Google カレンダーを使って、自分の作成する予定をカスタマイズしてみよう
お正月もあっという間に過ぎ去り、1 月も残りわずかとなりました。
期末で多忙に働かれている方にとっては
あっという間の 1 ヵ月となったのではないかなと思います。
2 月は祝日も数回ある上に通常月よりも日数が少ないので、
待ちに待った春がもうすぐだと思うとワクワクしてきますね。
祝日の当たり年と言われている 2022 年。
お休みが気になり、ついついカレンダーを何度も見たくなってしまいますが、
みなさまはどのような時にカレンダーをチェックしていますか？
今回は、ビジネス向けの「カレンダー」ツールに着目していきます。
目次
1. スケジュール管理ツール選びのポイント
みなさまはどのような方法でスケジュール管理を行っていますか？
新型コロナウイルス感染の影響により、ビジネスのシーンでは確実にクラウド型のスケジュール管理がメジャーになっているのではないでしょうか。
クラウド型のスケジュール管理も IT 化の進む現代では、多くのサービスが存在します。
そんなクラウド型のスケジュール管理サービスの選択ポイントについていくつかポイントを算出してみたいと思います。
・スケジュールは管理しやすいのか
・カレンダーの共有は可能なのか
・リマインド機能はあるのか
・サービスの導入コストは発生するのか
・その他の充実機能はあるのか
上述の通り、現代社会におけるスケジュール管理選びのポイントを述べてみました。
今回はクラウド型のスケジュール管理方法をテーマとし、そのなかでも Google カレンダーをご紹介してまいります。
2. Google カレンダーについて
Google カレンダーとは、Google アカウントを所持していれば誰でも利用できるクラウド型のカレンダーです。
パソコンやスマートフォン、タブレット端末からも利用が可能です。
スマートフォンやタブレット端末から利用する場合は、Google カレンダーのアプリをインストールしてください。
パソコンではカレンダーは下記のような画面となります。
Google カレンダーは、他の Google サービスとの連携もスムーズに行うことができます。
例えば、Google Meet をカレンダー内で発行することが可能です。
近年はオンラインミーティングを行う機会が多い方もいらっしゃるため、連携がスムーズなことはとても便利と感じる方は多いかと思います。
また、Google カレンダーでは予定の詳細を非公開にしたり、カレンダーを共有できるユーザーを限定したりとセキュリティ面でも安心した使い方ができます。
細かい活用場面は、次章で紹介いたします。
3. Google カレンダー活用事例
3-1 特定のユーザーに自分のカレンダーを共有する
カレンダーを使用していると、特定の人物のみに自分の予定を見せたいという場合があるかと思います。
例えば、自分の上司には予定を把握していてほしいが他の社員には公開したくない、などの場合に、Google カレンダーでは特定の人物を指定してカレンダーを共有することが可能です。
上記の場面を想定して、実際に設定の手順をご紹介いたします。
＜設定手順＞
1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 画面左側の [マイカレンダー] で上司に共有したいカレンダーにカーソルを合わせます。
3. 表示されたその他アイコン [︙]、[設定と共有] をクリックします。
4. [特定のユーザーとの共有] セクションで、[ユーザーを追加] をクリックします。
5. [メールアドレスまたは名前を追加] に上司のメールアドレスか名前を入力し、権限を選択します。
6. [送信] をクリックします。
7. 上司宛に送られたメールに記載されている [このカレンダーを追加] をクリックすることで、自分の
カレンダーが上司に共有されます。
3-2 自分が作成した予定の編集権限を付与する
あるプロジェクトの一環で、10 名のメンバーとのグループカレンダーを作成し、その中で必要に応じて参加メンバーを選択し、自分の予定への参加を招待していました。
しかし、カレンダーを作成した当事者が突然休暇となったことで、カレンダーに登録されている予定の時間とメンバーの変更が必要となる事態が発生してしまいました。「カレンダーの編集を行いたいのに、元の作成者ではないから編集権限がない….」とユーザーが困ってしまった、このような場合に対応できる設定です。今回は、2 つの場面別で早速ご紹介していきます。
① 作成するカレンダーごとに予定の変更権限を付与する場合
＜設定手順＞
1. Google カレンダーにアクセスします。
2. 画面右上の [作成] もしくは作成したい時間軸を押下し、[その他のオプション] をクリックします。
3. 予定の必要事項を入力し、赤枠内ゲストの権限にある [予定を変更する] にチェックを入れます。
4. 右上の [保存] をクリックします。
これだけで、自分が作成したカレンダーを招待したメンバーも編集ができるようになります。
② プロジェクト用のカレンダーを作成し、予定変更の権限を最初から付与する場合
本章の冒頭で例としてご紹介したプロジェクト内で、「プロジェクト用のカレンダー」を作成し、特定のメンバーにのみ編集権限を付与することもできます。こちらでは、「プロジェクト用のカレンダー」を作成してから予定の変更権限を付与する流れの手順をご紹介します。
＜設定手順＞
1. Google カレンダーにアクセスします。
2. 左側にある [他のカレンダー +] より、[新しいカレンダーを作成] をクリックします。
3. 下記のように、カレンダーの名前、必要に応じてそのカレンダーの概要を入力し、[カレンダーを
作成] をクリックします。
4. 作成したカレンダーの設定より、 [特定のユーザーとの共有] > [+ユーザーを追加] をクリッ
クします。
5. 作成したカレンダーを共有したい特定のユーザーを選択し、ユーザー下のプルダウンより
[予定の変更] をクリックし、送信します。
カレンダーを作成する際に、自分のカレンダーの編集権限を他のメンバーに付与しておくことで、予定変更時に柔軟に対応することができます。
※ 設定後、作成する予定ごとに権限を変えたい場合は、手順 ① でご紹介した手順で設定変更できます。
カレンダーの予定の変更権限や特定のユーザーを指定したい場合は、是非、活用してみてくださいね。
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