緊急事態宣言発令のこの状況下、紙でのやりとりはもうやめませんか？
1. ペーパーレス化を進めて柔軟な働き方を実現
2019年4月から施行された働き方改革関連法により、多くの企業が働き方改革の実現に向けて、さまざまな取組みをされたり、課題として設けられていると思います。
オフィス業務で作成する書類や資料はもちろん、業務の契約書や、管理業務の工程表など、多くの業務で紙でのやりとりは欠かせません。ビジネスの核となる文書でのやり取り、また情報が、紙という古いメディアのまま扱われるのでは、効果的な働き方改革を行うのは難しいと考えます。
ペーパーレス化を進めていくメリットとして、まず保管するための場所が不要となります。そのため、情報を共有するためには紙そのものを持ち運ぶ必要はなく、紛失や情報漏えいリスクの心配も不要になります。
また、検索をかけることによってすぐに参照できることから、効率化に期待ができます。生産性を向上させる働き方改革の取り組みにおいて、情報共有の“ペーパーレス化”は、今や最初の一歩と言っていいのではないでしょうか。
そこで、働き方改革の促進の第一歩として、ペーパーレス化をお考えの皆様に、役立つペーパレス化のノウハウやポイントについてご紹介したいと思います。
2. ペーパーレス化のよくある課題
コロナウイルスの影響でテレワークとなり、ペーパーレス化を急いで進めた企業も多いかと思います。
ただし、ペーパーレス化に対応できている企業もいれば、そうでない企業もいます。
ペーパーレス化が難しい企業の課題をそれぞれ考えてみました。
1. 心理的抵抗
「新しいことを始めるのが大変だ」「紙ではなくパソコン上で見る必要があり、今までと違う方法だからやりたくない」
といった保守的な考えを持つ従業員も少なくはありません。
社内システム部内でペーパーレス化を進めようとしても、従業員から意見があるようでは思うように進まないこともあります。
2. 端末の問題
ペーパーレスを実現するには、紙の代わりに利用できるシステムが必要不可欠です。
パソコンが一人一台ではない、会社用のタブレット端末が従業員にいきわたっていないといったこともペーパーレスの課題の一つだと考えられます。
3. IT知識が必要
文書や申請書をすべてデータ化する必要があり、紙とは違う方法で管理する必要があります。
紙だと部署ごとにファイリングして、わかりやすく名前を書けば部署だけで管理・閲覧できますが、データ化した場合は、方法によっては全員が見れてしまう可能性があります。
誰が見れて誰が見れないなどどのように分けるか、システム側で問題が発生した時にどのように対処するかなど特に、管理する側のIT知識が必要となります。
3. ワークフローサービスはクラウドであるべき理由
紙でのやり取りをやめるために、ペーパーレス化の課題を説明しましたが、この章では、なぜワークフローをクラウドにする必要があるか説明します。
まず、ワークフローは、1 つの申請書を複数人のメンバーが確認し、処理をおこないます。
例えば、出張などで交通費を申請する場合は以下のようなワークフローになると思います。
申請者が上司に交通費申請書を提出
↓
上司が確認し、経理部に交通費の申請書を提出
↓
経理部で内容を確認し、問題なければ承認
文章で記載すると簡単で、問題ないように見えますが、それぞれのステップで内容を確認し、次の人へ依頼をするということは、実際には時間がかかることが多いです。
また、同じ交通費申請でも、領収書が必要な場合やなしの場合、出張ではなく、近場への電車移動だけの場合など、交通費の申請書だけでも複数のパターンが必要だったりします。
なお、交通費だけでなく、物品の購入やライセンス費などお金が関係する申請書はたくさんありますよね？
それを紙の申請書で管理すると、以下のような問題が発生します。
・管理が膨大な量になる
・承認者は次に誰に確認してもらう必要があるのか、わからなくなる
・申請者はどこまで承認が完了しているのか、わからない状態で待ち続ける
他にも、コロナ禍で在宅勤務をしていても、承認のためだけに出社をする必要がある、担当者が出社しないと申請書が出せないなど、この緊急事態宣言中にも関わらず、多くの人が出社をする必要性が出てきてしまいます。
そこで！
ワークフローをクラウド化にすると、どうなるでしょうか？
・管理が膨大な量になる
→クラウド上での保存となり、必要な情報がいつでも簡単に確認できる！
・承認者は次に誰に確認してもらう必要があるのか、わからなくなる
→あらかじめフローを設定しておけば、自動的に次の承認者へフローがまわる！
・申請者はどこまで承認が完了しているのか、わからない状態で待ち続ける
