Gmail の優秀な機能を知って、メール業務をスムーズにおこなってみよう
今年も残すところ、わずかになりました。
年末にかけて慌ただしく業務をこなされている方も多いのではないでしょうか？
今回はそんなお忙しいみなさまに、是非お役立ていただきたい
Gmail の便利機能についてご紹介いたします。
機能を活用し、より効率的な働き方で年末を乗り切りましょう！
1. Gmail 内のメールを整理する方法知ってる？
Gmail は Google 社の提供する、世界最大規模のメールサービスです。
オンライン上のサービスのため、インターネットが繋がる環境であればどこからでもサービスが利用でき、パソコンや携帯電話、タブレットなど複数の端末からアクセスすることが可能です。
利便性の高さから、お仕事で使っているという方も多いのではないでしょうか。
メール業務では毎日多くのやり取りが行われます。
メールの見落とし、返信のし忘れなどを防ぐためにも整理をすることが大切です。
また、メールを整理することでメール対応にかける時間を短縮することにも繋がります。
Gmail ではメールを整理するための機能が充実しています。
例として、ラベル機能やアーカイブ機能などがあります。
さらに、フィルタ設定ではこれらの振り分けを自動的に行うように設定することも可能です。
これらの設定を行うことで重要なメールに気がつきやすく、メール業務がはかどるかと思います。
このような Gmail の便利な機能について、次章からさらに詳しくご紹介していきます。
2. ラベル、フィルタ機能
まずは、メールを自動的に振り分けてくれるラベル、フィルタの使い方をご紹介いたします。
ラベル機能
ラベル機能を使って、カテゴリごとにメールを分配できます。
例えば、〇〇株式会社、××株式会社 というラベルを作り、自動振り分けを設定します。
そうすると、下記のようにサイド画面に表示されるので、分類されたものが一目瞭然で確認できます。
ラベルを作成することで、探しづらかったメールをカテゴリごとに確認しやすくなり、メールを上手に管理することができますね。
早速、実際の設定手順を以下にご紹介いたします。
＜設定手順＞
1. Gmail から [新しいラベルを作成] を選択し、振り分けたいラベル名を入力します。
※ 画像右にある [次のラベルの下位にネスト] で、既存のラベルの直下にラベルを作成できます。
フィルタ機能
上記でご説明したラベル機能と連動させるには、フィルタでの設定が必要です。
しかし、ラベルだけでなく、振り分けの時点で既読にしたり、迷惑メールにしない設定にしたり、受信トレイをスキップしてアーカイブしたり、複数の条件を組み合わせてフィルタの作成をすることもできますので、条件さえ明確であれば、誰でも簡単に振り分け設定することができます。
今回は、受信したメールをすでに作成していたラベルに自動振り分けする設定手順をご紹介いたします。
＜設定手順＞
1. Gmail から該当するメールをクリックし、以下「その他」アイコンから、
「メールの自動振り分け」を選択します。
2. 基本的には From か To にメールアドレスを入力して、フィルタ設定を行いますが、
自動振り分けをする際に必要な情報を入力し、[フィルタを作成] を選択します。
3. ラベルを付けて振り分けをしたい場合は、[ラベルを付ける] にチェックを入れます。
既存のラベルを使用したい場合は、[ラベルを選択] より、メールを振り分けたいラベルを選
択します。
4. フィルタ作成後、設定したメールアドレスからのメールはフィルタ設定通りに
自動的に振り分けられます。
3. アーカイブ機能
Gmail のアーカイブ機能についてご紹介いたします。
Gmail のアーカイブ機能は、Gmail の「受信トレイ」にたまったものを整理する機能になります。
Gmail は、メールを受信すると受信トレイに蓄積されます。
不要なメールは削除してしまえばよいですが、既読したメールをあとで読み返したい場合や、会社のルールでメールは削除せず保管しておく方針がある場合など、受信トレイにメールが溜まってしまい重要なメールや新着のメールを見落としてしまうことがあるかもしれません。
そんな時に役に立つのが、アーカイブ機能となります。
アーカイブ機能を利用することでメールを削除せず、受信トレイから非表示（すべてのメールに表示されます）という形で保管することができるので、受信トレイを整理してみてはいかがでしょうか。
パソコンでアーカイブする方法は以下となります。
受信トレイのメール画面右側に表示されている、アーカイブアイコンをクリックするのみの簡単作業です。
万が一、誤ってアーカイブしてしまった場合は、画面左側に数秒間表示される [取消] をクリックすることでメールは受信トレイに戻ります。
4. スヌーズ機能
日々の業務はもちろん、プライベートなアカウントでも返信する必要のあるメール、そうでないPRメールなど、毎日数多くのメールを受信されているのではないでしょうか。
Gmail のスヌーズ機能は、メールの表示を遅らせ、必要になるまで一時的に受信トレイから消去できます。
簡単にいえば「再通知」してくれる機能になります。
明日、来週、今日の夕方など、指定したタイミングになるとメールが受信トレイの最上部にもう一度表示されます。
スヌーズは以下の手順で設定いただけます。
＜ 設定手順 ＞
1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. メールにカーソルを合わせます。
3. 右側にあるスヌーズ アイコン スヌーズ をクリックします。
4. メールを表示する日時を選択します。
※複数のメールをスヌーズするには、対象のメールを選択して、上部にあるスヌーズアイコンを
クリックします。
この機能を利用することでうっかり返信を失念してしまう事態を未然に防ぐことができそうですね。
5. メール予約送信機能
メールを後で送信するように送信日時を設定できます。
例えば、メールマガジンの送信において、配信時間を予め決め、指定の時間に自動送信することができます。
＜ 設定手順 ＞
1. パソコンで Gmail にアクセスします。左上にある「メールを作成」アイコンをクリックします。
2. メールを作成します。
3. 左下の [送信] の横にある下矢印アイコン その他の送信オプション をクリックします。
4. [送信日時を設定] をクリックします。
※ 最大 100 件のメールに送信日時を設定できます
※ 送信日時を設定したメールは、指定した時刻から数分遅れて送信される場合があります
※ 予約設定したメールをキャンセルすることも可能です
6. Gmail 新機能
前章までに沢山の Gmail の便利機能をご紹介させていただきました。
昨今、Gmail の UI も大幅に変更され、Google サービスとの連携がよりスムーズになりました。
本章では直近で発表のあった最新の Gmail 新機能についてご紹介します。
コロナ感染も日本では少し落ち着いた傾向が見られ、一部の企業ではオフィスに戻り始めましたが、
未だリモートワークを実施されている企業も多いはずです。
この機能を使用すると、必要に応じて Gmail > Google Chat > Google Meet または音声通話に
簡単に切り替えることができ、よりハイブリッドワークを行っていただきやすくなるのではないでしょうか。
是非、モバイル版 Gmail をご利用のお客様はご活用されてみてくださいね。
弊社では、Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしているカスタマーサクセスチームがございます。
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