ワークインサイトを使って、Google Workspace のサービスを無駄なく最大限に活用しよう

ワークインサイトを使って、Google Workspace のサービスを無駄なく最大限に活用しよう

 

今日から 10 月!

今年も残り 3 ケ月!

あっという間に 2021 年も過ぎていきます。

 

本日はデータ分析をおこない、Google Workspace をより効率的に使えるようにするために、ワークインサイト機能をご紹介します。

 

ワークインサイトって何?と思っている方は、設定方法や利用状況の確認方法も

ご説明しますので、最後まで読んでくださいね。

 

1. ワークインサイトとは

 

ワークインサイト機能を使用すると、組織での Google Workspace の使用に関する詳細な指標を確認することができます。

管理者、マネージャー、人事担当者といった方々がワークインサイトのダッシュボードを使い、Google Workspace の利用状況、勤務形態、チーム間のコラボレーションなどのデータを分析することができます。

この機能は Google Workspace Enterprise Plus プランをご契約いただいているお客様の環境で利用いただけます。

 

2. 管理コンソールのレポート機能とワークインサイトの違いについて

 

管理コンソールのレポート機能とワークインサイトを比較してみます。

 

まず、利用できるユーザーについてです。

 

・管理コンソールのレポートは、管理コンソールにアクセスできる管理者のみ利用できます。

・ワークインサイトは管理者も、権限を適切に付与されたユーザーどちらとも利用できます。

 

続いて、確認できるレポ―トの種類を比較します。

 

・管理コンソールは、ドメイン内のユーザーのサービス使用状況をグラフにて確認することが可能です。

 Google Workspace 内の各アプリケーションの利用状況や各ユーザーアカウントの Google Workspace

 ストレージの使用状況、2 段階認証プロセスの登録状況などが確認できます。

・ワークインサイトは Google Workspace 以外のアプリの使用や、アプリ内で会議に費やした時間、

 チームのコラボレーション、営業時間外での労働時間などがレポートされます。

 

最後に、データ表示について比較します。

 

・管理コンソールのデータは組織単位で表示されます。

・同様にワークインサイトのデータも組織単位で表示されます。

 

また、ワークインサイトはホワイトリストに登録されたグループのデータも表示できます。

 

3. ワークインサイトの設定方法

 

それでは、早速ワークインサイトの設定方法を見ていきましょう。

 

設定する前に、ワークインサイトでデータを参照する場合には、

対象の組織、またはグループに所属するメンバーの必要最小値が 10 名となります。

のちほどロールを割り振る方法についてはお伝えいたしますが、ワークインサイトを利用する前に、10名 以上にワークインサイトのデータ参照のためのロール権限を付与しましょう。

 

まずは、管理者側でワークインサイトを有効にします。

以下の手順で Google 管理コンソールからワークインサイトを有効にしましょう。

 

ステップ 1 ワークインサイトを有効にする

 

1. 管理コンソールにアクセスし、[アプリ] を選択します。

 

2. [Google Workspace] コアサービスを選択します。

 

3. [ワークインサイト] を選択します。

 

4. [サービスのステータス] より、[オン] を選択することでワークインサイトを有効にして、右下の [保存] をクリックします。

 

ステップ 2   ワークインサイト用のロールを作成する、割り当てる

 

次に、特権管理者側でカスタムロールを作成し、ユーザーをそのロールに割り当てます。

ワークインサイトのダッシュボードにユーザーがアクセスするためには、特権管理者がカスタムの管理者ロールを作成して、アクセスを許可したいユーザーを作成したロールに割り当てる必要があります。早速、その手順を確認してみましょう。

 

1. 管理コンソールにアクセスし、[管理者ロール] を選択します。

 

2. [新しいロールを作成] をクリックして、新しいロールを作成します。

 

3. ワークインサイト用のロール名と、必要に応じて説明を入力してから右下の [続行] をクリックします。

 

4. [権限を選択] で、ワークインサイトの項目を探し、全てのチームのデータを表示させたい場合は、トップの [すべてのチームのデータを表示する] チェックボックスをオンにし、右下の [続行] ボタンをクリックします。

 

5. 権限を確認画面より、選択した権限を確認したら右下の [ロールを作成] をクリックします。

 

6. ロールの作成が終わると、以下の画面に戻るので、赤枠内の [ユーザーへの割り当て] をクリックします。

 

7. [ユーザーを検索して選択] より、作成したロールに割り当てたいユーザーを選択します。

 

8. 最後に右下にある「ロールを割り当て」をクリックします。

 

ステップ 3  グループをホワイトリストに登録する ※必要に応じて

 

1. 管理コンソールにアクセスし、[アプリ] を選択します。

 

2. [Google Workspace] コアサービスを選択します。

 

3. [ワークインサイト] を選択します。

 

4. [ワークインサイトの設定] をクリックします。

 

5. 青字の [グループをホワイトリストに登録] をクリックします。 

 

6.  [ワークインサイトのフィルタグループ] の [グループの追加] で、ワークインサイトにアクセスさせるグループを作成できます。 

 

7. [グループを検索] でワークインサイトのアクセス権限を付与するグループを選択し、右下の [追加] します。

※必要に応じて管理コンソールのホーム画面 [グループ] より、任意のグループの作成、

 ユーザーの追加を行ないます。 

 

8. フィルタグループ画面に戻り、右下の [保存] をクリックして、設定を完了させます。

 

ステップ 1 ~ ステップ 3 (ステップ 3 に関しては省略可)までの設定をすることで、

管理者以外のワークインサイトへのアクセス権限があるユーザーも確認することができるようになります。設定手順を踏んだ上で、実際にワークインサイトの機能について次章で確認してみましょう。

 

4. 実際に利用状況を確認する (ワークインサイトの機能)

 

実際にワークインサイトがどのような画面で表示されるのか紹介いたします。

 

ワークインサイトにアクセスすると以下のような画面になります。

30 日間のデータを表示するか、7 日間のデータを表示するか選択することができ、Google Workspace の利用状況と作業パターンをダッシュボードで確認することができます。

データは毎日更新され、分析したい範囲は組織全体、組織部門、グループ、マネージャー単位での分析が可能となるため、取得したいデータによって細かく設定することができます。

※個々のデータが表示されることはありません。最低でも10人以上のユーザーが所属しているデータのみを分析できます。

 

 

利用状況

組織での Google Workspace の使用状況を把握することができます。

組織全体やチームごとにアプリの利用状況やアクティビティを確認することができ、

共同作業を促進するために組織内で業務の生産性を高めることができます。

 

作業パターン

会議やドキュメントの時系列の利用傾向を確認できます。

Google Workspace が効率的、効果的に活用されているか確認でき各アプリの

使用時間や会議に費やした時間、業務時間外の稼働状況、週末の稼働状況を確認できます。

 

コラボレーション

Google Workspace を使用した連携の状態、組織間の分断の有無を確認できます。

組織内のコミュニケーションや共同作業について分析でき、

チーム間のドキュメントの共同作業状況や共同編集作業の傾向から組織内の

コラボレーションの状況を確認できます。

 

 

このように、ワークインサイトで Google Workspace の利用状況を分析しインサイトを深めることでさらなる生産性向上や組織の意思決定に役立てみてはいかがでしょうか。

 

弊社では、 Google Workspace や Cloudstep サービスの運用をサポートしている
カスタマーサクセスチームがございます。

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