Google カレンダーで充実したスケジュール管理をしてみよう
みなさんは、仕事やプライベートなどの予定をどのように管理していますか？
プライベートの予定は自分だけがわかればよいので、紙のスケジュール手帳やスマホのアプリなどを使っている人が多いと思います。
では、仕事はどうでしょうか。
仕事は自分だけでなく、一緒に仕事する人達に共有する必要があるため、全員同じ管理ツールを選ぶ必要があります。
今回のブログでは、管理ツールの選び方のポイントや、Google 社が提供している Google カレンダーについて紹介していきます。
Google カレンダーの新機能も紹介しますので、より便利になった機能をぜひ使って、業務効率化につなげてください！
1. 企業でのスケジュール管理方法とは
会社・事業所単位で予定を管理する場合、ホワイトボードでのアナログな管理であったり、クラウドサービスを使った予定の管理など様々な方法があります。
テレワークが主流となっている今、スケジュールの管理はクラウドでの管理が主流かと思います。
改めて、スケジュール管理ができる方法をおさらいしてみましょう。
・ホワイトボード
出社前提とはなりますが、「行動予定表」というホワイトボードに予定を記載し、
管理する方法があります。
社内にいれば誰でも記載は可能ですが、社内にいることが大前提となります。
・クラウドの予定管理ツール（グループウェア）
Google など、インターネットを経由して予定を記載していく方法となります。
アカウントがあり、インターネットへつなぐ媒体があれば、時間や場所を問わず
予定を入力することができます。
また、決められたメンバーのみ見れるため、セキュリティを保ったまま運用が可能です。
2．スケジュール管理ツール選びのポイント
スケジュール管理ツール（カレンダー）選びのポイントとして重要なポイントは、主に以下となります。
複数のスケジュール管理ツールで悩まれている場合は、まず以下のポイントを比較してみましょう。
・管理しやすい（使いやすい）こと
・部署やチームメンバーの予定が表示できること
・会議室や設備の取得ができること
・予定の重複を許可しない設定ができること
・予定にビデオ会議が追加できること
まず、「管理しやすい（使いやすい）こと」「部署やチームメンバーの予定が表示できること」は、企業で使用するスケジュール管理ツールとして非常に重要です。
毎日使用するカレンダーが使いづらくては話になりません。
操作性が良く、わかりやすい、且つメンバーの予定が把握しやすいカレンダーを選ぶようにしましょう。
次に、「会議室や設備の取得ができること」「予定の重複を許可しない設定ができること」も重要です。
大体の企業が予定と共に会議室や設備を抑える傾向があります。「4月10日 13:00 ～ 15:00」といった予定を作成した時に、会議室も「4月10日 13:00 ～ 15:00」で同時に抑えることができるツールは工数も削減できるため優秀です。
また、会議室を抑えるにあたり、どうしても問題となりやすいのが会議室の重複です。
予定を立てたものの、他の人の予定と会議室が重複してしまうと重要な会議等があった場合に混乱してしまいます。
ユーザーＡが会議室を抑えたら、その会議室は登録できないようになる（重複登録禁止）機能が備わっているカレンダーを選ぶようにしましょう。
最後に、リモートワークが普及してきた昨今では「予定にビデオ会議が追加できること」もカレンダーを選ぶ上で重要なポイントとなります。
予定を作成するとビデオ会議（Meet や Zoom 等）も同時に作成されれば、わざわざビデオ会議を作成する必要もありませんし、ビデオ会議の作成忘れを防ぐこともできます。
上記のポイントを意識してスケジュール管理ツールを選びましょう。
3．Googleカレンダーについて
クラウドサービスやグループウェアなどのカレンダーサービスとしてよく知られているものとして、Google カレンダーが挙げられます。
無料で利用できるので、「@gmail.com」アカウントでプライベート用として利用している方も多いのではないでしょうか。
改めて、Google カレンダーとはどんなものか、利用したことがある方であればわかるかと思いますが、簡単に説明します。
Google カレンダーはGoogle が提供しているスケジュール管理サービスです。
パソコンでも、スマートフォンでもご利用いただけます。
自分の予定管理はもちろん、他の社員とのスケジュール共有なども簡単にでき、
スケジュール設定を簡単に行うことができます。
また、Google Workspace（企業向けの有償版 Google）の場合、個人の予定だけでなく、
設備や会議室などの予定登録も可能です。
個人向けとの大きな違いは設備や会議室の予定を登録できる部分かと思います。
Google のサービスは連携に優れているので、Google カレンダーの予定にビデオ会議ツールの Google Meet を簡単に発行できたり、Googleドライブ上にある資料も添付できます。
簡単操作で、その予定に必要な情報を共有できるので、とても効率的なスケジュール管理ツールです。
4．Googleカレンダーの機能
この章では、Google カレンダーの基本的な機能について紹介いたします。
はじめに、Google カレンダーでの予定の作成方法です。
＜手順＞
1．Google カレンダーにアクセスし画面左上の［+作成］をクリックします。
（カレンダーの作成したい予定時間をクリックすることで作成も可能です。）
