使いこなそう！Google スプレッドシートの機能
みなさんは Google スプレッドシートを普段の業務に使っていますか？
Google スプレッドシートは、表計算をおこなうソフトで有名な Excel と似ていますが、
Excel との違いや、表計算以外に使える機能、便利な使い方など知っていますか？
今回は、Google が提供するスプレッドシートについて、説明させていただきます！
「Google スプレッドシートってなに？」という方はもちろん、「毎日使っています！」という方でも、役に立つ Google スプレッドシートの便利な機能をご紹介させていただきますので、
ぜひ、普段の業務に活用してください！
1. Google スプレッドシートってどんなサービス？
Google スプレッドシートは Google 社が開発、提供している表計算サービスです。
ソフトとは違い、Google アカウントがあればだれでも利用でき、費用がかかりません。
主な機能として、Excel で利用できるような計算式やグラフの作成、図形の挿入、マクロができます。また、Google Apps Script という Google 独自のスクリプトを組むことができます。
パソコンだけでなく、スマートフォンなどからアプリを落とすことで、ちょっとしたときでもスプレッドシートを開き、編集も可能です。
2. Excel と スプレッドシートを比較してみよう
こちらの章では、一見すると非常に似ているExcelとスプレッドシートですが、この二つの違いはどんなものとなっているのでしょうか。
Excel は Microsoft 社が開発、販売している表計算ソフトであり、企業においての会議用資料作成時や何か計算式を立てて簡単に数字を表したい時に使えます。
一方でスプレッドシートは、Google 社が提供する無料版の Excel のような感覚で資料作成ができるアプリケーションとなります。
Excel は定期購読が必要だったり、家電量販店などで Microsoft Office のソフトを購入しなければならならなかったりと、費用がかさんでしまうことに対して、スプレッドシートは「Googleアカウント」さえあれば無料で使うことができるので、誰でも簡単に始めることができます！
それでは、簡単に二つを表から比較してみましょう。
▽ Excel とスプレッドシート比較表
上の表を見ると、フォントの種類は圧倒的に 300 近く備わっている Excel が優勢ですが、
スプレッドシートでは Excel と同じように、数式も使うことができます。
図形描画では、既存の図形を選択して挿入するのではなく、自身で作成した図形などを直接シートに反映させることができるので、既存で存在しない図形を作成することでオリジナリティ溢れる資料を作ることができるのではないでしょうか。
また、スプレッドシートの魅力の一つであるポイントは、「自動的に Google ドライブ内に保存される」ことではないでしょうか。Excel であると、作成したものをうっかり保存し忘れてしまって、一からやり直し・・。なんていう経験をした方も、今後はそのような悲しい経験をしなくて済むかもしれません。
これらの特性を活かして、Excel、スプレッドシートと上手く使い分けて使ってみましょう！
3. Google スプレッドシート活用例
では実際に Google スプレッドシートの活用方法をご紹介します。
Google スプレッドシートは、主に以下の 4 つの特徴があります。
①共有ユーザーと同時編集を行う
共有しあっているユーザーで同時に編集が行えます。
また、編集中の動きもリロードの操作なく適用されます。
即時でユーザー毎に行っている操作を確認できるので会議で柔軟な操作を
行っていただけます。
②コメントを残す
シートを共有されたユーザーはシート内にコメントを残すことができます。
例えば、上司に作成したシートをレビュー依頼をする際、
上司は指摘をシート内に残すことができます。
シート内でのやり取りで効率よく作業を行えます。
③過去のデータの復元をする
版を管理を確認して、修正前のものに戻すことのできる機能です。
やっぱり修正する前のもので、、という場合にこの機能が助けてくれます。
以下の手順で修正前のものを確認いただけます。
1. 上部の [ファイル] > [変更履歴] > [変更履歴を表示] をクリックします。
2. 右側のパネルで以前の版を選択します。
3. 上部の [この版を復元] > [復元] をクリックします。
④共有権限を設定する
共有権限の指定を細かく設定できます。
完成させたシートを編集させたくない場合は「閲覧者」で設定します。
外部との MTG で共有する必要のあるシートであれば
「一時的なアクセス権を付与する」をご設定いただくことで
外部とのやりとりもセキュリティーを重視しながら共有いただけます。
※外部共有がオンでご設定の場合のみ利用できます
セキュリティーの観点では、シートごとに制限付きを指定し、
共有されたユーザーのみが閲覧できる設定を推奨いたします。
共有権限設定を是非、ご確認いただければと思います。
4. ビジター共有で外部のやりとりも簡単共有！
ビジター共有という言葉を耳にしたことはありますか？
スプレッドシートやドキュメントは Google アカウントを所持しているユーザーであれば誰でも利用可能です。
しかし、ファイルを共有したいユーザーや共同作業を行いたいユーザーが Google アカウントを所持していない場合、従来であれば共有ができず Excel や Word に変換して共有していたユーザーも多いのではないでしょうか。
しかしながら、2020年8月頃に「ビジター共有」といって、Google アカウントを所持していないユーザーにもスプレッドシートやドキュメントを共有できる機能が搭載されました。
現在、ビジター共有を利用できる環境は G Suite Business 以上、Google Workspace Business Starter 以上の環境であれば利用することができる機能となります。
ビジター共有を利用するには、ホワイトリストの登録と外部共有を許可する設定を管理者にて設定する必要がございます。
＜管理者設定手順＞
