライブに保存されたファイルやフォルダの［共有］で共有相手を設定することで閲覧、編集権限を付与することができます。
なお、外部ドメインの Google ユーザーと共有を行うには外部との共有を組織で許可する必要があります。Google Workspace Starter、G Guite Basic プランでは組織全体で外部共有の許可/不許可となりますが、Google Workspace Standard、G Suite Business 以上のエディションであれば組織毎に外部共有を許可/不許可することができます。
共有する側の操作
1．共有を行いたいユーザーにて Google ドライブ内の共有したいファイル、またはフォルダを
右クリックします。
2．［共有］をクリックします。
3．［ユーザーやグループを追加］に共有したい相手のメールアドレスを入力し、
「編集者」か「閲覧者」を設定してください。
4. Google アカウントを持たないユーザーとファイルを共有しよう
Google ドライブ内のデータを共有したい場合、通常は共有相手も Google アカウントを所持している必要があります。
しかしながら、Google アカウントを所持していないユーザーに対しても Google ドライブ内のデータを共有できる「ビジター共有」という機能がございます。
この機能を利用することによって、Google アカウントを所持していないユーザーに対して共有だけではなく、共同編集も行うことができます。
また、編集者、閲覧者等の権限も設定することができるので、セキュリティを考慮した権限を付与することもできます。
「ビジター共有」が利用できるエディションは、Google Workspace Business Starter 以上のエディションが対象となります。
では、実際に「ビジター共有」がどのようなものなのか手順をご紹介します。
共有する側の操作
1．共有を行いたいユーザーにてGoogleのドキュメントサービスのいずれを開き、
[共有]ボタンをクリックし、共有画面を開きます。
共有される側（ビジター）の操作
ビジターでログインする
1．該当アドレス宛てに「（ファイル名）-Invitaion to edit」の件名のメールが届くので、
「Open in Sheets」をクリックします。
2．「メールアドレスの確認」画面に遷移するので、「配信」をクリックし、
確認コードを受け取ります。
3．メールに記載された確認コードを入力することでドライブにログインすることができます。
5. 新機能、特定のユーザーからのファイル共有をブロックする
最後に、Google Workspace のドライブに新しく実装された機能をご紹介いたします。
既にドライブ上で見かけた方もいらっしゃるかとは思いますが、
2021年7月22日より、Google ドライブでは特定のユーザーからファイルを共有されることをブロックすることが可能になりました。
※現時点で実装されていない環境でも、順次適用されますのでお待ちください。
では、この機能は実際どのように動くのか、動作をご紹介いたします。
ドライブのブロック機能は「共有アイテム」から利用いただけます。
共有アイテムにアクセスし、共有されたアイテムの中から、今後ファイル共有をブロックしたいユーザーのアイテムを探します。
ブロックしたいユーザーのアイテムを右クリックすると「メールアドレスをブロック」のメニューが表示されます。
「（メールアドレス）をブロック」を選択すると、「このユーザーをブロックしますか？」と表示されるので、問題が無ければ「ブロック」をクリックしてください。
なお、ブロックを解除したい場合は、［Google アカウント］>［情報共有と連絡先］>［ブロック中］から操作ができます。
×をクリックすることで、ブロック解除ができるので、必要に応じて解除を行ってください。
注意点として、Google Workspaceで共有をブロックできるのは、ドメイン外のメールアドレスのみです。同じドメインのアドレスはブロックできません。
よくわからない人からファイルを共有された！などといった時に、利用してみてください。
弊社では、 Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしている、
カスタマーサクセスチームがございます。
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