今更聞けない？でも知りたい！基本的な Gmail の使い方
突然ですが、皆さんは一年前、世界で何が起きたか覚えているでしょうか。
世界的に大流行してしまった新型コロナウィルスによって、
日本はちょうど緊急事態宣言が発令され、国民は活動を自粛してなるべくお家で過ごすように促す「ステイホーム」が、東京都知事によって世間に広まりましたね。
筆者は、かつてにないくらいテレビニュースや新聞を丸一日、目で追いかけていました。そんな日々から一年が経つのは、あっという間です。
さて、本日は Google 社が提供しているメールアプリ、Gmail についてお話します。友人とのやり取りにおいて、今や Gmail を使う人は少ないかと思いますが、
基本的な使い方から、普段着目しないような少し込み入った使い方まで網羅することで、ビジネスシーンでは大活躍するかもしれません。
それでは早速、次章で、 Gmail が持つ特性を活かした機能をご紹介していきます。
1．Gmail の基本的な機能
まずは、Gmail の基本的な機能である、左側のメインメニューについて、説明していきます。
◆作成
新しくメールを作成することができます。
◆受信トレイ
自分宛てに届いたメールが表示されます。
◆スター付き
重要なメールにスターを設定することができます。
このフォルダはスターをつけたものだけが表示されます。
◆スヌーズ中
スヌーズを設定することで、必要なタイミングまで受信トレイから表示させないことができます。
このフォルダはスヌーズ設定したメールを確認することができます。
◆送信済み
自分が送ったメールが表示されます。
◆下書き
下書き保存されているメールが表示されます。
なお、下書きは数分ごとに自動で保存されるため、作成中のメールが消えてしまうことはありません。
◆重要
以下のような情報を利用して、自動的に重要マークがつきます。
・メールの相手と、その相手とのメールの頻度
・開封したメール
・返信したメール
・スターをつけたメール、アーカイブしたメール
このフォルダは重要マークがついたメールを確認することができます。
◆予定
[送信]ボタン横にある[▼]を選択することで、送信日時を設定することができます。
このフォルダは送信日時を設定しており、まだ送られていないメールを確認することができます。
◆すべてのメール
自分宛てに届いたすべてのメールが表示されます。
◆迷惑メール
迷惑メールに設定したもの、Gmail 側で迷惑メールと判断されたものが表示されます。
このフォルダのメールは 30 日後に自動的に削除されます。
◆ゴミ箱
自分で削除したメールが表示されます。
このフォルダのメールは 30 日後に自動的に削除されます。
Gmail のメインメニューについて、理解いただけましたか？
次の章では、便利なラベル機能や振り分け機能について、紹介させていただきます。
2．ラベル機能や振り分け機能を利用してみよう
Gmail のラベル機能や振り分け機能を利用して、Gmail の整理整頓を行いましょう！
Gmail には「ラベル」という機能があります。
メールの保存先となるラベルを作成でき、メールにはいくつでもラベルを追加できます。
受信メールが増え、すべてのメールを一つの箱の中で管理していると
確実に返信を行う必要のあるメールをうっかり見落としてしまっていたという方も
いらっしゃるのではないでしょうか。
このうっかりミスの対策として、ラベルを作成した整理整頓が鍵となってきます。
では、実際 Gmail のラベル作成はどう作成するのでしょうか。
以下にご紹介します。
＜ラベルの作成方法＞
① パソコンで Gmail にアクセスします。
② 左側で下にスクロールし、[もっと見る] をクリックします。
③ [新しいラベルを作成] をクリックします。
④ ラベル名を入力します。
⑤ [作成] をクリックで作成が完了します。
作成したラベルを編集、削除したい場合はラベルの名前へカーソルを合わせ、
縦 3 つに並ぶ点をクリックすることで簡単に操作を行っていただけます。
また、ラベルの編集は、編集、削除が非常に簡単にできるので、
案件ごとにラベルを作成するのもおすすめです。
進行している案件ごとにラベルを作成し、自動振り分けを行うよう設定しましょう。
「あの案件の返信、まだ先方から来てないよなあ…」
と、受信トレイを漁らなくても、ラベル箇所さえみればメールの状況がすぐに確認できます。
自動振り分けは下記の手順で行っていただけます。
＜メール振り分け方法＞
① パソコンで Gmail にアクセスします。
② 自動振り分けをしたいメールを選択します。
③ 縦3つに並ぶ点をクリックします。
④ 詳細を入力します。
⑤ 「フィルタを作成」をクリックします。
⑥ 設定したい項目にチェックを入力します。
⑦ 新しいラベルもしくは作成している場合はラベルを選択します。
⑧ 「フィルタを作成」ボタンを押し、完了です。
Gmail の整理整頓、まだという方は充実している Gmail の機能を、是非ご活用ください。
3．検索演算子を利用して検索をより便利に
Gmail では検索バーに単語を入れて検索するだけでなく、検索演算子を利用することで複雑な条件を指定し、メールの検索が可能です。
メールの検索でよく使う検索演算子と、知っていると便利な検索演算子をご紹介します。
◆from:
送信元で検索
例) from:yamada@abc.com
⇒山田さんから届いたメールを検索
◆to:
宛先で検索