1．管理者にて管理コンソールにアクセスします
2．［アプリ］＞［Google Workspace］＞［ドライブとドキュメント］をクリックします
3．［共有設定］をクリックします
4．［組織名外との共有］の設定で［オン］または［ホワイトリスト登録済みドメイン］に設定します
［（組織名）の外部にいる、Google アカウントを持たないユーザーに共有の招待状を送信することを（組織名）のユーザーに許可する］にチェックを入れます
※オンの状態でもホワイトリストの登録が必要となります
5．［保存］をクリックします
管理者側での設定は以上となります。
実際にユーザーがビジター共有を行う流れは以下のような流れとなります。
＜ビジター共有の流れ＞
1．該当のスプレッドシートやドキュメントを開きます
2．画面右上の［共有］をクリックします
3．共有したい相手のメールアドレスを入力し、［送信］をクリックします
4．共有された相手にメールが届きます
5．リンクをクリックすると、本人確認の旨が表示されるため内容に間違いがなければ
［送信］をクリックします
6．PINコードが発行されるので、PINコードを入力し［次へ］をクリックすると
シートへのアクセスが可能となります
ビジター共有を利用する際は、十分セキュリティにご注意してご利用してください。
5. Google Apps Scriput を利用してもっと便利に！
スプレッドシートの応用編として Google Apps Script のお話もさせていただきます。
Google Apps Script（以降 GAS）は、RPA（業務の自動化）を実現するためのもので Google が開発・提供しているプログラミング言語です。
GAS を上手く業務に活用することで普段手動で行っている業務を自動化することができ、業務の効率を各段に上げることができます。
例えば、スプレッドシートに記載の宛先一覧に定型文のメールを一斉に送信したり、特定のセルに日付と時間だけ入力すれば毎回同じ内容の予定をカレンダーに作成できたりします。
例を挙げたらキリがないですが、こんな便利な機能が Google を利用しているユーザーは無料で利用することができますので、この機会に GAS を利用してみてはいかがでしょうか？
興味のある方は、以下の GAS を紹介しますので試してみてください。
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GASの内容：特定のセルに入力した内容をメールで送信する（日報の作成）
function createDraftMail(){////////////////メールを下書きに作成するメソッド
var sprsheet = SpreadsheetApp.openById(“（スプレッドシートのID ※1）”);
var objsheet = sprsheet.getSheetByName(“日報報告”);////////////////シートの名前
var range1 = objsheet.getRange(2, 2);////////////////報告書の名前 ※2
var value1 = range1.getValue();
var range2 = objsheet.getRange(3, 2);////////////////報告日 ※2
var value2 = range2.getValue();
var range3 = objsheet.getRange(4, 2);////////////////報告内容 ※2
var value3 = range3.getValue();
var range4 = objsheet.getRange(5, 2);////////////////明日の予定 ※2
var value4 = range4.getValue();
var address = “xxxx@test.co.jp”;////////////////送信先のメールアドレス
var title = “【日報】”+ value2 +” _”+ value1 +“”;
var content = “〇〇さん\n”;
content += “\n”;
content += “お疲れ様です。〇〇課の”+ value1 +“です。\n”;
content += “\n”;
content += “本日の作業日報、報告いたします。\n”;
content += “\n”;
content += “————————————————–\n”;
content += “＜業務内容＞\n”;
content += “”+ value3 +“\n”;
content += “\n”;
content += “————————————————–\n”;
content += “＜報告事項＞\n”;
content += “”+ value4 +“\n”;
content += “\n”;
content += “————————————————–\n”;
content += “\n”;
content += “以上\n”;
GmailApp.createDraft(address, title, content);
※1 スプレッドシートを表示させた際の URL（https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxx…）の
「xxxx…」の値を設定する
※2 getRange(x, y) = 指定したスプレッドシートの x行 y列の値を参照する
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GAS の設定はスプレッドシートの［ツール］>［スクリプトエディタ］から設定できますので、上記 Script を貼り付けて実行してみてください。
※初回実行時には許可を求めるポップアップが表示されますので、許可した上で実行してください
スプレッドシートを上手く活用して業務の効率化を図りましょう！
弊社では Google Workspace での運用をサポートさせていただいている
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