→フローが見える化していれば、誰が承認待ち状態なのかひと目で確認できる！
・承認のためだけに出社をする必要がある
→ネットワークがつながっている場所からであれば、PC だけでなく、スマホなどからも承認できる！
・担当者が出社しないと申請書が出せない
→次の担当者になったタイミングでメール通知を飛ばす設定ができれば、口頭で伝える必要もなく、スピーディーにフローが進められる！
いかがでしょうか？
クラウド化することで、紙ベースの時の問題点がすべて解決できます。
そのため、ワークフローはクラウド化をお勧めします！
4. サービス選定のポイントは？
では数多くあるワークフローのサービスの中から選ぶ際の選定ポイントとして、どこに重きを置けばいいでしょうか？
私が考える重要なポイントは、「実現性（柔軟性）」と「メンテナンス性」です。
ペーパーレス化する際にまず考えることは、現在使用している稟議のフローが切り換え後のサービスで実現可能かどうかです。
ワークフローによってはユーザーの組織情報を主務（メインの肩書）しか設定できないものもあれば、主務の他に兼務（サブの肩書）や、上司の設定までできるもの等できることが異なります。
また、「10万円以上の決済の場合は、A部長へ稟議が届くが、10万円未満の決済の場合は、B部長へ稟議が届く」といったような運用をしており、このシステムをワークフローでも実現させたい場合もできるサービスとできないサービスがあります。
サービスを決める際は、現在しようしている稟議のフローと同じことがどこまで実現可能なのか？といった部分に重きを置き、可能であれば実際にデモ環境等でサービスを試してみてから決めることをお勧めします。
重視するポイントとして、もう一つはメンテナンス性です。
どれだけ多くの機能があるサービスでも、メンテナンスに時間が掛かるようなサービスはお勧めできません。
例えば、ユーザーAの所属部署が変わった場合、サービスによってはユーザーAが関わる全ての承認ルートを1つひとつ変える必要があるものや、大元の組織情報を変更してしまえば全ての承認ルートに情報が反映されるサービスもあります。
前者の場合は工数が掛かるだけではなく変更者による設定ミスが発生する可能性もあります。
メンテナンスに時間が掛かれば掛かるほど利用者に大きな影響を与える可能性があるため、組織やユーザーを変更した際にどこを変更しなくてはならないのか等のメンテナンスに関する部分も必ず確認しておきましょう。
そこで今回お勧めさせていただく、クラウドサービスは Cloudstep ワークフローとなります。
Cloudstep ワークフローでは、はじめてクラウドサービスをご使用いただく方も簡単に操作することができ、メンテナンス性も優れています。
また、前のセクションでご案内いたしました「実用性」に特化していることから、企業様毎の申請ルートや申請書を自由自在に作成することが可能となっております。
また申請書は「テキスト」項目や「プルダウン」項目を配置することができ、PC の操作が不得意なユーザーでも快適にご使用いただけます。
実際の Cloudstep ワークフロー画面となります。
いかがでしたでしょうか。
再び緊急事態宣言が発令され、リモートワークに移行した方がいるかと存じます。
リモートワークを成功させるには、紙書類の廃止がキーとなってくるのではないでしょうか。
また、弊社ではビジネスアプリプラットフォーム「Canbus.」を展開しております。
「Canbus.」でもワークフロー機能を備えており、皆様のリモートワーク成功への一助になることができると考えております。
「Canbus.」のワークフローの特徴といたしまして、フロー作成の柔軟性、多様性が非常に高く、フローのボトルネックを可視化できる分析機能も優れています。
以下、「Canbus.」で作成したワークフローの画面となります。
主に申請書がどのステータスに回付されているか、ステータスの滞留時間を把握することができます。
メンテナンス性だけではなく、より企業様毎に適した改善を行うことができるため、業務の効率化に繋げることが可能となっております。
Cloudstep ワークフローと併せ「Canbus.」を簡単にご紹介させていただきましたが、もっと詳しく知りたい方は下記 URL からサービスをご確認いただけますとうれしいです。
気づきを与えるグループウェア「Cloudstep ワークフロー」
https://cloudstep.net/workflow/
テレワーク時代に最適な新Webデータベース「Canbus.」
体験サイトはこちら！
▼Cloudstep
▼Canbus.