2．予定の詳細を記入します。
・予定にゲストを追加したい場合は、［ゲストを追加］よりユーザーの名前や
メールアドレスを入力することで追加可能です
・予定にビデオ会議を設定したい場合は、［Google Meet のビデオ会議を追加］をクリックします
・社内の会議室の場所や開催地を入力することで、会議室の場所や開催地を
Google mapで表示できます
・予定の詳細やファイルを追加したい場合は、詳細を入力します
3．［保存］をクリックします。
続いて、他のユーザーのカレンダーを画面上に表示させる方法を紹介いたします。
＜手順＞
1．画面左側の［他のカレンダー］＞［カレンダーに登録］をクリックします。
2．追加したいユーザーのメールアドレスを入力し、enter をクリックします。
最後にタスク機能について紹介いたします。
タスクは、Gmail の画面上や Google カレンダーの TO DO リストから確認することができます。
タスクの作成方法は、カレンダーの予定作成から［タスク］を選択することで作成が可能です。
また、Gmail の画面右側に表示されている箇所からの作成も可能なので是非、
活用してみてはいかがでしょうか。
5．追加された新機能
Googleカレンダーは、基本的なスケジュール管理や、Google Meet 、Gmail などの他の Google サービスとの連携ができるところが魅力的であると感じていただけたかと思います。
現状にとどまることなく、直近では、新機能が 2 つ追加されました。
ここでは、Google カレンダーの新機能についてご紹介いたします。
【Googleカレンダーで作業している場所を共有】
2021 年 8 月 30 日以降、カレンダーに勤務場所を直接表示することが可能となり、
勤務場所を設定すると次のようなことができます。
・週単位で自分がどこで働いているかを設定する
・いつでも予定に応じて勤務場所を更新
また、勤務時間（業務時間）も有効にすることができ、
この設定を有効にすると、次のことができます。
・自分の勤務時間と会議に参加可能な時間を他のユーザーに知らせる
・自分が設定した勤務時間外に他のユーザーが会議に招待した場合に警告が表示される
8月18日以降、管理者は組織内でこの機能を有効/無効するかを設定できるので、
会社のルールに則って設定するようにしましょう。
＜ 管理者側で組織内の当該機能を有効または無効にする ＞
1. 管理コンソールを開き、アプリ > Google Workspace > カレンダーの順にアクセスします。
2. カレンダーの [共有設定] 項目、[勤務場所] の「ユーザーに日々の勤務場所の設定を許可する」を有効、または無効にします。
＜ ユーザーで勤務場所を設定する ＞
1. Google カレンダーを開き、右上の歯車アイコン [設定] にアクセスします。
2. [業務時間] で勤務時間を週単位で入力できます。
※メインの勤務地の [場所] と [階] を追加するには、ビルディングを定義する必要があります
【Google カレンダーでの時間の使い方を詳しく把握できるように】
時間の分析情報を利用できるようになりました。
昨今からオンライン会議などの機会が増え、勤務中の時間配分の管理が難しくなったことで、時間の分析情報では参加した会議に関するデータを確認できるため、予定を管理しやすくなります。
ご利用対象の Google Workspace のエディションは以下のとおりです。
・Google Workspace Business Standard
・Google Workspace Business Plus
・Google Workspace Enterprise Standard
・Google Workspace Enterprise Plus
・Nonprofits
この時間の分析情報から、次のようなことが確認できます。
・会議や共同編集者との打ち合わせに費やしている時間をウェブ上でユーザー本人が分析的に確認
・時間の内訳（勤務時間および参加する会議の種類）
・会議に割いた時間（会議が多い曜日と期間、会議の頻度）
・会議に参加したユーザー（会議に同席することが特に多いユーザー）
→特定のユーザーにカーソルを合わせると、そのユーザーが参加する会議がカレンダーでハイライ
トで表示される
・自分にとっての優先度に応じて時間の使い方を検討できる
＜ 時間の分析情報を表示する ＞
1. PC で Google カレンダー にアクセスします。
2. ページ左側の [その他の分析情報] アイコンをクリックします。
リリーススケジュールは以下のとおりです。
＜ 即時リリース、計画的リリースを利用しているドメイン ＞
2021年8月30日以降に段階的に展開
＜ 即時リリースを利用しているドメイン ＞
2021年9月6日以降に段階的に展開
＜ 計画的にリリースを利用しているドメイン ＞
2021年9月20日より段階的に展開
この機能はデフォルトで有効になっているので、必要に応じて管理者側で設定しましょう。
ここまでご紹介してきた新機能もあわせて、
Google カレンダーを組織やチームでフル活用して充実したスケジュール管理をしてみませんか？
弊社には、Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしている
カスタマーサクセスチームがございます。
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