ビジター共有を使って、Googleユーザーにとどまらないコラボーレションを実現しよう！
12 月も 3 分の 1 が過ぎました。
年明けに向けて年賀状を準備しているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
年賀状を書かないという方も増えているようですが、親しい方から年賀状が届くと嬉しいですよね。
最近では SNS の年賀状サービスや、
アプリでデザインをすると相手の家まで年賀状を届けてくれるサービスなど、
インターネットを活用した年賀状サービスが増えてきているそうです。
このようなサービスを活用して年賀状を送るのも面白そうですね！
Google ドライブの共有機能の 1 つである「ビジター共有」について、
使用方法や設定の方法などをご紹介しています。
Google ドライブを使う上で知っていると便利な機能になりますので、
よろしければ最後までお読みください。
1. Google ドライブのファイルを外部と共有するには？
Google ドライブではファイルの保存や作成、編集などを行うことができます。
保存できるアイテムは Google のサービスであるドキュメントやスプレッドシート、フォームやスライドに限らず、PDF や Word、Excel など様々なファイルに対応しています。
保管されたファイルはユーザーを選択して共有することができるので、
資料を複数人で共同編集することが可能です。
また、仕事をする中で取引先とファイル共有を行いたい場面もあるかと思います。
外部にファイルへのアクセスを許可することは、セキュリティの観点から難しいと考えている方も多いのではないでしょうか。
Google ドライブのファイルを外部と共有するには、Google Workspace の環境の場合、
外部共有の設定がオンであることが必要です。
しかし、例外として、外部共有がオフの設定でも外部ユーザーと
Google ドライブのファイルを共有することができる機能があることを皆さまはご存知でしょうか。
外部の特定のユーザーとの共有方法は、下記の通りです。
・許可リスト
・ビジター共有
今回は上述した外部共有がオフの場合でも外部と共有できる方法について、
次章から詳しくご紹介いたします。
2. 許可リストとビジター共有の違いについて
今回はビジター共有についてフォーカスを当てた記事となりますが、
一旦ここで Google ドライブの外部共有のひとつ、「許可リスト」についても少しご紹介します。
許可リストとは、Google Workspace アカウントを持つ外部ドメインを登録することができます。
（少し前まではホワイトリストという名称でした）
また、許可リストに登録できるドメインは、 Google Workspace アカウントを持っている必要があります。
普段から共有物が多い外部顧客の社用ドメインを許可リストに登録しておくことで、Google ドライブの外部共有設定がオフの場合でも外部ドメインと Google ドライブのファイルが共有ができるようになります。
また、1 つのドメインに限らずいくつでも登録が可能なので、頻繁にやり取りするドメインを登録して外部との共有を通常よりもセキュアに行えます。
ここで、許可リストと、今回ご紹介するビジター共有を比較してみます。
※1 Google Workspace アカウントに登録されているドメインである必要があります。
※2 無料の Google アカウントは対象外となります。
※3 ビジター共有で付与できる最高権限は「投稿者」となり、「管理者」、「コンテンツ管理者」の
権限をビジターユーザーに付与できません。
それでは、本題のビジター共有について次章で確認していきましょう。
3. ビジター共有とは？
ビジター共有とは、Google Workspace アカウントを持たないユーザーをビジターとして招待し、
招待を受けたユーザーは PIN コードを使ってログインし、
Google ドライブのファイルなどの共同編集ができるようになる機能です。
本人確認ができたら、共有ファイルや共有フォルダを 7 日間共同編集することができます。
共有相手のファイルに対する編集権限、コメント権限、閲覧権限の管理も可能です。また、ファイルの共有はいつでも停止することができます。
次章では、ビジター共有を利用するにあたっての管理コンソール上の設定を詳しくご紹介いたします。
4. 管理コンソールでビジター共有を設定する
最後に、ビジター共有を行うにあたって管理コンソールはどのように設定を行えばいいかご紹介いたします。
ビジター共有は外部と共有をするため、外部との共有を許可する必要があります。
以下に手順をご案内いたします。
＜手順＞
1．管理者にて Google 管理コンソールにアクセスします。
2．[アプリ] ＞[ Google Workspace ] ＞[ドライブとドキュメント] ＞[共有設定] ＞[共有オプション] を
クリックします。
3．[オン] または、[許可リスト登録済みドメイン]を選択し、[（組織名）のユーザーが、（組織名）外
の Google 以外のアカウントに招待状を送信することを許可する]にチェックを入れます。
4．[保存]をクリックします。
ビジター共有は、Google アカウントを所持しないユーザーの場合も
ファイルの共有が可能な大変便利な機能です。
例えば共有相手が Office を利用している場合でも、共有や編集を行っていただくことが可能です。
このご時世ではなかなか資料の共有のやり取りが困難な状況ですので、
是非、ビジター共有をご利用いただき、より外部とのファイル共有を円滑に行ってみてはいかがでしょうか。
弊社では、Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしているカスタマーサクセスチームがございます。
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