Google Workspaceを活用しよう！（ビギナー編）
2022 年 7 月も終盤に差し掛かり、4 月に入社された方も少しずつ会社に慣れてきたのではないでしょうか。
それに伴い、研修から本格的な業務へという方も増えてきているように感じます。
初めての業務ばかりで、まだまだ慣れない大変な日々が続くと思いますが、
一年後、先輩方のような立派な社会人になるためにも毎日コツコツ頑張っていきましょう！
さて、業務に触れていく中で社内の情報共有に欠かせないツールとなるのがグループウェアです。
皆様はどのようなグループウェアをお使いになられていますか。
その中でも今回はコラボレーションツールとされる「 Google Workspace 」 についてご紹介していきたいと思います。
ぜひ、ブログを最後まで読んでいただき、Google Workspace を有効活用して、業務効率化を図っていきましょう！
1. Google Workspace とは
Google Workspace は、Google 社が提供するビジネス向けのコラボレーションツールです。
今や多くの企業で導入されており、実際に触れたことのある方も多いのではないでしょうか。
Gmail やカレンダーをはじめ、Meet やドライブなど、オフィスやテレワークで活躍するツールが揃っています。
また、Google Workspace には、いくつかのエディションがあり、
会社や組織規模によって検討できるものが用意されています。
＜Google Workspace エディション＞
・Google Workspace Business Starter
・Google Workspace Business Standard
・Google Workspace Business Plus
・Google Workspace Enterprise Standard
・Google Workspace Enterprise Plus
※上記以外にも、教育機関向けのエディションなどがあります。
働き方改革やコロナウイルスの影響で、テレワークも増え、
より情報共有やタスク管理の重要性が高まりました。
高度なセキュリティ機能を兼ね備えている Google Workspace を活用することで、業務を安全かつ効率的に進めていきましょう。
2. Google Workspaceでできること
Google Workspace にはオフィスで使えるサービスが多くありますが、
ビジネスの様々なシーンでどのように活用されているのか、見ていきましょう。
情報の共有
どこにいても仲間やお客様とつながることができます
・Gmail
・Chat
・Meet
・ドライブ
・カレンダー
情報の作成
必要な情報を「共同編集」で作成できます
・ドキュメント
・スプレッドシート
・スライド
情報の管理とセキュリティ
データの保持やユーザーやデバイスの管理ができます
・管理コンソール
・Vault
次章では、Google サービスの概要をご紹介します。
3. Google のサービス紹介
前章でも紹介いたしましたが、その中でも以下のサービスが Google のサービスの中で最も利用されているポピュラーなサービスです。
・Gmail
組織内のみにかかわらず、外部とのメールのやりとりを PC でもモバイルでもどこからでも利用す
ることができます。Gmail を開くだけで、Chat や Meet、カレンダーなどと連携しているため、
一つの場所であらゆるサービスを行き来せずに、シームレスに業務を効率化することができます。
・Chat
個人やグループとの会話はもちろん、Google ドライブ やデバイスにあるデータを連携することができるため、共有したい情報を共有したい場所からメンバーに共有することができます。もちろん、PC のみでなくモバイルにも対応しているので、手軽に使うことができます。
・Meet
エフェクトを使って静止画や動く背景を設定することができたり、エディションによっては、Q＆A やアンケート(※)など、遠方にいても直接対面している時のように、会議中に参加者とコミュニケーションを図ることができます。
※Google Workspace Business Standard ～
・ドライブ
エクセルやワード、PDF などの形式のファイルも格納でき、組織内外問わずユーザーを選択することで手軽にファイルを共有することができます。また、Google ドキュメントやスプレッドシートなど、Google のドキュメント形式のものをエクセルやワードとしてダウンロードして使用することもできます。
何より、「リアルタイムで共同編集」ができるところが最大の魅力であり、1つのファイルを複数のメンバーで共同で編集することができる上、それらは自動保存されます。そのため、「保存し忘れてしまった」といったことを防ぐことができ、多くのメンバーに都度メールでファイルを送って編集したら送り返してもらう、などの手間も省くことができます。
・カレンダー
自分の予定を登録したり、複数人とカレンダーの共有ができます。
予定作成時は、Meet の会議 URL を発行できるので、その予定を開くとすぐに
関連する会議 URL から会議に参加することができます。
また、予定の説明欄には、ファイルを添付できるため、Google ドライブ を利用している場合は、保管しているファイルなどを会議の前に共有しておくことで、資料を簡単に参加者と共有することができます。
ここまででいかがでしたでしょうか。
どのサービスを見ても一つに限らず、いくつもの Google サービスと連携ができることを知っていただけたのではないかと思います。
Google Workspace は様々なビジネスシーンで活躍すること間違いなしです。
Google 社のサービスのため、今年入社した新入社員の皆様にも、馴染みのあるインターフェースで使いやすいでしょう。ぜひ取り入れてみては、いかがでしょうか。
次回以降は、Google Workspace の各サービスについて、より詳しくご紹介していきます。
弊社では Google Workspace での運用をサポートしている、カスタマーサクセスチームがございます。
運用にあたっての、ご不明な点やお悩みのご相談等を受け付けておりますので、
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