Google グループの機能と活用方法を知ろう！
今年も残すところ 2 か月となりました。
時間はあっという間に過ぎてしまうので、
やり残すことがないように、今のうちに年内にやりたいことを考えておきたいですね。
さて、皆さまは Google グループをご存知ですか？
Google が提供している、チーム内の情報共有やコミュニケーションに役立つサービスです。
便利な機能が多いので、お仕事などで利用されている方も多いのではないでしょうか。
一方で、どんな機能があるのかよく知らない、
使ったことがないという方もいらっしゃると思います。
そこで今回は Google グループの機能と活用方法をご紹介いたします。
よければブログを読んで、便利な機能を活用してください。
目次
1. Google グループとは？
Google グループは、実は 2 種類サービスがあるということを皆さまはご存じでしょうか。
1つは「Google グループ」
もう1つは「ビジネス向け Google グループ」です。
ビジネス向けかそうでないか？どんな違いがあるか早速ですがご紹介します。
＜ Google グループ＞
Google グループでは以下の機能を使用することができます。
・メーリングリストを作成し、グループのメンバーに一斉配信を行うことができる
・Google ドライブにて、メーリングリストを使用して、共有を行うことができる
・Google カレンダーにて、メーリングリストを使用して招待を行うことができる
＜ビジネス向け Google グループ＞
ビジネス向け Google グループでは、Google グループの機能に加え、
以下の機能を使用することができます。
・アプリランチャーから、ビジネス向け Google グループにアクセスすることができる
・Google グループを共同トレイとして使用することができる
・Google グループ宛てのメールを蓄積することができる
・Google グループ宛てのメールを ブロック / 返信 / 削除 することができる
・各メーリングリストでポリシーを設定することができる
・グループメンバー内で、掲示板のような機能として使用することができる
それぞれのサービスについて活用シーンが少し思い浮かんだ方はいらっしゃいますか？
今回はそれぞれの機能の活用方法について詳しくご紹介していきます。
2. Google グループの主な機能
Google グループの主な機能は、メーリングリストとして利用できることです。
メーリングリストとは、複数のユーザーを１つのグループに所属させ、そのグループに対してアドレスを設定します。
そのグループに設定されたアドレスに対してメールを送ることで、メンバー全員にメールを届けることができます。
例えば、社内全員に対してメールを送りたい、部署内の全員にメールを送りたいという場合、人数が多ければ多いほど宛先ミスや、CC や BCC に宛先を入れる時間を要してしまいます。
しかしながら、このグループアドレスを利用することによって宛先は１つで済み、宛先のミスや時間の削減に繋がります。
また、グループアドレスを用いて、Google ドライブのアイテムの共有やカレンダー予定を招待することもできます。
続いて、ビジネス向け Google グループの主な機能について紹介いたします。
ビジネス向け Google グループは、Google Workspace をご利用の方は耳にされたことがあるかもしれません。
ビジネス向け Google グループは、Google グループに対して細かい設定が行えるものとなります。
また、グループを共同トレイとして利用することも可能です。
ビジネス向け Google グループは組織内でオン・オフの設定が可能で、オンに設定した場合はユーザーのアプリランチャーからビジネス向け Google グループにアクセスが可能となります。
そのため、ユーザーにて自由にグループの作成ができるため、運用方法に則って設定を行うようご注意ください。
3. グループメンバーにメールを配信する
早速、Google グループの基盤とも言えるメーリングリストを使って、メンバーにメールを配信してみましょう。
1. Google グループを開き、対象のメーリングリスト（グループ）を選択します。
2. [新しい会話] ボタンをクリックします。
3. 件名と本文を入力し、[メッセージを投稿] をクリックします。
4. メールの配信が終わると、配信元のグループボックスに履歴が残り、配信したメールの確認がで きます。
外部のメンバーにメールを送る場合
グループごとにメーリングリストが存在するかと思いますが、そのメーリングリストに属さない外部のユーザーからメーリングリストに配信しようとすると、エラーとなって返送されることがあります。
その場合は、そのメーリングリストのオーナーが、外部に [投稿の公開] を許可する設定をすることで、外部からメールを配信することができるようになります。
下記の方法で外部のユーザーからもメールが配信できるようになります。
1. 管理コンソールから、[グループ] をクリックします。
2. 設定したいグループを選択します。
3. 左側項目の [アクセス設定] をクリックします。
4. アクセスタイプ項目の [投稿を公開] を縦に、[外部] のボックスをオンにします。
4. Googleカレンダーでグループメンバーを招待する
この機能で、グループを利用すると、多数のユーザーをカレンダーの予定にまとめて招待できます。
グループで招待することで、なんと、最大 10 万人のユーザーを招待することができます。
カレンダーを作成する際にグループを招待する方法を、以下にご紹介いたします。
1. グループを招待する Google カレンダーを開きます。
2. 画面右上の [+作成] 、もしくは予定を作成したい時間帯をクリックして予定を作成します。
3. [ゲストを追加] のゲスト検索ボックスより、グループのメールアドレスを入力します。
4. カレンダーにグループを追加すると、グループ名がゲスト欄に表示されます。
5. グループメンバーに Google ドライブのアイテムを共有する
最後に、Google ドライブのアイテムをグループメンバーに共有する方法を紹介いたします。
1. Google ドライブにアクセスし共有したいアイテムを開きます。
2. 画面右上の [共有] をクリックします。
3. [ユーザーやグループを追加] でグループアドレスを入力します。
4. 青枠の権限とユーザーに通知を飛ばすか、飛ばさないかを選択し、[送信] をクリックします。
5. グループアドレスのメンバーにメールが届きます。
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