用途が沢山、便利な Google フォームを活用しよう！

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用途が沢山、便利な Google フォームを活用しよう！

 

先週に引き続き、今回も Google が無償で提供している便利な機能について紹介します。

今回は、Google フォームについてです！

 

Google フォームを使えば、アンケートフォームなどが簡単に作成できることは、

知っている人も多いと思います。

 

今回は、そんな簡単なことは知っているよ！って方のために、

応用や Google Apps Script を利用する方法も

ご紹介しますので、ぜひ、最後までブログを読んでくださいね

 

1.　Google フォームはどんなサービス？

 

 

Google フォームとは、Google 社が提供している無料のツールで、簡単な操作でオンラインアンケートや投票フォームなどを作成して、他のユーザーに送信し、回答などを集計することができます。

 

フォーム作成をする際には Google アカウントが必要となりますが、作成したフォームやアンケートへの回答は基本的に Google へのログインがいらないので、手軽にご利用いただけます。

※質問内容によっては Google アカウントが必要になる場合があります。

 

また、作成した Google フォームは Google ドライブに保存されるので、作成したフォームをしっかり保管しておくこともできます。社内でアンケート結果を収集したい時や、投票してもらいたい時に是非、使ってみましょう！

 

2.　Google フォームでできること

 

前章で Google フォームがどのようなサービスなのかお分かりいただけましたでしょうか。

 

Google アカウントがあれば、いくつものフォームを作成することが可能です。

無料アカウントで高機能を備えた Google フォームが利用できるのは嬉しいですね。

 

では、実際に Google フォームでできることを、活用シーンでご紹介します。

 

〇問い合わせ受付のフォームとしての利用

〇アンケート項目のフォームとしての利用

〇レポートなどの提出物のフォームとしての利用

〇問題集のフォームとしての利用
〇日程調整としての利用

 

その他にも活用方法はありそうですが、

用途に分けて幅広くご利用いただけるのが Google フォームです。

 

また、フォームの回答結果をスプレッドシートに自動で連動してくれる機能もありますので、

回答結果をデータ記録用としても、ご活用いただけます。

 

 

ビジネスシーンやプライベートシーンでも、ご活用いただけたらと思います。

 

3.　実際に作成してみよう

 

それでは、実際にGoogle フォームを作成してみましょう。

 

Google フォームの作成は特別な知識などは必要なく、画面上から操作を行えます。

 

1. Google フォームのページにアクセスし、［＋］アイコンをクリックするか、

　Google ドライブから［新規］>［Google フォーム］を選択します。

 

＜Google フォーム＞

 

 

＜Google ドライブ＞

 

 

2. Google ドライブから作成した場合は［テンプレートから作成］、もしくは［空のフォーム］

　［空のテスト］を選択し、フォームを作成します。

 

 

　Google フォームの画面から作成した場合は鉛筆アイコンが「空のフォーム」、紙のようなアイコンが

「テンプレートから」となります。

 

 

「空のフォーム」を選択すると、下記のような画面になるので、質問を作成します。

 

なお、フォームでは、質問の形式をいくつか選択することができます。

 

記述式 ･･･ 一行程度の短い文章を入力することができます。

段落 ･･･ 改行が必要な長文を入力することができます。

ラジオボタン ･･･ 選択肢を設定できます。回答者は一つのみ選択肢を選べます。

チェックボックス ･･･ 複数選択可能な選択肢を設定できます。

プルダウン ･･･ プルダウンから選択肢を選べます。回答者は一つのみ選択肢を選べます。

ファイルのアップロード ･･･ 回答者のローカルもしくはマイドライブに保存されているファイルを

　　　　　　　　　　　　　アップロードできます。

　　　　　　　　　　　　　作成者側でファイル形式や添付できるファイル数、ファイルサイズを

　　　　　　　　　　　　　制限することもできます。

　　　　　　　　　　　　　Google フォームにアップロードできるファイルの容量制限は1GBです。

均等目盛 ･･･ 1～10までの値を段階評価の選択肢として設定できます。

 

 

選択式（グリッド）･･･ 質問に対して、選択肢から1つだけ回答を選ぶことができます。

チェックボックス（グリッド）･･･ 質問に対して、複数選択可能な選択肢を設定できます。

日付 ･･･ 回答者自身で日付を入力できます。

時刻 ･･･ 回答者自身で時刻を入力できます。

 

 

もし、一からフォームを作成するのが面倒！と思う方は、Google で用意したテンプレートがいくつかあります。

 

 

一から作成だけでなく、テンプレートなども利用して、フォームを作成してみてください。

 

4.　Google フォームの応用

 

実は、Google フォームはアンケート機能以外にも利用用途があるのはご存知ですか？

 