例) to:yamada@abc.com
⇒山田さん宛に送信したメールを検索
◆subject:
件名で検索
◆-
含まない
例) -定例会
⇒「定例会」が含まれないメールを検索
◆after: / before:
指定した日よりも前後のメール
例) after:2021/1/1 before:2021/1/3
⇒2021年1月1日～2021年1月3日のメールを検索
◆in:anywhere
迷惑メールやゴミ箱にあるメールを含む、すべてのメールを検索
◆is:important / label:important
重要マークがついたメールを検索
◆or
複数の条件に一致するメールを検索
例) 会議 or 定例会
⇒会議もしくは定例会が含まれているメールを検索
◆has:attachment
添付ファイルがついているメールを検索
◆list:
メーリングリスト（グループメール）のメールを検索
上記の検索演算子は組み合わせて利用することができます。
”「山田さん」から届いた、メールの件名が「会議」か「定例会」が記載されているメール”を検索する場合
from:yamada@abc.com subject:会議 or 定例会
”メールの件名に「会議」が含まれていて、本文に「セミナー」が含まれていないメール”を検索する場合
-セミナー subject:会議
メール検索の注意点として、鍵括弧「」【】などは、Gmail の検索でヒットしないので、検索時は利用しないことをお勧めします。
複雑な条件でメールを検索する場合は、検索演算子を組み合わせて検索を行うと、とても便利です。
Gmail でメールを検索する際は是非ご活用ください。
4．Gmail 画面をカスタマイズしてみよう
Gmail の画面をカスタマイズすることができることをご存知でしょうか？
自分好みの背景の変更やメールの表示方法の変更まで様々なカスタマイズを行うことができます。
ここでは背景とメールの表示方法、受信トレイの変更についてご紹介します。
〇背景（テーマ）の変更
背景画面を自分好みの背景に変更することができます。
Gmail を開きます。
画面右上の歯車マークから［すべての設定を表示］をクリックします。
［テーマ］タブを選択し、［テーマを設定］をクリックします。
好きな背景画像を選択して［保存］をクリックします。
※選択画面左下にある［マイフォト］から photos.google.com に保存した画像を
使用することもできます
〇メールの表示方法の変更
メールの表示方法を変更することができます。表示方法を変えることで業務の効率化を図れます。
＜手順＞
Gmail を開きます。
画面右上にある三本線のアイコン（ウィンドウ分割モードを切り換え）をクリックします。
※三本線アイコンの右側にある下三角アイコンをクリックすることで、プルダウンから
「垂直分割」「水平分割」を選択することができます
〇受信トレイの変更
受信トレイの表示方法を変更することができます。好みの表示方法に変更することで未読メールにすぐに気付くことができたり、重要なメールを常に上部に表示させることができるためおすすめです。
＜手順＞
Gmail を開きます。
画面右上にある歯車アイコンをクリックし、［受信トレイの種類］の一覧から
自身にあった表示方法を選択します。
※［カスタマイズ］のリンクをクリックすることで表示順や表示対象を
カスタマイズすることができます。
5．Gmail とその他の機能の連携
Gmail の画面は 2020 年 8 月頃より統合型 Gmail となり、Gmail 画面上にGoogle Chat （ハングアウト）、Google カレンダー、Google Meet 、連絡先、Google Keep 、ToDo リストが表示できるようになりました。
Gmail の画面を表示しているだけで、メールだけでなくカレンダーの予定やチャット内容、ToDo リスト等が一気に確認できるんです。
実際に表示させてみると以下のような画面となります。
現在（2021 年 5 月 7 日）、Google Chat かハングアウトの表示は選択することが可能です。
（上記は Google Chat を表示する設定にしています）
管理者によって設定が必要なため、どちらを表示させるかは運用ルールに則って設定を行ってください。
また、画面に表示されていないその他のアドオンを追加することも可能です。
画面右側の＋アイコン［アドオンを取得］をクリックすると Google Workspace Marketplace が表示されお好みのアドオンを追加することが可能です。
業務効率化ツールやビデオ会議ツールでお馴染みの Zoom 等があるので運用ルールに則ってお好みのアドオンを追加してみてはいかがでしょうか。
今回は、Gmail についてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
Gmail の機能をうまく活用し、業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
弊社では Google Workspace での運用をサポートしている、カスタマーサクセスチームがございます。
ご運用にあたっての、ご不明な点やお悩みのご相談等ございましたら、以下のページよりお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。
皆様のお力添えができるよう、精一杯サポートいたします。