Google ユーザー必見！Google Chat を利用してみよう♪
皆さんはチャットツールと言われると何を思い浮かべますか？
コロナ禍で人と接する機会が以前よりも激減した方も多いかと思いますが、
そんな状況でも人と繋がっていられるものといえば、LINEのようなチャットツールや電話といったコミュニケーションツールですよね！
コミュニケーションツールが普及している現代だからこそ、今や利用していない人がいないくらい欠かせないツールとして当たり前の存在となっています。
ところが、自分たちの知らないところで実は、主流なチャットツール以外にも、便利な機能を兼ね備えた多様なものも存在します。
今回はあのGoogle社が提供している「Google Chat」についてご紹介いたします。
目次
1. チャットツール使用していますか？
今までは、職場にいれば特に意識しなくても簡単に情報共有することができていましたが、テレワークが広かったことで情報共有しづらくなった人もいるのではないでしょうか。
情報共有のために、電話やメールよりも気軽に使える、チャットツールを使用している人もいますよね？
プライベートでは、LINE などの個人向けチャットツールを使っている人も多いと思いますが、ビジネスでも LINE などを使っている人はいますか？
無料で使えるので、使いやすいというメリットはありますが、個人向けチャットツールはセキュリティー面が弱い部分があり、アカウントの乗っ取りのリスクがあります。
個人向けチャットツールをビジネスで使っていて、アカウントの乗っ取りが発生した場合は、会社の重要な情報を漏洩してしまう危険性がござます。
そこで、今は個人向けチャットツールに、セキュリティー強化やメッセージの検索機能、ファイル共有などビジネス利用者に便利な機能を加えたビジネス向けのチャットツールがあります。
ビジネス向けチャットツールを活用することで、職場にいないメンバーとも効率的にコミュニケーションをとることができます。
また、チャット内容は履歴に残り、検索機能があるので、あとから確認することもできます。内容をもう一度確認したい！というときにも大変便利です。
次の章からは、Google Workspace ユーザーであれば誰でも利用できるサービス、Google Chat について紹介していきます。
2. Google Chat でできること一覧
Google Chat の機能として、主に以下の機能が挙げられます。
・ダイレクトメッセージやチャットルームを作成できる
個人またはグループにダイレクトメッセージを送信することができます。ダイレクトメッセージは、
プライベートな会話のため、メッセージのやり取りをしているユーザー以外に公開されることはありません。
また、チャットルームを作成することで複数人のユーザーとメッセージのやり取りができます。
・Chat で共同作業を行う
チャットルームを作成することで、チャットルームの相手と Google ドキュメントを共同で編集することができます。また、下部にある Meet のアイコンをクリックすることで、即座に Meet を作成することも可能です。
・チャットを管理する
不要になったチャットは非表示にすることや、履歴を削除することができます。
また、チャットが届いたことを知らせる通知を設定することができます。これにより、別の作業を行っていてもポップアップが表示されることで、チャットが届いたことを確認することができます。
その他にも、過去のチャットを検索する機能やBOT（AIによって自動管理されるアカウント）機能等、
便利な機能が多いです。
業務効率化を検討されている場合は、Google Chat を使用されてみてはいかがでしょうか。
3. ハングアウトチャットとは違うの？
「同じ Google サービスだからついつい同じものかと思っていた。」
そのように思っている方もいらっしゃることと思います。
では、具体的に ハングアウトチャットと Google Chat はどのような違いがあるのでしょうか。
最初に違いについてお話する前に、大切な情報をご案内します。
ハングアウトチャットサービスは、現在の公開情報によると、年内をもってサービスが終了します。
そのため、Google ではチャットツールは Google Chat に一本化されますので、
現在はハングアウトチャットの利用しかしていない、という方は
Google Chat への移行をご検討いただければと思います。
サービス終了に伴い、ハングアウトチャットでのアップデートは今後ないように見受けられますが、
日に日にアップデートが加速しているのが Google Chat です。
※なお、ハングアウトチャットでは、現在、ビデオ会議作成の際はGoogle Meet が作成されます
※Google Chat は個人同士のチャットのみ、既読機能が可能です。
Google Chat では、より Google サービス全体の連携力が高まり、
Google ドライブ内のファイルを簡単に共有することができるようになりました。
また、Google の強味である検索機能が Google Chat では追加され、
簡単に過去の会話から、目的の情報を確認することが可能になりました。
また一度送信したメッセージの編集や削除が行えるようになったことも、
柔軟性に大きく運用が変化したようになったことと思います。
4. 実際にチャットをしてみよう！
では、実際にGoogle Chat を利用してみましょう。
初めに、Google Chat にアクセスします。（ https://chat.google.com )
会話を行いたいユーザーを画面左側に表示されている虫眼鏡アイコンをクリックし、
会話を行いたいユーザーのメールアドレスを入力します。
アドレスを入力すると下記のような画面が表示されます。
赤枠の［〇〇さん宛のメッセージ］にメッセージを入力し、［➣マーク］をクリック、またはキーボードの［enter］でメッセージの送信が可能となります。
次に複数の人と会話をしたい場合は、どのようにしたらいいのかご案内します。
複数のユーザーと会話をしたい場合、２つのパターンがございます。
１つ目は、チャットで複数のユーザーの会話を作成する方法です。
チャットの場合、非スレッド型となり履歴は組織の設定に応じてオン、オフとなります。
複数ユーザーの会話を作成するには、虫眼鏡アイコンをクリック＞ユーザーのアドレスを入力＞［+ユーザーを追加］をクリックしてユーザーを選択＞追加したいユーザーを全部選択したら、青色のチェックマークをクリックすることで作成できます。
２つ目は、チャットルームを作成する方法です。
チャットルームの場合、複数の会話、スレッド形式の会話、非スレッド形式の会話のいずれかを選択できます。
チャットルームを作成するには、［チャットルームを作成］をクリックすると下記の画面が表示されます。
［チャットルーム名］と追加したいユーザーを選択し、任意の設定にチェックを入れ、［作成］をクリックします。
用途に応じてチャットとチャットルームを使い分けてみてください。
5. Google サービスとの連携をご紹介
Google Chat は Google サービスとの連携に特化しており、会話内で Google ドライブからファイルの
アップが行えたり、Google Meet を使用してビデオ会議を行うことも可能です。
また、Google ドライブ や Google Meet との連携はデフォルトで設定されており、パソコンの操作が苦手な方でも簡単に操作を行うことができます。
▽Google ドライブからファイルをアップする方法
Google ドライブからファイルをアップする方法は、入力欄に表示されている Google ドライブの
アイコンをクリックすることで、Google ドライブにアップしているファイルを選択し、チャット
内に添付することができます。
▽Google Meet を使用する方法
Google Chat から Google Meet を使用し、ビデオ会議を開催する方法は、入力欄に表示されている
Google Meet のアイコンをクリックすることで Google Meet にアクセスすることができます。
いかがでしょうか。
Google Chat は Google Workspace ユーザーには相性が物凄く良いチャットツールとなっております。
その他のメリットといたしましては Google 管理コンソールで設定を一括管理することも可能であったり、bot 機能をご使用いただくことで外部ツールとの連携も可能となります。
是非 Google Chat を使用して、一段階上のコミュニケーションを実現しましょう！
また、弊社では運用のサポートを行うカスタマーサクセスチームがございます。
もし、Google Chat にてご不明な点等ございましたら、以下ページよりお問い合わせくださいませ。
▽お問い合わせフォーム
https://cloudstep.net/request/