Google フォームはアンケート機能というイメージがありますが、テスト形式でも利用することができるんです。

テスト形式を利用することによって、スキルチェックのためのテストを行ったり、最近ではリモートのため、紙でのテストが難しい場合等に Google フォームを活用することが可能です。

設定方法は、画面右上の歯車アイコンをクリックし、［テストにする］を選択するだけです。

 

「テスト」に設定をすると上記の画面が表示されます。

成績の表示や回答者が表示できる項目を設定し［保存］をクリックします。

 

また、Google フォームでのアンケートの回答やテストモードでの回答をスプレッドシートに出力することが可能です。

イベントの参加可否やセミナーに参加しての感想等、データとして残したい場合に便利な機能です。

設定方法は、［回答］をクリックし、スプレッドシートアイコンをクリックするだけです。

 

アンケート結果を手作業でまとめる手間が省け業務効率化に繋がりますので、是非ご活用ください。

 

5.　Google フォームで Google Apps Script を利用してみよう

 

Google フォームでは、Google Apps Script（GAS）を使用することができます。

 

GAS を使用することで「回答した相手に対して定型文のメールを返信する」ことや、

「スプレッドシートから決まった内容のフォームをボタン一つで作成する」といったことが可能です。

 

今回は「スプレッドシートから決まった内容のフォームをボタン一つで作成する」について

ご紹介させていただきますので、是非お試しください。

 

 

＜作成の流れ＞

① スプレッドシートを用意する

② 作成されたフォームを保管するフォルダを用意する

③ スクリプトエディタにスクリプトを設定する

④ スプレッドシートに作成ボタンを設置する

 

 

＜設定手順＞

1、ドライブの任意の場所にスプレッドシートを作成します

 

2、ドライブの任意の場所にフォルダを作成します。作成が完了したらフォルダを選択して開き、

画面上部の URL 内の フォルダ ID をコピーしておきます

※フォルダ ID は「https://drive.google.com/drive/folders/xxxxxxxxxxxxxxxxxx」の「xxxx…」の

　部分となります

 

　

 

3、手順1で作成したスプレッドシートの［ツール］から［スクリプトエディタ］を開きます

 

　

 

4、画面右側の入力欄に以下のスクリプトを貼り付けます

 

※青文字の部分は、任意で変更してください

※オレンジ文字の部分は、手順2 で控えたフォルダの ID を入力してください

※赤文字の部分は、必須項目にするかどうかとなります

　必須にする場合は「true」、必須にしない場合は「false」を入力してください

※緑文字の部分は、選択肢となります。選択内容はカンマで区切ることで増やすことができます

 

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function addFormItems(){

  var formTitle = ‘フォームのタイトルを入力してください‘;  

  var form = FormApp.create(formTitle);

  form.setDescription(‘説明を設定する場合は、ここに説明を入力してください。‘);

 

  var folder_ID = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty(‘xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx‘);

  var formFile = DriveApp.getFileById(form.getId());

  DriveApp.getFolderById(‘xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx‘).addFile(formFile);

  DriveApp.getRootFolder().removeFile(formFile);

  

  form.addTextItem().setTitle(‘記述式の設問‘);

  

  form.addMultipleChoiceItem().setTitle(‘ラジオボタンの設問‘).setChoiceValues([‘A’,’B’,’C’]).setRequired(true);

  

  form.addCheckboxItem().setTitle(‘チェックボックスの設問‘).setChoiceValues([‘A’,’B’,’C’]).setRequired(false);;

  

  form.addListItem().setTitle(‘プルダウンの設問‘).setChoiceValues([‘A’,’B’,’C’]).setRequired(true);

 

}

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5、画面上部の［プロジェクトを保存］をクリックして内容を保存します

　  保存が正常に完了したら［選択した機能を実行］をクリックして、実際にフォームが

　  作成できるかどうか確認してください

 

※エラーが発生する場合は、スクリプトに誤りがある可能性があります

※初回実行時は、実行しても良いかどうかの許可を聞かれますので、許可してください

 

　

 

6、スプレッドシートに戻り、［挿入］>［図形描画］と進み、適当な図形を選択して

　  ボタンを作成します

 

　

 

7、作成した図形をクリックし、表示された３点アイコンをクリックして［スクリプトを割り当て］を

　  選択します

　  入力する値は、手順4のスクリプトの場合は「addFormItems」と入力してください

 

　

 

8、割り当てが完了したら、作成した図形をクリックしてください

　  成功した場合、手順2で作成したフォルダにフォームが作成されます

 

 

一つのスプレッドシートにいくつもスクリプトを設定することができます。

スクリプトを5つ用意し、5個の作成ボタンを設置すれば、用途にあったボタンをクリックすることで

誰でも一瞬でフォームを作成することができますので、利用してみてはいかがでしょうか。

 

 

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